Lieferschein

Der Lieferschein wird in der Fakturierung als Begleitpapier zu einer Warenlieferung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, ausgestellt. Er gilt als Handelsbrief gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung (AO).

Für die Ausstellung von Lieferscheinen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Es ist daher nicht vorgeschrieben, einen Lieferschein zwingend auszustellen und entsprechend einer Lieferung beizulegen.

Wenn ein aber Lieferschein erstellt und ausgestellt wird, dann gilt:

• Lieferscheine sind geschäftliche Dokumente und müssen daher in Deutschland auch die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe erfüllen - sofern sie ausgestellt werden.

• Heutzutage stellen so gut wie alle Waren herstellenden und verkaufenden Unternehmen entsprechende Lieferscheine zu ihren Lieferungen aus.

• Lieferscheine begleiten immer in Papierform die Warenlieferung, während im Gegensatz dazu die Rechnungen auch getrennt zur Warenlieferung übermittelt werden können.

Ein Lieferschein, genauer die Ausstellung eines solchen, basiert also immer auf einer (Waren-) Bestellung durch ein anderes Unternehmen oder durch Privatkundschaft.

Zivilrecht

Ein Lieferschein hat auch je nach enthaltenen Angaben und Bedingungen der Lieferung eine zivilrechtliche Bedeutung - das spielt vor allem für die allfällige Anwendung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen eine Rolle.

Das ist dann der Fall, wenn er durch die folgenden Angaben enthält:

• Angaben zum Lieferanten
• Art und Menge der gelieferten Ware
• Transportunternehmen
• Daten zum Empfänger

In einer solchen Version ist der Lieferschein zugleich ein handelsüblicher Beleg gemäß § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV.

Außerdem kann der Lieferschein zusätzlich als rechtswirksame Anweisung gemäß § 783 BGB gelten, wenn die folgende Voraussetzung erfüllt ist:

• Der Empfang der Ware wird von einer Gegenleistung, das ist beispielsweise die Kaufpreiszahlung, abhängig gemacht.

• In dem Fall entspricht der Lieferschein einer rechtswirksamen Anweisung und daher Urkunde im zivilrechtlichen Sinn, die eine Anweisungskette ermöglicht.

Schuldrecht

Auf der schuldrechtlichen Ebene ist es entscheidend, ob anhand der Umstände davon auszugehen ist, dass der Käufer einer schlüssigen Vertragsänderung zustimmt. In jedem Fall liegt die Beweislast für das Zustandekommen einer Vertragsänderung beim Verkäufer.

Eigentumsvorbehalt

Grundsätzlich kann ein Lieferschein keine im vorher geschlossenen Vertrag, etwa dem Kaufvertrag, vereinbarten Bedingungen zu Lieferung und Zahlung einseitig ändern.

Allerdings kann auf der dinglichen Ebene ein einseitig erklärter Eigentumsvorbehalt auf dem Lieferschein auch ohne ausdrückliche Annahme des Käufers wirksam werden, wenn:

• Dem Käufer muss der Eigentumsvorbehalt spätestens bei der Übergabe aufgezeigt werden.

• Die Kenntnisnahme des auf diese Art erklärten Eigentumsvorbehalts muss dem Käufer zumutbar sein.

• Der Eigentumsvorbehalt muss dem Käufer deutlich aufzeigen, dass er erst durch Bezahlung Eigentümer der gelieferten Ware wird.

Als Geschäftsdokument muss der Lieferschein, sofern er ausgestellt wird, auch bestimmte Angaben verpflichtend enthalten. Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen also auch auf Lieferscheinen angeführt sein:

• Name und Anschrift des Verkäufers
• Name und Anschrift des Kunden
• Ausstellungsdatum des Lieferscheins
• Datum der Warenlieferung
• Menge und genaue Bezeichnung der einzelnen enthaltenen Waren (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Menge dieser)
• Gegebenenfalls: Einzelpreise der Waren
• Gegebenenfalls: Anführung eventueller Nachlieferungen
• Optional: Unterschrift und ggf. Stempel des Kunden, der die Sendung vom Lieferanten entgegennimmt und ggf. bestätigt

Der Lieferschein gilt als geschäftliches Dokument, wie es beispielsweise Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Belege sind.

Sofern ein solcher ausgestellt wird, unterliegt er also genauso der Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) für geschäftliche Unterlagen und Aufzeichnungen sowie bestimmte Belege:

• Entsprechend der Aufbewahrungspflicht müssen Lieferscheine sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

• Für diese Dauer muss der Lieferschein im Original aufbewahrt werden.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Frist für die Aufbewahrungspflicht eines Lieferscheins beginnt, genau wie bei Rechnungen und Belegen auch, am Schluss jenes Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

• So sind beispielsweise Lieferscheine des Kalenderjahres 2022 bis Ende des Kalenderjahres 2028 aufzubewahren.

• Enthält ein Lieferschein des Jahres 2022 auch die Zahlungsaufforderung, ist er jedoch gemäß der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen bis Ende des Kalenderjahres 2032 aufzubewahren.