Saldenbestätigung ⇒ Erklärung, Muster & Vorlage zum buchhalterischen Kontrollinstrument

Eine Saldenbestätigung ist ein schriftliches oder elektronisches Dokument, mit dem Unternehmen Salden (Übereinstimmung oder Nichtübereinstimmung) von Forderungen oder Verbindlichkeiten zum Stichtag mit Geschäftspartnern abstimmen.

• Es enthält zentrale Informationen wie Kontonummer, Saldenstand und die Höhe des bestätigten Betrags.

In der Praxis kommt sie vor allem in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zum Einsatz, um offene Posten zu überprüfen und Abweichungen schnell zu erkennen.

• Sie dient als verlässlicher Nachweis für die Richtigkeit der Buchhaltungsdaten und schafft zusätzliche Sicherheit bei Abstimmungen.

Für Abschlussprüfer ist sie ein wichtiger Bestandteil der Prüfungshandlungen nach § 317 HGB. Sie unterstützt die Einhaltung der GoBD und trägt dazu bei, die Bilanzpositionen, Forderungen und Verbindlichkeiten korrekt zu bestätigen und zu dokumentieren.

Es gibt zwei Arten der Saldenbestätigung: die positive und die negative Bestätigung.

• Bei der positiven Bestätigung ist eine aktive Rückmeldung des Geschäftspartners erforderlich, unabhängig davon, ob er dem Saldo zustimmt oder nicht. Sie wird meist eingesetzt, wenn die Höhe der Forderung oder Verbindlichkeit wesentlich ist oder ein erhöhtes Prüfungsrisiko besteht.

• Bei der negativen Bestätigung gilt Schweigen als Zustimmung. Diese Methode ist weniger aufwendig, jedoch risikobehafteter und eignet sich vor allem für Geschäftspartner mit verlässlichem internem Kontrollsystem und geringeren Salden.

• Abschlussprüfer wählen das Verfahren anhand der Bedeutung der Bilanzposition, des Risikos und der verfügbaren Informationen.

In der Praxis können beide Arten kombiniert werden. Unabhängig vom Verfahren müssen alle Schritte GoBD-konform dokumentiert werden, damit die Prüfung nach § 317 HGB nachvollziehbar bleibt.

Der Inhalt einer Saldenbestätigung umfasst die wesentlichen Informationen zur Identifikation des Geschäftspartners und des betreffenden Kontos sowie den Saldenstand und die Höhe des Betrags zum Stichtag.

• Ergänzende Angaben wie offene Posten oder Rechnungsnummern erleichtern die eindeutige Zuordnung und reduzieren Rückfragen. Rückmeldungen – etwa Nachrichten über Abweichungen – verbessern die Abstimmung und erhöhen die Datenqualität.

Für die Durchführung stehen drei Methoden zur Verfügung:

• Die stichtagsbezogene Erhebung für den Kontostand zu einem festen Stichtag,

• periodische Abfragen zur internen Kontrolle und

• selektive Anfragen für Geschäftspartner oder Salden mit besonderer Relevanz.

Die gewählte Weise richtet sich nach Informationsbedarf, Risiko und organisatorischem Aufwand.

Eine Saldenbestätigung ist rechtlich nicht verpflichtend, wird jedoch in vielen Fällen als sicheres und etabliertes Verfahren genutzt:

• Sie kommt typischerweise zum Einsatz, wenn wesentliche Salden vorliegen oder Unklarheiten über den Stand und die Höhe von Forderungen oder Verbindlichkeiten bestehen.

• Die Rückmeldung eines Geschäftspartners liefert verlässliche Informationen und erhöht die Sicherheit der Abstimmung.

In der Abschlussprüfung wird die Saldenbestätigung insbesondere bei risikobehafteten oder bedeutenden Bilanzpositionen eingesetzt. Auch bei strittigen Forderungen, fehlenden Dokumenten oder Hinweisen auf Abweichungen ist sie ein geeignetes Mittel, um Differenzen frühzeitig zu klären.

• Unternehmen nutzen sie zudem im Rahmen ihres internen Kontrollsystems oder wenn externe Stakeholder, etwa Banken oder Investoren, zusätzliche Transparenz erwarten.

Die Erstellung beginnt mit der Festlegung des Stichtags und der Ermittlung von Kontonummer, Saldenstand, Höhe des Betrags und offenen Posten. Ergänzende Informationen wie aktuelle Kontostände können bei Bedarf über das Online-Banking eingesehen werden.

Das Dokument wird mit allen relevanten Angaben erstellt und per E-Mail im PDF-Format oder per Post versendet. Rückmeldungen und Nachrichten über Abweichungen werden geprüft, Differenzen geklärt und die Unterlagen GoBD-konform abgelegt.

Die Saldenbestätigung ist kein Schuldanerkenntnis, sondern ein Instrument zur buchhalterischen Abstimmung.

• Sie dient ausschließlich der Verifizierung von Stand und Höhe eines Saldos und hat keinen rechtlichen Bindungswillen.

• Der Auftrag zur Bestätigung stellt daher keine Verfügung über eine Forderung dar, sondern lediglich die Bitte um Rückmeldung zu den vorhandenen Informationen.

• Nachrichten oder Rückläufe liefern Hinweise auf Abweichungen und erhöhen die Sicherheit der Aufstellung.

Als Alternativen kommen interne Abstimmungen in der Buchhaltung, systemgestützte Prozesse oder digitale Verfahren wie Portale und EDI-Systeme infrage. Auch ergänzende Daten, etwa Kontostände aus dem Online-Banking, können genutzt werden, ersetzen die Saldenbestätigung jedoch nicht.

• Die geeignete Weise hängt vom Prozessumfang und dem erforderlichen Detaillierungsgrad ab.