Stornorechnung ⇒ Muster & Erklärung

Die Stornorechnung spielt eine zentrale Rolle, um Schwierigkeiten in der Buchhaltung zu vermeiden und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Sie neutralisiert eine fehlerhafte Ausgangsrechnung vollständig und schafft die Grundlage, eine korrekte Rechnung zu schreiben, die den richtigen Betrag gegenüber Kunden und Steuerbehörden ausweist.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Stornorechung: Muster
  2. Stornorechnung - auf einen Blick
  3. Stornorechnung: Definition und Zweck
  4. Wann benötigt man eine Stornorechnung?
  5. Anleitung zum Erstellen einer Stornorechnung
  6. Rechnung stornieren: Muster einer Stornorechnung
  7. Unterschied Gutschrift und Stornorechnung
  8. Tipps für den Umgang mit Stornorechnungen
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Echte Inhalte

Wir schreiben unsere Inhalte ohne Chat-GPT & Co! Hier finden Sie nur redaktionell erstellte & geprüfte Infos für Deutschland 🇩🇪!

E-Rechnung

FreeFinance kann heute schon die E-Rechnung erstellen & verarbeiten

Jetzt testen!

Stornorechung: Muster

Zweck: Mit diesem Muster erstellen Unternehmen Stornorechnungen schnell und übersichtlich.

Format: Editierbare Word-Datei, ideal für den digitalen Versand oder Ausdruck.

Muster: Typischer Aufbau einer Stornorechnung mit allen wesentlichen Informationen.

Inhalt: Unternehmensangaben, Kundenangaben, Stornorechnungsnummer, Kundennummer, Datum, Verweis auf Originalrechnung, Leistungsbeschreibung, Umsatzsteuerbetrag und Bruttogesamtbetrag (negativ).

Hinweis: Die Beträge werden als negativ ausgewiesen und neutralisieren den ursprünglichen Rechnungsbetrag.

Download: Kostenlose und vollständig anpassbare Word-Vorlage.

Firmen können das Dokument problemlos als Basis für automatisierte Rechnungsprozesse in ihrer Buchhaltungssoftware nutzen. Es eignet sich für wiederkehrende Stornierungen und lässt sich unkompliziert für digitale oder gedruckte Rechnungen anpassen, wodurch der Arbeitsablauf deutlich effizienter wird.

Vorlage zum Download

Stornorechnung - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fragen und Antworten zur Stornorechnung

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung, auch Korrekturrechnung genannt, ist ein Finanzdokument, das fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen korrigiert.

Wann benötigt man eine Stornorechnung?

Stornorechnungen sind erforderlich, wenn die Originalrechnung wesentliche Fehler wie falsche Beträge oder fehlende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält.

Welche Angaben muss eine Stornorechnung beinhalten?

Eine Stornorechnung umfasst Unternehmens- und Kundeninformationen, die eigene Rechnungsnummer, einen Stornierungshinweis, die Leistungsbeschreibung mit Negativbetrag, das Rechnungsdatum sowie Entgelt- und Steuerbetrag.

Worin unterscheidet sich eine Stornorechnung von einer Gutschrift?

Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig auf und verwendet negative Beträge, während eine Gutschrift eine eigenständige Vergütung darstellt (z.B. Rabatte oder Retouren).

Mithilfe einer Stornorechnung wird eine bereits ausgestellte Rechnung storniert oder korrigiert.

Stornorechnung: Definition und Zweck

Eine Stornorechnung dient dazu, eine bereits ausgestellte Rechnung buchhalterisch vollständig aufzuheben, indem sie den Rechnungsbetrag als Negativbetrag ausweist. Dadurch wird der ursprüngliche Betrag neutralisiert und ergibt rechnerisch einen Gesamtbetrag von null.

  • Stornorechnungen sind wichtige Berichtigungsdokumente, die für die gesetzeskonforme Buchhaltung unerlässlich sind.

  • Gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Wenn diese fehlerhaft oder unvollständig sind, ist es für den Unternehmer erforderlich, eine Stornorechnung zu erstellen.

  • Im Unterschied zu einer einfachen Korrektur der ursprünglichen Rechnung erstellt der Unternehmer beim Storno eine neue Rechnung mit Bezug zur alten, während die ursprüngliche, ggf. fehlerhafte Rechnung „storniert“ wird.

  • Es ist empfehlenswert, als Unternehmen ein geeignetes Rechnungsprogramm zur Erstellung solcher Stornorechnungen zu nutzen.

Wann benötigt man eine Stornorechnung?

Gemäß § 31 Abs. 5 UStDV müssen Rechnungen in Deutschland nur dann storniert oder berichtigt werden, wenn die ursprüngliche Rechnung wesentliche Fehler oder fehlende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Kleine Fehler, wie etwa Rechtschreibfehler, die den Sinn der Rechnung nicht beeinträchtigen, erfordern keine Stornorechnung.

Fehlerhafte Rechnung

Eine Rechnung gilt als fehlerhaft, wenn sie wesentliche Fehler, wie eine falsche Rechnungsnummer, falsche Leistungsdaten oder falsche Beträge enthält. Wenn diese fehlerhafte Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde, muss eine Stornorechnung erstellt werden.

Unvollständige Angaben

Wenn die Rechnung nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält, gilt sie als fehlerhaft und muss storniert werden.

Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen zählen unter anderem:

  • Der Name und die Anschrift des Absenders und des Kunden.

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

  • Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) des Unternehmens.

  • Die Menge, Art und der Zeitpunkt der gelieferten Produkte oder Leistungen.

  • Der Netto-Rechnungsbetrag, der Steuerbetrag, der Steuersatz und der Gesamtbetrag.

Tipp: Weitere Informationen zu allen Pflichtangaben finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Rechnung schreiben.

Falscher Empfänger, Retouren oder Zahlungsfehler

  • Die Rechnung wurde an den falschen Rechnungsempfänger oder die falsche Adresse versendet. In diesem Fall muss die Rechnung storniert und an den richtigen Kunden versendet werden.

  • Der Kunde hat Waren zurückgegeben oder eine Dienstleistung storniert und die ursprüngliche Rechnung muss korrigiert werden.

  • Die Zahlung auf eine Rechnung war fehlerhaft, zum Beispiel durch einen falschen Überweisungsbetrag oder eine doppelte Zahlung.

Praxisbeispiel: Ein Online-Shop stellt einem Kunden eine Rechnung über 500 € für zehn Druckerpatronen aus. Nachträglich stellt der Händler fest, dass tatsächlich nur neun Patronen geliefert wurden. Da der ausgewiesene Rechnungsbetrag und die Leistungsmenge falsch sind, erstellt der Shop eine Stornorechnung über 500 € und anschließend eine neue, korrekte Rechnung über den Betrag für neun Patronen.

Anleitung zum Erstellen einer Stornorechnung

Sobald eine fehlerhafte Rechnung vorliegt, sind die Angaben zunächst sorgfältig zu prüfen. Anschließend folgt die Klärung, ob die Zahlung bereits verbucht ist. Das entscheidet, ob eine einfache Rechnungskorrektur ausreicht oder ob eine Stornorechnung nötig ist.

Nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum richtigen Vorgehen.

Prüfung der Rechnung auf Fehler

Zuallererst muss der Rechnungssteller die fehlerhafte Rechnung genau überprüfen und feststellen, welche Bereiche zu korrigieren sind. Fehlerhafte Daten oder falsche Beträge können häufig zu Problemen führen.

Prüfung, ob die Zahlung bereits verbucht wurde

Die weiteren Schritte hängen davon ab, ob die Zahlung bereits verbucht wurde oder nicht.

  • Zahlung wurde noch nicht verbucht: Falls die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, ist eine Rechnungskorrektur vorzunehmen. Hierbei wird die fehlerhafte Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer bearbeitet und neu ausgestellt. Alternativ ist ein Berichtigungsdokument zu erstellen, welches die fehlerhaften Angaben korrigiert. Es gilt dabei auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung hinzuweisen und klar ersichtlich zu machen, welcher Fehler korrigiert wird.

  • Zahlung wurde bereits verbucht: Falls die Rechnung bereits bezahlt wurde, darf die Rechnung nicht einfach korrigiert werden. In diesem Fall muss eine Stornorechnung erstellt werden.

Erstellung einer Stornorechnung

Die Anfertigung einer Stornorechnung erfolgt in mehreren Schritten. Wichtig ist, dieselben Daten wie in der ursprünglichen Rechnung zu verwenden, jedoch mit einem Negativbetrag, um die Rechnung zu neutralisieren.

Es gilt, folgende Schritte zu beachten:

  • Muster öffnen: In dem genutzten Rechnungsprogramm eine Vorlage auswählen.

  • Rechnungsnummer eintragen: Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung eintragen und einen Hinweis wie „Stornierung der Rechnung Nummer XXX“ hinzufügen.

  • Kundendaten eintragen: Die Daten des Kunden (Name und Anschrift) in die dafür vorgesehenen Felder des Musters (oben links) eintragen.

  • Unternehmensdaten eintragen: Die Daten des eigenen Unternehmens in die dafür vorgesehenen Felder des Musters eintragen.

  • Leistungen mit Minusbetrag eintragen: Die Leistungen, wie sie in der ursprünglichen Rechnung aufgeführt waren, eintragen, jedoch mit einem negativen Betrag, also im Minus.

  • Stornorechnung abschließen: Sicherstellen, dass der Gesamtbetrag der Stornorechnung negativ ist und exakt der Summe der ursprünglichen Rechnung entspricht. Anschließend die Stornorechnung speichern und an den Leistungsempfänger senden.

Rechnung stornieren: Muster einer Stornorechnung

Das folgende Muster dient als Beispiel und erfüllt alle Anforderungen , die gemäß § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen gelten und damit auch für eine Stornorechnung relevant sind.

  • Überschrift: Eine deutliche Bezeichnung wie „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“.

  • Unternehmensinformationen: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.

  • Steuernummer oder USt-IdNr.: Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.

  • Kundeninformationen: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.

  • Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Stornorechnung, die von der Nummer der ursprünglichen Rechnung abweicht.

  • Stornierungshinweis: Ein Hinweis wie „Stornierung der Rechnung Nummer XXX“, wobei XXX die Nummer der ursprünglichen Rechnung ist.

  • Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung, identisch mit denen auf der ursprünglichen Rechnung, jedoch mit negativen Beträgen.

  • Datum: Das Ausstellungsdatum der Stornorechnung.

  • Entgelt und Steuerbetrag: Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung. Dieser Gesamtbetrag wird negativ dargestellt, da es sich um eine Stornorechnung handelt.

  • Steuersatz und Steuerbefreiung: Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder – im Fall einer Steuerbefreiung – ein Kleinunternehmer-Hinweis, der deutlich macht, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung keine Umsatzsteuer anfällt.

Unterschied Gutschrift und Stornorechnung

Eine Stornorechnung macht eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig rückgängig und weist dafür die Beträge negativ aus. Im Gegensatz dazu stellt eine Gutschrift eine eigenständige Vergütung dar, beispielsweise bei Rabatten, Retouren oder Kulanz. Sie verringert die Verbindlichkeiten des Schuldners oder erstattet bereits gezahlte Beträge.

Die folgende Tabelle veranschaulicht die wesentlichen Unterschiede:

Merkmal

Stornorechnung

Gutschrift

Zweck

Rückgängigmachung einer fehlerhaften Rechnung

Eigenständige Rückvergütung

Bezug zur Rechnung

Verpflichtender Bezug zur Ursprungsrechnung

Kein Bezug zu einer konkreten Rechnung

Betrag

Immer negativ

Immer positiv oder erstattend

Buchhalterische Wirkung

Neutralisiert den ursprünglichen Umsatz

Verringert Verbindlichkeiten oder erstattet Zahlungen

Inhalt

Gleiche Positionen wie die Originalrechnung, jedoch im Minus

Individuell, abhängig vom Vergütungsgrund

Einsatzbereich

Formfehler, falsche Beträge, stornierte Aufträge

Preisnachlässe, Boni, Retouren, Kulanz

Tipps für den Umgang mit Stornorechnungen

Für eine Stornorechnung gelten dieselben Anforderungen und Regeln wie für jede reguläre Rechnungsstellung. Alle Vorgaben sind korrekt und vollständig einzuhalten, damit die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Eine klare Struktur sorgt dafür, dass der gesamte Stornoprozess reibungslos funktioniert.

  • Genauigkeit: Fehler lassen sich bereits im Vorfeld vermeiden, indem Daten, Informationen und Beschreibungen auf Rechnungen gründlich kontrolliert werden.

  • Nutzung spezieller Software: Die Verwendung eines professionellen Rechnungsprogramms erleichtert die Erstellung mit einer Vielzahl an automatisierten Funktionen und Mustern.

  • Klare Bezeichnung: Stornorechnungen sollten deutlich als solche gekennzeichnet sein. Die Bezeichnung „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ sorgt für Klarheit.

  • Einsatz von Minusbeträgen: Auf Stornorechnungen sind die ursprünglichen Leistungen mit Minusbeträgen aufzuführen, um den ursprünglichen Rechnungsbetrag auszugleichen.

  • Vorgehensweise bei bereits verbuchten Zahlungen: Wenn Zahlungen bereits verbucht wurden, dürfen die ursprünglichen Rechnungen nicht mehr verändert werden. In diesen Fällen ist die Anfertigung einer aktualisierten Stornorechnung unumgänglich.

Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Rechnungen im Handumdrehen erstellen
  • Alles zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)
  • Geldeingänge abgleichen
  • Mahnungen, Angebote und Geschäftsbriefe rechtskonform verfassen
  • Rechnungslegung optimieren
  • Rechnungsvorlagen kostenlos downloaden und individuell gestalten
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Fragen und Antworten

Was ist bei einer Stornorechnung zu beachten?

Eine Stornorechnung enthält alle Angaben der ursprünglichen Rechnung und hebt diese vollständig durch negative Beträge auf. Der Gesamtbetrag entspricht dem ursprünglichen Betrag, jedoch im Minus. Sie stellt somit eine korrigierende Version der Originalrechnung dar, die ausschließlich der Berichtigung dient.

Ist eine Stornorechnung eine Gutschrift?

Eine Stornorechnung gilt nicht als klassische Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn. Sie dient ausschließlich der Rückgängigmachung einer fehlerhaften oder bereits bezahlten Rechnung. Eine Gutschrift stellt dagegen eine eigenständige, positive Einnahme dar.

Wie muss eine stornierte Rechnung aussehen?

Eine stornierte Rechnung enthält dieselben Positionen wie die Originalrechnung, jedoch mit negativen Beträgen. Sie weist einen klaren Hinweis auf die Stornierung und die Daten der ursprünglichen Rechnung auf.

Ist eine Stornorechnung Pflicht?

Sobald eine Rechnung bereits bezahlt oder verbucht ist, ist eine Stornorechnung zwingend erforderlich. Eine einfache Korrektur reicht dann nicht aus. Nur die Stornorechnung setzt den ursprünglichen Vorgang rechtssicher außer Kraft.

Was muss eine Stornorechnung enthalten?

Eine Stornorechnung muss alle Angaben einer regulären Rechnung enthalten, darunter Unternehmens- und Kundeninformationen, eigene Rechnungsnummer, Stornierungshinweis, Leistungsbeschreibung mit Negativbeträgen, Datum sowie Entgelt- und Steuerbeträge.

Wie wird eine Stornorechnung in der Buchhaltung verbucht?

Stornorechnungen werden in der Buchhaltung als Minusbeträge verbucht, wodurch die ursprüngliche Buchung der Rechnung neutralisiert wird. Allerdings bleibt der ursprüngliche Betrag für den Vorsteuerabzug relevant.

Muss bei kleineren Fehlern auf der Rechnung immer eine Stornorechnung erstellt werden?

Bei kleinen Fehlern auf Rechnungen muss nicht zwingend eine korrigierte Rechnung erstellt werden. Kleine Fehler, wie etwa Rechtschreibfehler, die den Sinn der Rechnung nicht beeinträchtigen, erfordern nicht unbedingt eine Korrektur. Wichtig ist, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf der Rechnung vorhanden und klar erkennbar sind.

Quellen

Weitere spannende Themen