Lohnverrechnung ⇒ verständlich erklärt

Die Lohnabrechnungen sind mehr als nur eine Auflistung von Zahlen. Sie sind sorgfältig strukturiert und enthalten wichtige Informationen.

Der Aufbau einer Lohnabrechnung variiert je nach Unternehmen, doch bestimmte Elemente sind stets vorhanden:

1. Mitarbeiterinformationen: Dieser Abschnitt enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, einschließlich Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.

2. Gehaltsinformationen: Hier findet man Details über das Gehalt des Mitarbeiters, wie z. B.:

• Grundgehalt: Das ist das Grundgehalt des Mitarbeiters vor Abzügen.

• Überstunden: Hier wird aufgeführt, wie viele Überstunden der Mitarbeiter gemacht hat und wie viel er dafür bezahlt bekommt.

• Sonderzahlungen: Wenn der Mitarbeiter Boni, Provisionen oder sonstige Sonderzahlungen erhält, werden diese hier aufgeführt.

3. Abzüge: Dieser Abschnitt listet alle Abzüge auf, die vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen werden. Dies kann Folgendes umfassen:

• Steuern: Hier werden alle Steuern aufgeführt, die vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen werden, einschließlich der Einkommensteuer und der Sozialversicherungsbeiträge.

• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge: Wenn der Mitarbeiter Beiträge zu einem Pensionsplan leistet, werden diese hier aufgeführt.

• Sonstige Abzüge: Dies könnte Dinge wie gerichtliche Abzüge oder Beiträge zu einer Krankenversicherung enthalten.

4. Nettogehalt: Dies ist der Betrag, den der Mitarbeiter nach allen Abzügen netto ausgezahlt bekommt. Diese Elemente sind gemäß § 108 Abs. 1 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) für eine ordnungsgemäße Abrechnung erforderlich und dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an den Dienstnehmer, die nicht in Form von Geld erbracht werden.

Diese werden oft als Teil des Gehalts angeboten und können verschiedene Formen annehmen:

• Dienstwagen: Ein Firmenwagen, den der Arbeitnehmer auch für private Zwecke nutzen kann.

• Firmenhandy: Ein Mobiltelefon, das der Arbeitgeber zur Verfügung stellt und das der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf.

• Verpflegung: Mahlzeiten, die das Unternehmen zur Verfügung stellt.

• Unterkunft: Wenn der Arbeitgeber eine Wohnung oder ein Zimmer zur Verfügung stellt.

• Tickets für den öffentlichen Nahverkehr: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Tickets für Bus, Bahn oder andere öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung.

• Mitarbeiter-Rabatte und Gutscheine: Der Arbeitgeber bietet dem Arbeitnehmer Rabatte auf Waren und Dienstleistungen oder stellt Gutscheine zur Verfügung.

• Fortbildungsreisen: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Reisen, die im Zusammenhang mit der Fortbildung des Arbeitnehmers stehen.

• Kindergartenzuschüsse: Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss zu den Kosten für den Kindergarten oder andere Betreuungseinrichtungen.

• Wertpapiere: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Wertpapiere wie Aktien oder Anleihen zur Verfügung.

• Bekleidung mit Firmenlogo: Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer Kleidung mit dem Firmenlogo zur Verfügung, die der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf.

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im Rahmen der Lohnabrechnung oft synonym verwendet, es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen ihnen.

• Im Allgemeinen wird das Gehalt an Angestellte und der Lohn an Arbeiter ausgezahlt.

Die Erstellung einer Lohnabrechnung kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmer oder Selbstständige ohne einschlägige Erfahrung in der Buchhaltung. Glücklicherweise gibt es Software-Lösungen zur Unterstützung der Lohnbuchhaltung, die diese Aufgaben vereinfachen können.

Unabhängig davon, ob man ein Lohnprogramm nutzen oder die Lohnabrechnung manuell erstellen möchte, hier sind die grundlegenden Schritte:

Die Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung, besser bekannt als Minijob, folgt speziellen Regelungen.

Ein Minijobber ist gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV ein Arbeitnehmer, der regelmäßig nicht mehr als 520 Euro pro Monat verdient. In diesem Fall werden bestimmte Pauschalen verwendet, um die Sozialabgaben und die Lohnsteuer zu begleichen. Diese sind:

• 2 % Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag)
• 13 % Krankenversicherung
• 15 % Rentenversicherung

Ein Arbeitnehmer, der einen Midijob ausübt und dabei zwischen 520,01 Euro und 2.000,00 Euro pro Monat verdient, zahlt reduzierte Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber zahlt jedoch den normalen Beitragsanteil.

Für Gehaltsabrechnungen gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB und § 147 AO):

• Als Arbeitgeber muss man alle Unterlagen zur Lohnabrechnung für mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Arbeitnehmer sollten alle Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt aufbewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Für den Angestellten gibt es jedoch keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen.