Kleinunternehmer ⇒ Definition, Regeln & Voraussetzungen 2026

Die Kleinunternehmerregelung richtet sich an Unternehmer mit geringen Umsätzen und vereinfacht den Umgang mit der Umsatzsteuer. Maßgeblich für die Anwendung sind klar definierte Umsatzgrenzen.

Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibender werden oft gleichgesetzt, bezeichnen aber zwei unterschiedliche rechtliche Konzepte. Nicht jeder Kleinunternehmer ist automatisch Kleingewerbetreibender, da die Kleinunternehmerregelung ausschließlich umsatzsteuerlich wirkt und keine Aussage über die handelsrechtliche Einordnung trifft.

• Kleinunternehmer werden durch das Umsatzsteuergesetz definiert. Maßgeblich sind nach dem Umsatzsteuerrecht folgende Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschreiten, im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro. Kleinunternehmer können sowohl Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler als auch Land- und Forstwirte sein. Die Regelung befreit von der Umsatzsteuerpflicht, betrifft aber keine anderen Steuern.

• Kleingewerbetreibende sind ausschließlich Gewerbebetriebe, die nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern (§ 1 Abs. 2 HGB). Sie gelten nicht als Kaufleute, werden normalerweise nicht ins Handelsregister eingetragen und sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung befreit. Für sie gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und die allgemeinen Steuerregeln.

Hinweis: Nach § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) zählen zu freiberuflichen Tätigkeiten unter anderem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Berufe sowie Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Ingenieure, Architekten, Steuerberater und Pflegeberufe wie Heilpraktiker oder Krankengymnasten. Auch Journalisten und Dolmetscher können freiberuflich tätig sein.

Existenzgründer können als Kleinunternehmer auftreten, wenn ihr Umsatz die festgelegten Umsatzgrenzen nicht überschreitet. Dafür müssen sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ausfüllen.

Dies ist zu beachten:

• Wer die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, muss den voraussichtlichen Gesamtumsatz für das erste Kalenderjahr realistisch einschätzen.

• Bei Neugründungen während des Jahres wird der Umsatz des ersten Monats auf zwölf Monate hochgerechnet, um die Einhaltung der Grenze zu prüfen.

• Nach Anmeldung beim Gewerbeamt oder Finanzamt erhalten Gründer den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem unter anderem das Verfahren zur Umsatzsteuer abgefragt wird.

• Wird die Kleinunternehmerregelung gewählt und sind die Voraussetzungen nach § 19 UStG erfüllt, muss auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Hinweis: Auf Antrag ist ein Wechsel zur Regelbesteuerung möglich. Dabei ist zu beachten, dass die Bindung an die Regelbesteuerung fünf Jahre beträgt: Während dieser Zeit muss Umsatzsteuer abgeführt und geltend gemacht werden, und eine Rückkehr zum Kleinunternehmerstatus ist ausgeschlossen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet Gründern eine vereinfachte Möglichkeit, in die Selbstständigkeit zu starten, ohne den kompletten Verwaltungsaufwand der Umsatzsteuerpflicht tragen zu müssen. Sie erleichtert die Buchhaltung und kann finanzielle Vorteile bringen, hat aber auch Nachteile, die insbesondere bei Investitionen oder Geschäftskunden relevant werden.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss diesen Status bei jeder Rechnungsstellung kenntlich machen. Die Rechnung muss eindeutig zeigen, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird und dies auf Grundlage der Kleinunternehmerregelung erfolgt.

Kleinunternehmer profitieren von der vereinfachten Umsatzsteuerregelung, bleiben in allen anderen Steuerangelegenheiten aber weitgehend der regulären Besteuerung unterworfen. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer fallen je nach Rechtsform regulär an.

• Einkommensteuer: Kleinunternehmer unterliegen wie alle Selbstständigen der Einkommensteuer, egal ob sie freiberuflich tätig sind, als Einzelkaufleute, Kleingewerbetreibende oder als Personengesellschaft (z. B. GbR).

• Gewerbesteuer: Nur Gewerbebetriebe sind gewerbesteuerpflichtig. Freiberufler sind davon ausgenommen. Kleingewerbetreibende und Personengesellschaften profitieren vom Freibetrag von 24.500 Euro, sodass häufig keine Gewerbesteuer anfällt.

• Körperschaftsteuer: Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder UGs zahlen unabhängig vom Kleinunternehmerstatus Körperschaftsteuer auf ihren Gewinn.

Kleinunternehmer bleiben trotz Vereinfachungsregelung an die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gebunden, profitieren aber von vereinfachten Verfahren wie der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und digitalen Hilfsmitteln.

• Aufbewahrungspflichten: Alle Belege müssen gemäß den Vorschriften von § 147 Abgabenordnung archiviert werden.

• Buchführungsarten: Kleingewerbetreibende und Freiberufler können eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen. Eintragungspflichtige Unternehmen wie GmbHs oder UGs müssen doppelte Buchhaltung führen, inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

• E-Rechnungen: Kleinunternehmer müssen keine elektronischen Rechnungen erstellen, sind aber verpflichtet, eingehende E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren.

• Digitale Unterstützung: Eine Buchhaltungssoftware kann die Verwaltung erheblich erleichtern. Je nach Unternehmensgröße reicht oft ein einfaches Rechnungsprogramm für die EÜR und die Dokumentenarchivierung aus.