Rechnung schreiben ⇒ rechtskonforme Rechnung mit Muster & kostenloser Vorlage

Eine Rechnung dokumentiert Leistung/Lieferung durch Unternehmen und Selbstständige sowie den Zahlungsanspruch – nach UStG, mit klar definierten Pflichtangaben. Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage inkl. Muster für die gesetzlichen Pflichtangaben erstellen Sie rechtskonforme Rechnungen mit wenigen Klicks.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Rechnung Vorlage: kostenloser Download
  2. Rechnung schreiben – auf einen Blick
  3. Pflicht zum Rechnung erstellen: wer muss Rechnungen schreiben?
  4. Pflichtangaben: was muss auf der Rechnung stehen?
  5. e-Rechnung & e-Rechnungspflicht: Neuregelung ab 2025
  6. Sonderfälle: EU-Geschäfte, Reverse Charge & innergemeinschaftliche Umsätze
  7. Rechnungen von Kleinunternehmern
  8. Fehlende Angaben: Was passiert?
  9. 5 Tipps aus der Praxis
  10. Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Rechnung Vorlage: kostenloser Download

Rechnungsmuster

  • Zweck: Rechtskonforme Rechnungsvorlage für schnelle, fehlerarme Rechnungserstellung.

  • Format: Editierbare Word‑Vorlage, ideal für Druck und E‑Mail‑Versand als PDF‑Datei an die E‑Mail‑Adresse der Kunden.

  • Anpassung: Branding, Logo, Farben und Designs sowie Textbausteine passend zur Branche, Absender, Empfänger, Leistung/Lieferung mit Beschreibung und fortlaufende Rechnungsnummer.

  • Muster: Enthält die gesetzlich geforderten Pflichtangaben gemäß § 14 UStG.

  • Praxis: Einheitliches Muster spart Zeit, schafft konsistente Dokumente und klare Kommunikation mit Kunden und Unternehmen.

  • Download: Kostenlose Rechnungsvorlage im Word‑Format. Sofort nutzbar und individuell editierbar.

  • Hinweis: Formvorschriften und gesetzliche Vorgaben beachten. Inhalte vor dem Versand prüfen und GoBD‑konform archivieren.

 

Die Rechnungsvorlage standardisiert Aufbau und Rechnungsdesign, damit Pflichtangaben sichtbar platziert sind und wiederkehrende Elemente wie Logo, Kopf‑ und Fußbereich sowie der Nummernkreis einheitlich bleiben.

  • Das reduziert Eingabefehler, beschleunigt die Erstellung und verbessert die Lesbarkeit für Kunden und Buchhaltung.

Die Datei liegt als Muster zur Orientierung und als editierbare Word‑Vorlage vor. Sie kann für den Postversand gedruckt oder für den digitalen Versand auch als PDF gespeichert und per E‑Mail versendet werden.

Rechnungsvorlage: Download

Damit alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt erfasst werden, nutzen Sie die strukturierte, kostenlose Vorlage im Word‑Format. Die Datei ist direkt und ohne Anmeldung verfügbar:

Rechnungsvorlage: Download

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

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Rechnung schreiben – auf einen Blick

Die 10 wichtigsten Fakten zur Rechnungsstellung
Definition

Für Unternehmen und Selbstständige (inkl. Freiberufler) bedeutet Rechnung schreiben eine rechtskonforme Rechnung gem. § 14 UStG zu erstellen. E‑Rechnungen entsprechen der EU-weiten Norm EN 16931. PDF‑Dateien per E‑Mail sind seit 01.01.2025 keine E‑Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Vorlage & Download

Unsere kostenlose Word-Vorlage erleichtert die rechtskonforme Rechnungserstellung – einfach Felder editieren, speichern, versenden oder drucken.

Pflicht zur Rechnungserteilung

Bei B2B und bei juristischen Personen ist die Rechnung gem. § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von 6 Monaten nach Leistung auszustellen.

E‑Rechnungspflicht (B2B)

Seit 01.01.2025 E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, mit Übergangsregeln bis 2026 bzw. für kleinere Unternehmen bis 2027. E‑Rechnungen können u. a. per E‑Mail übermittelt werden, zum Empfang genügt ein E‑Mail‑Postfach. Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC‑WL).

Ausnahmen von der
E-Rechnungspflicht

kein Anwendungsfall bei B2C. Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen. Zudem Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise (§ 34 UStDV), Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), Leistungen an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft sowie bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
Gesetzliche Pflichtangaben

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt u. a. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse von Unternehmen und Kunden, Menge und Art der Waren oder Leistungen, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag, Steuernummer oder Umsatzsteuer‑ID(USt‑IdNr.), Leistungszeitpunkt sowie Zahlungsbedingungen. § 14a UStG ergänzt besondere Fälle.
Kleinbetragsrechnung

Bis 250 EUR Rechnungssumme reichen die vereinfachten Pflichtangaben nach § 33 UStDV. Diese Fälle sind von der E‑Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen.
Kleinunternehmer

Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG mit Hinweis auf die Steuerbefreiung im Beleg. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer immer eine „sonstige Rechnung“ ausstellen, E‑Rechnungen empfangen müssen sie seit 2025 trotzdem können.
Aufbewahrung

Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Buchungsbelege sind seit 2025 gem. § 147 AO ebenfalls acht Jahre zu archivieren. Elektronische Archive sollten GoBD‑konform geführt werden.
Rechtsgrundlagen

Rechnung schreiben in Deutschland heißt: Rechnungsstellung und Rechnung erstellen mit Pflichtangaben gemäß § 14 UStG und § 14a UStG. Seit 2025 gilt im B2B-Bereich die E‑Rechnungspflicht mit Norm EN 16931, wobei eine per Mail versandte PDF‑Rechnung in den Übergangsfristen noch als „sonstige Rechnung“ zählt. Kleinunternehmerrechnungen (§ 19 UStG) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV) unterliegen geringeren Anforderungen. Für die schnelle Umsetzung nutzen Sie die kostenlose Rechnungsvorlage (Word), als Fakturierungs-Software ist ein Online‑Rechnungsgenerator keine verlässliche Lösung – optimal ist ein GoBD‑konformes Rechnungsprogramm mit Anbindung an die Buchhaltung.

Pflicht zum Rechnung erstellen: wer muss Rechnungen schreiben?

  • Geltungsbereich: Unternehmen und Selbstständige (inkl. Freiberuflern) in Deutschland, die Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen.

  • Anlass: Entgeltliche Lieferung oder Leistung verpflichtet zur Rechnungsstellung. Anzahlungen zählen dazu.

  • Adressaten: Im B2B‑Bereich besteht Rechnungspflicht. Gegenüber Privatpersonen üblich und teils erforderlich.

  • Fristen: Ausstellung innerhalb von sechs Monaten ab Leistungsdatum. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum 15. Tag des Folgemonats.

  • Form: Papier, E‑Rechnungen oder PDF‑Rechnung per E‑Mail. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

  • E‑Rechnungspflicht: Seit 2025 im B2B‑Bereich grundsätzlich E‑Rechnungen. Übergangsregeln gelten.

  • Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer mit Hinweis auf der Rechnung.

Eine Rechnung ist gemäß § 14 UStG verpflichtend auszustellen, wenn Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) vorliegen und der Umsatz nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8–29 UStG ist.

  • Gleiches gilt, wenn der Empfänger eine juristische Person ist, die kein Unternehmer ist.

  • Bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht die Pflicht ebenfalls.

  • Die Rechnung ist spätestens binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erteilen.

Für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie bestimmte grenzüberschreitende B2B‑Leistungen gilt die Frist bis zum 15. Tag des Folgemonats. Diese Frist sichert eine eindeutige Zuordnung in der Umsatzsteuer.

Seit 2025 ist im B2B‑Bereich bei inländischen Leistungen regelmäßig eine E‑Rechnung auszustellen.

  • Die Sechs‑Monats‑Frist gilt unabhängig vom Format.

  • Handelt es sich nicht um Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, kann weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Für B2C besteht keine allgemeine Pflicht, außer in den genannten Grundstücksleistungen. In der Praxis wird dennoch häufig eine Rechnung erstellt, etwa zur Dokumentation und zur Sicherung von Gewährleistungsansprüchen.

Pflichtangaben: was muss auf der Rechnung stehen?

  • Rechtsgrundlage: § 14 UStG und § 14a UStG regeln Inhalt und besondere Fälle, § 31 UStDV und § 33 UStDV konkretisieren.

  • Basisset: Vollständige Pflichtangaben sichern die Anerkennung durch das Finanzamt und den Vorsteuerabzug.

  • Form: Papier, E‑Rechnungen oder PDF‑Rechnung per E‑Mail. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

  • Schwellen: Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR nach § 33 UStDV. Darüber reguläre Rechnung mit den gesetzlichen Pflichtangaben.

  • Sonderfälle: Zusätzliche Angaben nach § 14a UStG, etwa bei innergemeinschaftlichen Vorgängen oder Reverse‑Charge (Umkehr der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger).

  • Praxis: Mehr‑Dokumenten‑Rechnung ist zulässig, wenn alle Rechnungsdaten insgesamt vollständig sind (§ 31 UStDV) und sich alle Pflichtangaben in Summe aus diesen Unterlagen ergeben.

Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Sie bilden die Grundlage für eine prüffähige Rechnungsstellung und den Vorsteuerabzug.

  • Je nach Fall verlangt § 14a UStG zusätzliche Hinweise, zum Beispiel bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Zur Form zählen Papier und elektronische Formate. Elektronische Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherstellen. Eine PDF‑Rechnung per E‑Mail ist möglich, sofern die Angaben vollständig sind.

Die Kleinbetragsrechnung erleichtert Vorgänge bis 250 EUR. Für bestimmte Fälle ist sie ausgeschlossen, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei Fernverkäufen gemäß § 3c UStG oder bei Reverse‑Charge.

Zusatzangaben sind fallbezogen erforderlich. Bei innergemeinschaftlichen Umsätzen sind regelmäßig Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer (USt‑IdNr.) von Unternehmen und Kunden anzugeben.

  • Bei Reverse‑Charge gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in die Rechnung.

Allgemeine Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung:

Das Muster verschafft einen schnellen Überblick über alle Pflichtangaben:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.

  2. Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Dienstleistungen.

  3. Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.

  4. Entgelt und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

  5. Steuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, wenn mehrere Steuersätze gelten.

  6. Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.

  7. Steuernummer oder Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer (USt‑IdNr.) des leistenden Unternehmers.

  8. Umsatzsteuer-ID (USt‑IdNr.) des Leistungsempfängers, wenn gesetzlich vorgeschrieben, zum Beispiel bei innergemeinschaftlichen Umsätzen (§ 14a UStG) oder wenn Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gilt (Reverse Charge).

  9. Optional: Zahlungsbedingungen zur klaren Zuordnung und Fälligkeit.

  10. Hinweis „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet.

Der Umfang der Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland richtet sich nach der Höhe des Rechnungsbetrags. Dabei wird in zwei Stufen unterschieden:

Rechnung bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung):

Vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV:

  • Name und Adresse des leistenden Unternehmens.

  • Ausstellungsdatum.

  • Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Dienstleistungen.

  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

Ausschluss: § 33 UStDV gilt nicht bei Leistungen nach § 3c,§ 6a, §13b UStG.

Mehr zur Kleinbetragsrechnung mit Muster und kostenloser Vorlage zum Download finden Sie hier:

Mehr zum Thema: Kleinbetragsrechnung

Standard‑Rechnung (über 250 Euro):

Es gelten die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Sonderfälle erfordern Zusatzangaben nach § 14a UStG, etwa den Hinweis auf Reverse‑Charge oder Angaben bei innergemeinschaftlichen Umsätzen.

  • Bei Fremdwährungen ist der Steuerbetrag in Euro auszuweisen. Mehr‑Dokumenten‑Rechnung ist zulässig, wenn alle Angaben eindeutig nachvollziehbar sind.

Ausnahme: Innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung

Für innergemeinschaftliche Umsätze ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen. In der Rechnung sind regelmäßig die USt‑IdNr. von Unternehmen und Kunden anzugeben. Zudem ist auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung oder auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Die Kleinbetragsrechnung ist in diesen Fällen nicht anwendbar.

e-Rechnung & e-Rechnungspflicht: Neuregelung ab 2025

  • Definition: E‑Rechnungen sind strukturierte Rechnungen nach EN 16931; eine PDF‑Rechnung zählt als sonstige Rechnung.

  • Pflicht/Bereich: E‑Rechnungspflicht bei Umsätzen im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmen (seit 2025), mit Übergangsfristen.

  • Übermittlung: Versand z. B. per E‑Mail; zum Empfang genügt eine E‑Mail‑Adresse.

  • Formate/Standards: XRechnung, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne MINIMUM/BASIC‑WL) erfüllen die Standards.

  • B2G: Für Rechnungen an den Bund gilt XRechnung, die Einreichung erfolgt über OZG‑RE.

  • Archivierung: Aufbewahrung nach § 14b UStG und GoBD‑konform.

  • Software & Prozesse: Rechnungsprogramm mit Funktionen für E‑Rechnungen einsetzen, ein Online‑Rechnungsgenerator ist hierfür nicht gleichwertig.

E‑Rechnung bedeutet ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Seit 2025 gilt im B2B: Nur strukturierte E‑Rechnungen erfüllen den gesetzlichen Begriff.

  • Eine PDF‑Rechnung bleibt als sonstige Rechnung zulässig, solange die Übergangsfristen greifen.

Zur Übermittlung ist kein bestimmter Kanal vorgeschrieben. Eine E‑Rechnung kann per E‑Mail übermittelt werden. Unternehmen müssen seit 2025 E‑Rechnungen empfangen können. Ein E‑Mail‑Postfach reicht aus.

Für B2G gelten eigene Vorgaben: Der Bund akzeptiert XRechnung über OZG‑RE. In der Regel ist eine Leitweg‑ID erforderlich. PDF‑Dateien sind hierfür nicht ausreichend.

Für Prozesse empfiehlt sich ein Rechnungsprogramm mit durchgängiger Buchhaltung. So bleiben Pflichtangaben vollständig und die Ablage GoBD‑konform. Ein Online‑Rechnungsgenerator erreicht diese Tiefe in der Regel nicht.

Mehr zum Thema: Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Was gilt als e-Rechnung?

Eine E‑Rechnung liegt vor, wenn Ausstellung, Übermittlung und Empfang in einem strukturierten Format erfolgen und die elektronische Verarbeitung möglich ist. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Vorgaben, ausgenommen MINIMUM und BASIC‑WL. Eine reine PDF‑Rechnung ist keine E‑Rechnung.

Übergangsfristen 2025–2027:

Zwischen 01.01.2025 und 31.12.2026 darf statt einer E‑Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

  • Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich diese Möglichkeit bis 31.12.2027. EDI‑Verfahren (Elektronischer Datenaustausch), die nicht EN 16931‑konform sind, sind ebenfalls bis 31.12.2027 zulässig.

  • Ab dem Ablauf der Fristen ist die E‑Rechnung im B2B-Bereich generell verpflichtend.

Sonderfälle: EU-Geschäfte, Reverse Charge & innergemeinschaftliche Umsätze

  • Anwendungsbereich: Innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG sowie grenzüberschreitende B2B‑Dienstleistungen mit Reverse-Charge.

  • Pflichtangaben: Vollständige Rechnungsstellung mit USt‑IdNr. von Unternehmen und Kunden sowie klarer Leistungsbeschreibung.

  • Rechnungshinweise: Hinweis auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung bzw. auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).

  • Frist: Ausstellung bis zum 15. Tag des Folgemonats bei IGL und bestimmten B2B‑Leistungen.

  • Nachweis: Gelangensnachweis für die Steuerbefreiung bei IGL.

  • Kleinbetragsrechnung: Nicht anwendbar bei IGL und Reverse‑Charge‑Sachverhalten.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen.

  • In der Rechnung stehen die USt‑IdNr. von Unternehmen und Kunden sowie der Hinweis auf die Steuerfreiheit.

  • Den Nachweis erbringt die Gelangensbestätigung (Gelangensnachweis).

Bei Reverse Charge schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung des Leistenden erfolgt ohne Steuerbetrag und ohne Steuersatz und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Reverse-Charge richtig ausweisen:

Bei Leistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers stellt der Leistende ohne Umsatzsteuer in Rechnung.

  • Pflicht sind Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, USt‑IdNr. des leistenden Unternehmens und des Kunden sowie vollständige Rechnungsdaten.

  • Bei grenzüberschreitenden B2B‑Dienstleistungen ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen.

  • Die allgemeinen Pflichtangaben bleiben vollständig erhalten.

Rechnungen von Kleinunternehmern

  • Rechtsgrundlage: Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Mindestangaben in § 34a UStDV.

  • Mindestangaben: Name und Adresse beider Parteien, Ausstellungsdatum, Leistungsangaben, Entgelt mit Befreiungshinweis, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

  • USt-Ausweis: Keine Umsatzsteuer ausweisen, klarer Hinweis auf Steuerbefreiung auf der Rechnung (z. B. „Kleinunternehmer: steuerbefreit gem. § 19 UStG“).

  • E‑Rechnung: Keine Pflicht zur Ausstellung, seit 2025 Pflicht zum Empfang von E‑Rechnungen.

  • Form/Übermittlung: „Sonstige Rechnung“ zulässig (z. B. PDF per Mail).

Kleinunternehmer stellen Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und fügen den Befreiungshinweis nach § 19 UStG ein.

  • Die Mindestangaben laut § 34a UStDV müssen eingehalten werden und die Übermittlung als sonstige Rechnung, etwa als PDF‑Rechnung per E‑Mail, ist erlaubt.

  • Das gilt auch für Freiberufler, die ohne Umsatzsteuer abrechnen und den Befreiungshinweis aufnehmen.

  • Seit 2025 müssen Kleinunternehmer E‑Rechnungen empfangen können.

Rechnungsstellung Kleinunternehmer: Muster & Vorlage

Mehr Informationen zur Kleinunternehmerrechnung mit Muster und kostenloser Vorlage zum Download finden Sie hier:

Mehr zum Thema

Fehlende Angaben: Was passiert?

  • Vorsteuerabzug versagt: Ohne ordnungsgemäße Rechnung i. S. d. §§ 14, 14a UStG kein Abzug nach § 15 UStG.

  • Berichtigung & Rückwirkung: Rechnungsberichtigung nach § 31 UStDV möglich; Rückwirkung nach UStAE 14.11 (siehe auch UStH 2022, 14.11 Berichtigung von Rechungen).

  • Teilweise Anerkennung: Abzug nur für Positionen oder Beträge, die eindeutig ordnungsgemäß belegbar sind.

  • Bußgeld: Nicht‑ oder Spätausstellung ist Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG.

  • Zinsen: Nachforderungen werden nach § 233a AO verzinst.

  • Formatpflicht E‑Rechnung: Wenn E‑Rechnung geschuldet ist, gilt eine PDF‑Rechnung nur als sonstige Rechnung, Vorsteuerabzug erst nach ordnungsgemäßer E‑Rechnung (BMF 15.10.2024).

  • Prävention: Professionelles rechtskonformes Rechnungsprogramm mit Pflichtfeld‑Prüfung statt Rechnungsgenerator.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Fehlen Pflichtangaben oder handelt es sich um eine fehlerhafte Rechnung, ist der Abzug bis zur Rechnungsberichtigung gesperrt.

Eine Rechnungsberichtigung kann formale Mängel beheben und unter bestimmten Voraussetzungen rückwirkend wirken.

Eine Stornorechnung nutzen Sie, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits verbucht und versendet wurde. Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt bestehen, die Stornierung erhält eine neue Nummer.

Teilweise Anerkennung bedeutet: Der Abzug wird nur für korrekt belegte Positionen gewährt. Bei reinen Formmängeln kann der Abzug ausnahmsweise möglich sein, wenn der Verwaltung bereits alle erforderlichen Informationen vorliegen (UStAE 15.2a Rz 1a, siehe auch UStH 2022, 15a Be­rich­ti­gung des Vor­steu­er­ab­zugs).

Zur Prävention eignen sich geprüfte Rechnungsvorlagen, vollständige Rechnungsdaten und ein Rechnungsprogramm mit Pflichtfeld‑ und Prüflogik sowie Buchhaltungsanbindung. Ein simpler Rechnungsgenerator ist dafür oft ungeeignet.

Rechtliche Konsequenzen bei fehlenden oder falschen Angaben:

Bei Pflichtverstößen drohen Bußgelder, Nachzahlungen und Zinsen. Ist im B2B‑Bereich eine E‑Rechnung vorgeschrieben, reicht eine PDF‑Rechnung nicht aus. Der Vorsteuerabzug ist dann erst mit einer ordnungsgemäßen E‑Rechnung möglich.

5 Tipps aus der Praxis

Rechnungen zu schreiben ist mehr als nur eine bürokratische Pflicht. Mit gezieltem Einsatz können Sie Ihre Rechnungsstellung effizient gestalten und zusätzlichen Nutzen daraus ziehen:

5 Tipps zur Rechnungsstellung

  1. Toolwahl & Automatisierung

Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm statt eines Online‑Rechnungsgenerators, ein kurzer Vergleich der Funktionen zeigt die Vorteile bei Workflows und GoBD-Prüfungen. Automatisierte Workflows reduzieren Fehler und beschleunigen die Rechnungsstellung.

  • Funktionen wie Angebote, Lieferscheine, Zahlungserinnerung und Mahnung durchgängig abbilden.

  • Anbindung an die Buchhaltung und Unterstützung relevanter Standards sicherstellen, sowie verlässlichen Service und Updates des Anbieters sicherstellen.

  1. Rechnungsdesign

  • Auf ein professionelles, gut strukturiertes Design achten. Optional ergänzt ein Foto des Produkts die Positionsangaben und erleichtert die Zuordnung.

  • Eine strukturierte, ästhetische Rechnung stärkt den professionellen Eindruck bei Kunden und reduziert Fehler.

  • Konsistente Gestaltung mit Logo, Farben und Typografie erhöht Lesbarkeit und Wiedererkennung.

  • Die kostenlose Vorlage im Word-Format kann als Ausgangspunkt dienen und an Marke/Logo angepasst werden.

  1. Datenqualität & Nummernkreis

Pflegen Sie vollständige Rechnungsdaten und einen fortlaufenden Nummernkreis.

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum konsequent führen.

  • Zahlungsbedingungen eindeutig formulieren.

  • Projekt- oder Auftragsnummer sauber führen, damit Belegfluss und Auswertung klar bleiben.

  1. Versand & Archiv

Senden Sie die PDF‑Rechnung an die korrekte E‑Mail‑Adresse und archivieren Sie GoBD‑konform.

  • Jederzeit lesbar, vollständig und unveränderbar ablegen.

  • Aufbewahrungsfrist in DE: 10 Jahre.

  1. Zusammenarbeit & Beratung

  • Prozesse und Schnittstellen im B2B-Bereich klären.

  • Auswahl der Software am Bedarf ausrichten.

  • Bei speziellen Regelungen den Steuerberater einbinden.

  • Rollen, Rechte und Zugang im Team klar definieren.

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  • Rechnungen im Handumdrehen erstellen
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Fragen und Antworten

Wie schreibe ich korrekt eine Rechnung?

Nach § 14 UStG und § 14a UStG mit vollständigen Pflichtangaben. Seit 2025 im B2B‑Bereich regelmäßig E‑Rechnung; eine PDF‑Rechnung per E‑Mail gilt in den Übergangsfristen als „sonstige Rechnung“. Nutzen Sie rechtskonforme Rechnungsvorlagen oder ein Rechnungsprogramm statt eines Rechnungsgenerators.

Wie formuliere ich eine Rechnung richtig?

Klare Leistungsbeschreibung, richtige Beträge und Steuern, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie alle weiteren Pflichtangaben laut § 14 UStG. Bei Reverse-Charge den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen. Kleinunternehmer fügen den Befreiungshinweis nach § 19 UStG ein.

Wie schreibe ich eine Rechnung in Deutschland?

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG. Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR nach § 33 UStDV. Im B2B‑Bereich gilt seit 2025 die E‑Rechnungspflicht. Die USt‑IdNr. des Kunden ist in innergemeinschaftlichen Fällen nach § 14a UStG erforderlich.

Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?

Spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Leistung. Bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten (EU-Gemeinschaftsgebiet) gemäß § 14a UStG bis zum 15. Tag des Folgemonats. Zivilrechtliche Ansprüche verjähren regelmäßig nach drei Jahren.

Wie schreibe ich privat eine Rechnung?

Ohne Umsatzsteuer. Ausgestellt wird ein Kaufbeleg bzw. eine Quittung mit Name und Adresse beider Parteien, Datum, Bezeichnung und Menge des Gegenstands, Gesamtpreis. Unterschrift ist optional.

Wie schreibe ich eine Rechnung für ein Kleingewerbe?

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer, mit deutlichem Befreiungshinweis. Pflichtangaben wie bei Standardrechnungen. Praktisch mit Rechnungsvorlagen und Rechnungsprogramm umsetzen.

Mehr zum Thema: Kleinunternehmerregelung

Wie kann ich kostenlos eine Rechnung als PDF erstellen?

Rechnungsvorlagen nutzen, ausfüllen und als PDF speichern, per E‑Mail versenden. Prüfen Sie im B2B‑Bereich, ob eine E‑Rechnung nötig ist, PDF gilt dort nur als „sonstige Rechnung“ in den Übergangsfristen.

Wo finde ich eine kostenlose Rechnungsvorlage?

Direkt hier auf der Seite: Word‑Vorlage zum kostenlosen Download plus Musterrechnung für die Pflichtangaben.

Wie schreibe ich eine Rechnungsvorlage?

Kopfbereich mit Unternehmen, Adresse, USt‑IdNr./Steuernummer. Empfänger‑Block. Tabelle für Rechnungspositionen mit Menge, Bezeichnung, Preis. Summen, Steuersatz/Steuerbetrag oder Befreiungshinweis. Zahlungsbedingungen. Fuß mit Kontakt und rechtlichen Hinweisen.

Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Quellen

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