Lieferschein ⇒ Erklärung & kostenlose Lieferschein-Vorlage

Ein Lieferschein (Warenbegleitschein) dokumentiert Warenlieferung und Wareneingang beim Empfänger und muss gemäß der GoBD bestimmte Pflichtangaben (z. B. Art und Menge der Ware) enthalten. Mit unserer kostenlosen Vorlage im Word-Format erstellen Sie rechtskonforme Lieferscheine mit wenigen Klicks.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Lieferschein – auf einen Blick
  2. Lieferschein-Vorlage (kostenloser Download)
  3. Lieferschein: Definition & Aufgaben
  4. Pflichtangaben auf einem Lieferschein
  5. Lieferschein vs. Rechnung: Unterschiede & Bedeutung
  6. Vorteile des Lieferscheins
  7. Erstellung & Aufbewahrung in Deutschland
  8. Fragen und Antworten
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Lieferschein – auf einen Blick

Die 8 wichtigsten Fakten zum Lieferschein

Definition

Dokument im Geschäftsverkehr zur Warenlieferung. Der Lieferschein wird vom liefernden Unternehmen ausgestellt und begleitet die Sendung zum Empfänger.

Vorlage & Download

Unsere kostenlose MS-Word-Vorlage erleichtert die Lieferschein-Erstellung. Einfach Felder ausfüllen, speichern, versenden oder drucken.

Funktion

Nachweis der Lieferung und Grundlage für den Empfang; schneller Abgleich von Art und Menge mit der Bestellung.

Unterschiede zur Rechnung

Lieferscheine haben keine Zahlungs- oder Steuerfunktion, während Rechnungen relevant bei Entgelt, Steuer und Fristen sind.

Pflichtangaben

Name/Adresse von Lieferant und Empfänger, Ausstellungsdatum, Lieferdatum, Positionsliste mit Artikel, Beschreibung, Art und Menge, Einheit.

Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich 6 Jahre als Geschäftsbrief (§ 257 HGB, § 147 AO). Dies entfällt nach Rechnungseingang/-versand, wenn der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist.

Einsatz in der Praxis

Wareneingang, Lager, Versand; Auskunft bei Reklamationen; stärkt Qualität und Kommunikation zwischen Händler/Unternehmen und Kunden/Käufer.

Rechtsgrundlagen

§ 257 HGB, § 147 AO, GoBD.
Lieferschein

Ein Lieferschein (Warenbegleitschein/Warenbegleitpapier) ist ein Dokument im Geschäftsverkehr, das bei der Warenlieferung vom Lieferant an den Empfänger die gelieferte Ware mit Art und Menge nachweist. Er dient als Nachweis für Versand und Empfang, erleichtert die Zuordnung zur Bestellung und unterstützt die Abläufe in Buchhaltung und Praxis.

Lieferschein-Vorlage (kostenloser Download)

  • Zweck: Strukturierte Lieferschein-Vorlage für schnelle, fehlerarme Erstellung.

  • Format: MS-Word, bearbeitbar und geeignet für Papierversand sowie E-Mail.

  • Anpassung: Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikelnummer, Art und Menge, Hinweise zu Teillieferungen.

  • Praxis: Einheitliches Muster spart Zeit, verbessert Kommunikation mit Kunden und Lager.

  • Download: Kostenlose Vorlage – direkt nutzbar, individuell erweiterbar.

Eine Lieferschein-Vorlage standardisiert die Erstellung: Pflichtfelder sind klar sichtbar, Angaben zu Art und Menge der Artikel lassen sich eindeutig erfassen.

  • Das reduziert Fehler, beschleunigt Versand und Wareneingang und sorgt für konsistente Geschäftsdokumente.

Die Vorlage ist im MS-Word-Format verfügbar, editierbar und kann je nach Prozess gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Für die digitale Ablage empfiehlt sich eine eindeutige Dokument-ID und Versionspflege, damit Lieferscheine später rasch auffindbar und zuordenbar sind.

Lieferschein

Lieferschein-Vorlage: Download

Damit bei der Erstellung von Lieferscheinen alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt erfasst werden, empfiehlt sich die Verwendung einer strukturierten Vorlage. Hier finden Sie eine editierbare Vorlage im praktischen Word-Format zum kostenlosen Download:

Lieferschein Vorlage: Download

Lieferschein: Definition & Aufgaben

  • Definition: Der Lieferschein ist ein Geschäftsdokument im deutschen Geschäftsverkehr.

  • Synonyme: Auch bekannt als Warenbegleitschein oder Warenbegleitpapier.

  • Aufgabe: Dokumentiert Art und Menge der gelieferten Ware bei jeder Warenlieferung.

  • Funktion im Geschäftsverkehr: Dient als Nachweis und Beleg für Unternehmen, Kunden und Empfänger.

  • Rechtlicher Rahmen: Geregelt durch die allgemeinen Vorgaben der GoBD sowie Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB und § 147 AO.

  • Praxisbezug: Wird üblicherweise zusammen mit Rechnung, Bestellung oder anderen Geschäftsdokumenten genutzt.

Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung einer Sendung im Geschäftsverkehr und stellt den Nachweis über Art und Menge der Artikel bereit.

  • Er verbindet Bestellung, Versand und Wareneingang beim Empfänger und schafft klare Anknüpfungspunkte für Prüfung und Reklamationen.

Für Unternehmen, Händler und Kunden ordnet der Lieferschein Vorgänge transparent: Er erleichtert die interne Buchhaltung, die Kommunikation zwischen Lieferant und Empfänger und die spätere Rechnungsstellung.

Pflichtangaben auf einem Lieferschein

  • Absender: Name und Anschrift des Lieferanten.

  • Empfänger: Name und Anschrift des Kunden, ggf. abweichende Lieferadresse.

  • Lieferscheinnummer: Eindeutige Dokument-ID zur Zuordnung im Geschäftsverkehr.

  • Ausstellungsdatum / Lieferdatum: Datum der Erstellung und Datum der Warenlieferung.

  • Artikel: Positionsliste mit Beschreibung, Artikelnummer, Art und Menge, Einheit.

  • Sendung: Paket-/Packstückanzahl, Hinweise zu Teillieferungen oder Nachlieferungen.

  • Empfang (optional): Unterschrift/Vermerk beim Erhalt als Nachweis.

Ein Lieferschein enthält identifizierbare Dokumentdaten, korrekte Adressaten (Lieferant und Empfänger) sowie eine präzise Positionsliste mit Artikelnummer, Art und Menge und den jeweiligen Einheiten. Ausstellungsdatum und Lieferdatum sichern die zeitliche Einordnung der Warenlieferung.

  • Für eine saubere Zuordnung im Geschäftsverkehr empfiehlt sich der Bezug zur Bestellung/Auftragsnummer.

  • Optional kann ein Empfangsvermerk genutzt werden.

  • Ergänzender Inhalt zur Warensendung (z. B. Teillieferungen, Tracking) erhöht die Nachvollziehbarkeit im Geschäftsverkehr und unterstützen Lager, Versand und Wareneingang.

Die Gestaltung folgt den Vorgaben der GoBD zu Nachvollziehbarkeit und Ordnung.

Lieferschein

Beispiel-Lieferschein mit Pflichtangaben:

Das Muster zeigt einen sachlich aufgebauten Lieferschein mit den für eine prüfbare Dokumentation üblichen Mindestangaben: klare Dokumentidentifikation, benannte Beteiligte (Lieferant/Empfänger) sowie präzise Angaben zu Art und Menge der gelieferten Ware.

Lieferschein vs. Rechnung: Unterschiede & Bedeutung

Besonderheiten: Verpflichtende Angaben nach Rechtsform des Unternehmens

  • Zweck: Lieferschein dient als Nachweis der Warenlieferung; Rechnung dokumentiert Entgelt und Forderung.

  • Steuerstatus: Lieferschein ist kein steuerlicher Beleg; Rechnung unterliegt dem Umsatzsteuerrecht (u. a. § 14 UStG).

  • Pflichtangaben: Lieferschein mit Basisangaben (Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikel/Art und Menge); Rechnung u. a. mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag, USt-IdNr.

  • Bezahlung: Lieferschein löst keine Bezahlung aus; Rechnung begründet Zahlungspflicht und Fristen.

  • Buchhaltung: Lieferschein unterstützt Wareneingang/Lager; Rechnung ist Buchungsbeleg für Buchhaltung und Vorsteuer.

  • Prozesskette: Bestellung → Lieferung mit Lieferschein → Wareneingang/Prüfung → Rechnungsstellung → Zahlung.

  • Unterschied: Lieferschein = Begleitpapier/Beleg im Geschäftsverkehr; Rechnung = rechtsrelevantes Forderungs- und Steuerdokument.

Der Lieferschein begleitet die Sendung, weist Art und Menge nach und unterstützt Prüfung, Wareneingang und Versandprozesse. Er liefert Auskunft für Reklamationen und dient als Beleg, ist jedoch kein Steuer- oder Zahlungsdokument.

Die Rechnung regelt Bezahlung und Steuer, muss definierte Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten, um von der Finanzverwaltung anerkannt zu werden, und ist Grundlage der Rechnungsstellung, Buchung und des Vorsteuerabzugs.

  • In der Praxis folgt die Rechnungsstellung regelmäßig nach der Lieferung mit Lieferschein.

Vorteile des Lieferscheins

  • Nachweis: Belegt Lieferung, Empfang und Umfang der Sendung.

  • Auskunft: Klare Informationen für Kunden, Lager und Buchhaltung.

  • Wareneingang: Schnelle Prüfung von Art und Menge; Abgleich mit Bestellung.

  • Versand: Dokumentation von Teillieferungen und Paket-/Packstücken.

  • Reklamationen: Saubere Basis für Klärungen bei Abweichungen oder Schäden.

  • Qualität: Einheitliches Geschäftsdokument erhöht Prozesssicherheit.

  • Praxis: Erleichtert Abläufe im Geschäftsverkehr zwischen Lieferanten und Empfängern.

  • Vorteile: Weniger Rückfragen, weniger Fehler, schnellere Bearbeitung.

Der Lieferschein schafft Transparenz über Artikel, Art und Menge und beschleunigt die Prüfung im Wareneingang. Er liefert Auskunft für Kunden und interne Stellen und reduziert Rückfragen im Tagesgeschäft.

Durch die nachvollziehbare Dokumentation im Versand und bei Reklamationen sinken Fehlerquoten, Prozesse laufen stabiler und die Bearbeitung wird schneller.

Erstellung & Aufbewahrung in Deutschland

  • Erstellung: Lieferschein bei Warenlieferung ausstellen; Bezug zu Bestellung/Auftragsnummer.

  • Verantwortliche: Lieferant erstellt; Empfänger prüft Wareneingang.

  • Inhalte: Dokumentdaten, Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikel (Art und Menge), Hinweise.

  • Prozess: Übergabe mit Sendung; Prüfung, Ablage in Buchhaltung/Lager.

  • Aufbewahrungspflicht: Geschäftsbrief nach § 257 HGB und § 147 AO.

  • Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres der letzten relevanten Eintragung.

  • Dauer: Grundsätzlich 6 Jahre, als Buchungsbeleg 8 Jahre.

  • Sonderregel Lieferscheine: Kein Buchungsbeleg → Aufbewahrung endet mit Erhalt/Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).

Ein Lieferschein wird korrekt erstellt, indem er eindeutig nummeriert wird (Lieferscheinnummer) und ein Ausstellungsdatum sowie das Lieferdatum enthält. Er umfasst die weiteren Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, eine Positionsliste mit Artikelnummer, Beschreibung, Art und Menge und Einheit.

  • Ergänzend können Lieferbedingungen, Hinweise zu Teillieferungen oder Paket-/Packstückanzahl aufgenommen werden.

  • Für saubere Prozesse sollte der Lieferschein vor dem Versand erstellt, der Sendung beigelegt und beim Empfang geprüft werden.

  • Die Angaben müssen vollständig, nachvollziehbar und konsistent mit Bestellung und späterer Rechnung sein, damit Wareneingang, Lagerverbuchung und Buchhaltung ohne Nacharbeiten funktionieren.

  • Eine Unterschrift des Empfängers kann als Nachweis genutzt werden, ist aber nicht zwingend.

Für die Aufbewahrung gelten die Vorschriften aus § 257 HGB und § 147 AO:

  • Die Aufbewahrung der Lieferscheine muss die Kriterien geordnet, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar erfüllen.

  • Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres und beträgt in der Regel sechs Jahre; als Buchungsbeleg acht Jahre.

  • Bei Lieferscheinen, die kein Buchungsbeleg sind, endet die Aufbewahrung mit der Rechnung.

Lieferscheine fallen nicht unter die steuerlich und finanziell relevanten Bücher und Aufzeichnungen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und unterliegen daher nicht der längeren Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Buchhaltung und automatisierte Erstellung:

In der Buchhaltung erleichtert der Lieferschein die Zuordnung von Lieferungen zu Bestellungen und Rechnungen. Er schafft Klarheit im Belegfluss und dient bei Prüfungen als nachvollziehbarer Nachweis zur Warenbewegung und zum Leistungszeitpunkt.

In der FreeFinance-Buchhaltung erstellen Sie für Ihre Warenlieferungen Lieferscheine im Handumdrehen:

  • Der jeweilige Lieferschein lässt sich ganz einfach aus einer Rechnung oder einem Angebot automatisch erstellen.

Für die automatisierte Erstellung von Lieferscheinen oder umgekehrt Rechnungen aus Lieferscheinen müssen noch ein paar vorbereitende Schritte durchgeführt werden:

  • Die Details zur Erstellung von Lieferscheinen und dafür nötigen Konfiguration der Rechnungslegung finden Sie hier.

  • Umgekehrt kann aus einem Lieferschein ebenso automatisch eine Rechnung erstellt werden – die Details zur automatischen Erstellung finden Sie hier.

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten – vor allem auf Zeilenebene – richtig und vollständig erfasst werden. Daher sind Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für den Lieferschein selbst nicht wichtig, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig.

Elektronische Aufbewahrung & Digitalarchivierung:

Zulässig, wenn Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriff und Wiederauffindbarkeit gewährleistet sind.

  • E-Mail-Lieferscheine und Scans sind möglich, wenn die Zuordnung zum Geschäftsvorfall gesichert und das Archiv GoBD-konform geführt wird.

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Fragen und Antworten

Was versteht man unter einem Lieferschein?

Ein Lieferschein (Warenbegleitschein) begleitet die Lieferung und weist Art und Menge der gelieferten Ware nach. Das Dokument dient Lieferant und Empfänger als Beleg im Geschäftsverkehr.

Wann ist der Lieferschein Pflicht?

Eine generelle gesetzliche Pflicht besteht nicht. In der Praxis ist der Lieferschein Standard als Nachweis der Sendung und zur Unterstützung von Wareneingang, Lager und Reklamationen. Auch in der Buchhaltung haben die Lieferscheine praktischen Nutzen.

Wie schreibt man richtig Lieferscheine?

Strukturiert und prüfbar: fortlaufende Lieferscheinnummer, vollständige Kopf- und Adressdaten, Ausstellungsdatum und Lieferdatum, präzise Positionen mit Artikelnummer, Art und Menge. Nutzen Sie dafür unsere kostenlose Vorlage im Word-Format und passen Sie die Felder gezielt an.

Welche Angaben müssen in einem Lieferschein enthalten sein?

Name/Anschrift vom Lieferanten und Empfänger, Lieferscheinnummer, Ausstellungsdatum, Lieferdatum, Positionsliste mit Artikelnummer, Beschreibung, Art und Menge sowie ggf. Einheit; optional Hinweise zu Teillieferungen oder eine Unterschrift beim Empfang.

Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?

Im Gegensatz zur Rechnung ist der Lieferschein ein Begleitpapier zur Warenlieferung und kein Zahlungs- oder Steuerdokument. Die Rechnung dokumentiert Entgelt und Steuer, begründet die Bezahlung, enthält gesetzliche Pflichtangaben und dient der Rechnungsstellung sowie als Buchungsbeleg.

Wie lange muss man Lieferscheine aufbewahren?

Grundsätzlich 6 Jahre als Geschäftsbrief (§ 257 HGB). Wenn der Lieferschein ein Buchungsbeleg ist, 8 Jahre (§ 147 AO). Ist er kein Buchungsbeleg, endet die Aufbewahrung mit Eingang/Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).

Wofür braucht man Lieferscheine?

Für den Nachweis der Lieferung, die Prüfung im Wareneingang, den Abgleich mit der Bestellung, die Unterstützung der Buchhaltung und als Auskunftsgrundlage bei Reklamationen.

Quellen

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