GoBD ⇒ Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einfach erklärt

Die GoBD, kurz für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenzugriff, definieren die Standards zur elektronischen Buchführung und Datenaufbewahrung für deutsche Unternehmen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. GoBD – auf einen Blick
  2. GoBD: Übersicht
  3. Was sind die GoBD?
  4. Kernanforderungen der GoBD
  5. Für wen gelten die GoBD?
  6. Umsetzung der GoBD
  7. Überprüfung und Einhaltung der GoBD
  8. GoBD und digitale Buchführung
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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GoBD – auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zu den GoBD
Definition Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD, sind Richtlinien und Vorgaben an die Art der Buchführung und des Datenzugriffs für Unternehmen in Deutschland.
Funktion Die GoBD gewährleisten die Integrität, Zugänglichkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit finanzieller Daten, wodurch eine transparente und zuverlässige Buchführung und Compliance in Angelegenheiten der Steuern unterstützt wird.
Merkmale Zu den Hauptmerkmalen der GoBD gehören die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit der Daten sowie deren Verfügbarkeit während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Bedeutung für die Buchführung Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen entscheidend, um steuerliche und rechtliche Konformität zu gewährleisten, besonders beim Einsatz von Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogrammen.
Bestimmungen Die GoBD-Anforderungen sind in § 238 HGB und § 239 HGB sowie in § 146 AO festgelegt, welche die ordnungsgemäße digitale Buchführung und Aufbewahrung von steuerrelevanten digitalen Dokumenten regeln.
Zur Einhaltung verpflichtet

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland. Sie müssen von jedem Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften befolgt werden, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Buchführungspflicht und Art der Buchführung (doppelte Buchführung oder EÜR).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind die Regeln und Standards, die die ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen.

GoBD: Übersicht

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, sind eine fundamentale Richtlinie im deutschen Steuerrecht.

  • Sie definieren die Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungen, die Unternehmen in Deutschland erfüllen müssen, um ihre steuerlichen Pflichten korrekt nachzukommen.

Entwickelt vom Bundesministerium der Finanzen (BMF), zielen die GoBD darauf ab, die Transparenz und Integrität der finanziellen Berichterstattung zu verbessern und die steuerliche Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.

  • Diese Regularien sind entscheidend für Unternehmen jeder Größe und Rechtsform, da sie detailliert festlegen, wie geschäftliche Transaktionen elektronisch erfasst und aufbewahrt werden müssen.

Die GoBD dienen vor allem der Sicherstellung einiger zentraler Aspekte in der Buchhaltung von Unternehmen, indem sie klare Vorgaben zur Dokumentation, Speicherung und Zugänglichkeit von steuerrelevanten elektronischen Daten machen.

Die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der GoBD unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, steuerrechtliche Risiken zu minimieren, sondern fördert auch eine effiziente und sichere Verwaltung von Geschäftsinformationen.

Kernaspekte der GoBD:

  • Dokumentenechtheit: Alle Geschäftsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass ihre Echtheit gewährleistet ist, d. h., sie müssen jederzeit ihrem Ursprung zugeordnet werden können.

  • Unveränderlichkeit: Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht mehr verändert werden können, ohne dass diese Änderung nachvollziehbar und dokumentiert ist.

  • Datenzugriff: Finanzbehörden müssen jederzeit Zugriff auf die Daten haben können, sei es im Rahmen einer Betriebsprüfung oder anderer steuerlicher Prüfungen.

  • Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen müssen je nach Art unterschiedlich lange aufbewahrt werden, in der Regel zehn Jahre.

  • Datenformat und -zugriff: Daten müssen in einem Format vorliegen, das eine Auswertung durch die Finanzbehörden ermöglicht. Dies bedeutet oft, dass sie maschinell auswertbar und ohne spezielle Hilfsmittel (wie etwa proprietäre Software) einsehbar sein müssen.

Diese Regeln gelten für alle unternehmerischen Dokumente, von Handelsbüchern, Inventuren und Jahresabschlüssen bis zu allen Belegen wie Rechnungen und Vertragsdokumenten. Die Einhaltung der GoBD ist nicht nur für die Steuerkonformität erforderlich, sondern auch, um die Integrität der unternehmerischen Finanzberichterstattung zu sichern.

Was sind die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind die rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland, die die Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungspflichten von Unternehmen regeln.

Sie wurden eingeführt, um die digitale Buchführung und die steuerrechtliche Dokumentation zu standardisieren und modernisieren.

Historischer Hintergrund und Entwicklung:

Die Entwicklung der GoBD ist eng verknüpft mit der fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt. Früher basierten Buchführung und Dokumentenaufbewahrung hauptsächlich auf Papierdokumenten.

  • Mit dem Aufkommen digitaler Technologien und der zunehmenden Verbreitung elektronischer Dokumentenführung sah sich die deutsche Finanzverwaltung gezwungen, die bestehenden Richtlinien zu überarbeiten.

  • Die GoBD wurden als Antwort auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen und der Finanzbehörden entwickelt, um eine einheitliche und gesetzeskonforme Verarbeitung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente zu gewährleisten.

Sie ersetzten frühere Regelungen wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).

Rechtliche Grundlagen und Gesetzgebung:

Die rechtliche Grundlage der GoBD wird durch verschiedene Gesetze und Verordnungen des deutschen Steuerrechts gebildet, insbesondere durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).

Die GoBD selbst sind keine Gesetze, sondern Verwaltungsanweisungen, die von der Bundesfinanzverwaltung herausgegeben werden:

  • Sie interpretieren bestehendes Recht und geben detaillierte Anweisungen, wie Unternehmen ihre Buchführungspflichten elektronisch erfüllen können.

Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen beziehen sich auf die ordnungsmäßige Buchführung, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchungen sowie auf die Aufbewahrungspflichten.

Kernanforderungen der GoBD

Die GoBD definieren genaue Vorschriften und Anforderungen an die Art und Weise, wie Unternehmen in Deutschland ihre digitale Buchführung handhaben und im Zuge dessen geschäftlichen Unterlagen aufbewahren.

  • Diese Anforderungen sind darauf ausgerichtet, die Integrität und Zuverlässigkeit der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten und die Transparenz gegenüber den Finanzbehörden zu sichern.

Die GoBD liefern somit genaue Anweisungen für die digitale Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen, die darauf abzielen, die Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Nachprüfbarkeit finanzieller Daten zu gewährleisten.

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit:

Eine der zentralen Anforderungen der GoBD ist die umfassende und präzise Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge laut Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB). Insbesondere die Bestimmungen in § 238 HGB und § 239 HGB sind dabei maßgebend.

  • Diese Paragrafen verlangen, dass die Buchführung so zu erfolgen hat, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

  • Unternehmen müssen sicherstellen, dass jede finanzielle Transaktion genau dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar ist.

  • Dies bedeutet, dass alle relevanten Informationen wie Datum, Beteiligte, Inhalt und der Zweck jeder Transaktion klar erfasst und für eine mögliche Prüfung zugänglich gemacht werden müssen.

  • Diese Dokumentationspflicht zielt darauf ab, eine lückenlose Kette von Belegen zu schaffen, die es den Finanzbehörden ermöglicht, die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens effektiv zu überprüfen.

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden, was eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsvorfälle sicherstellt und eine spätere Nachprüfung ermöglicht.

Unveränderbarkeit der Daten:

Ein weiterer wichtiger Aspekt der GoBD ist die Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten:

  • Gemäß den GoBD müssen einmal gespeicherte Daten unveränderbar sein und nötige Änderungen sind nur unter strengen Bedingungen zulässig und müssen vollständig dokumentiert werden, einschließlich des Änderungsgrundes und der Identifikation der verantwortlichen Person.

Diese Vorgaben sind in den GoBD und durch § 146 AO (Aufbewahrung von Unterlagen) geregelt, die die Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten vorschreiben:

  • Sobald eine Transaktion in das System eines Unternehmens eingetragen wurde, muss diese Eintragung gegen nachträgliche Änderungen gesichert sein.

  • Sollten Korrekturen notwendig sein, müssen diese als solche kenntlich gemacht und vollständig dokumentiert werden, inklusive der Gründe für die Änderung und der Identität der Person, die die Änderung vorgenommen hat.

Dies stellt sicher, dass die historische Genauigkeit der finanziellen Aufzeichnungen erhalten bleibt und Manipulationen verhindert werden.

Aufbewahrungspflichten und Fristen:

Die GoBD schreiben vor, dass alle buchführungsrelevanten Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

  • Diese Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt oder die Buchung vorgenommen wurde.

Die genauen Bestimmungen hierzu finden sich in § 147 AO, der die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Dokumente definiert.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland bei Verwendung von IT-Systemen für Geschäftsprozesse. Sie müssen daher von jedem Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften befolgt werden, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Buchführungspflicht.

Konkret müssen Selbstständige und Unternehmer daher die folgenden GoBD-Grundsätze in Sachen Unterlagen, Aufzeichnungen und Buchführung beachten:

GoBD-Grundsätze und Rechtsgrundlagen:

  • Dokumentenechtheit: Die GoBD fordern, dass alle Geschäftsdokugomente so gespeichert werden, dass ihre Authentizität jederzeit belegt werden kann, was bedeutet, dass die Herkunft und Echtheit der Dokumente klar nachweisbar sein muss (gemäß § 239 HGB).

  • Unveränderlichkeit: Daten dürfen nach ihrer Erfassung nicht ohne Nachverfolgbarkeit geändert werden. Jede Änderung muss dokumentiert und begründet werden (nach § 146 AO).

  • Datenzugriff: Die Finanzverwaltung muss jederzeit Zugang zu den Daten haben, insbesondere bei Betriebsprüfungen (nach § 147 AO).

  • Aufbewahrungsfristen: Geschäftsdokumente müssen je nach Art für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, in der Regel zehn Jahre (gemäß § 147 AO).

  • Datenformat und Zugriff: Die Daten müssen in einem Format gespeichert werden, das eine Überprüfung durch die Finanzbehörden ohne spezielle Hilfsmittel ermöglicht (entsprechend den Vorgaben der GoBD).

GoBD gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland. Sie müssen von jedem Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften befolgt werden, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Buchführungspflicht und Art der Buchführung (doppelte Buchführung oder EÜR).

Umsetzung der GoBD

Die korrekte Implementierung der GoBD ist für alle Unternehmen in Deutschland essentiell. Eine effektive Umsetzung erfordert sowohl die Integration fortschrittlicher Softwarelösungen als auch die Etablierung stringenter Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzpraktiken.

Die folgenden Abschnitte liefern umfassende Einblicke und praktische Tipps zur organisatorischen und technischen Realisierung der GoBD-Anforderungen, um die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherzustellen und die Effizienz der Buchführungsprozesse zu maximieren.

Softwarelösungen:

Die Einführung spezialisierter Buchhaltungssoftware ist ein Schlüssel zur effizienten Umsetzung der GoBD-Anforderungen.

  • Moderne Softwarelösungen unterstützen die Unveränderlichkeit von Daten, gewährleisten den gesetzeskonformen Datenzugriff und helfen, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Entsprechend der GoBD müssen die Systeme so eingerichtet sein, dass alle Daten jederzeit vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet wiedergegeben werden können (gemäß GoBD-Kapitel 5, Abschnitt 10).

Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz:

Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten zu gewährleisten.

  • Dies schließt den Schutz vor unbefugtem oder unrechtmäßigem Zugriff, zufälligem Verlust, Zerstörung oder Schäden ein.

Die GoBD verlangt, dass die Datenverarbeitungssysteme so konfiguriert sind, dass die Daten nur autorisiertem Personal zugänglich sind (gemäß § 9 BDSG).

Organisatorische Umsetzung der GoBD:

Die organisatorische Umsetzung der GoBD erfordert eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und eine dokumentierte Prozessbeschreibung.

  • Dies beinhaltet die Festlegung, wer für die Einrichtung, Wartung und regelmäßige Überprüfung der Systeme verantwortlich ist.

  • Hierbei ist die Einhaltung von internen Kontrollsystemen (IKS) essentiell, um die Integrität und Verlässlichkeit der buchhalterischen Daten zu sichern.

Technische Umsetzung der GoBD:

Die technische Umsetzung der Grundsätze umfasst die Installation und Konfiguration von IT-Systemen, die den Anforderungen der GoBD entsprechen.

  • Dazu gehört die Implementierung von Mechanismen zur Gewährleistung der Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Datensätzen.

  • Systeme müssen so konfiguriert sein, dass Änderungen und Löschungen von Daten klar nachvollziehbar sind und dass alle Vorgänge protokolliert werden.

Umsetzungstipps für Unternehmen:

Unternehmen sollten regelmäßig Schulungen zum korrekten Umgang mit Buchhaltungssoftware und den Grundsätzen der GoBD durchführen.

  • Es ist empfehlenswert, klare Richtlinien und Verfahrensanweisungen zu entwickeln, die die Einhaltung der GoBD unterstützen.

  • Die Beachtung der Aufbewahrungspflichten und die Sicherstellung der Datensicherheit sollten in diesen Richtlinien festgehalten werden.

Überprüfung und Einhaltung der GoBD

Die GoBD-Richtlinien sind nicht nur grundlegende Vorschriften für die Buchführung, sondern deren Einhaltung wird auch regelmäßig von den Finanzbehörden überprüft.

Für Unternehmen in Deutschland ist es daher entscheidend, sich kontinuierlich an diese gesetzlichen Anforderungen zu halten, um Sanktionen zu vermeiden. Die Überprüfung der Einhaltung erfolgt oft im Rahmen von Betriebsprüfungen, bei denen die korrekte Anwendung der GoBD im Fokus steht.

Rolle der Finanzbehörden:

Die Finanzbehörden sind dafür verantwortlich, die Einhaltung der GoBD zu überwachen. Dies schließt regelmäßige Prüfungen ein, bei denen die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen kontrolliert wird.

  • Der Zugriff auf digitale Daten und deren korrekte Verarbeitung gemäß den GoBD ist ein wesentlicher Prüfpunkt.

Häufige Fehler und deren Vermeidung:

Häufige Fehler bei der Umsetzung der GoBD umfassen:

  • Unvollständige Dokumentationen

  • Fehlerhafte Datenarchivierung

  • Nicht konforme Datenformate

Zur Vermeidung dieser Fehler ist es empfehlenswert, regelmäßige interne Audits durchzuführen und eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware zu verwenden, die automatische Protokollierung und Revisionssicherheit gewährleistet.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung:

Die Nichteinhaltung der GoBD kann erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen für Unternehmen haben:

  • Wird die Buchführung nicht den Anforderungen der GoBD entsprechend geführt, können Finanzbehörden die Buchhaltungsunterlagen zurückweisen.

  • Dies kann zu Hinzuschätzungen von Umsatz und Gewinn führen, was wiederum erhebliche Steuernachforderungen nach sich ziehen kann.

  • Zusätzlich können Nachzahlungszinsen anfallen.

Bei gravierenden Verstößen, die auf eine bewusste Manipulation oder Verschleierung der Vermögenslage hinweisen, kann das Finanzamt das Unternehmen an die zuständigen Stellen für Strafsachen und Bußgeldsachen weiterleiten.

  • In solchen Fällen können auch strafrechtliche Ermittlungen eingeleitet werden, wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung besteht.

Es ist daher essenziell, dass Unternehmen die GoBD nicht nur als Richtlinie, sondern als verbindliche Vorschrift betrachten und deren Einhaltung in ihrer täglichen Geschäftspraxis gewährleisten, um derartige Risiken zu vermeiden.

  • Die Implementierung einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware kann hierbei unterstützen, indem sie hilft, Fehler zu minimieren und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit der Buchführungsprozesse zu verbessern.

GoBD und digitale Buchführung

Die Digitalisierung hat die Buchhaltungspraktiken weltweit revolutioniert. Im Kontext der GoBD eröffnen digitale Buchführungssysteme Unternehmen in Deutschland neue Möglichkeiten, ihre Buchführungsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Anpassung an digitale Prozesse:

Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, ihre Buchführung gemäß den GoBD anzupassen.

  • Digitale Lösungen erleichtern die Einhaltung von Vorschriften durch automatisierte Abläufe und verbessern die Effizienz der Datenverarbeitung.

Die Fähigkeit, schnell auf Daten zuzugreifen und diese auszuwerten, ist besonders wertvoll für die Einhaltung der Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Integration mit Cloud-Diensten:

Die Integration von Cloud-Diensten in Buchhaltungssoftware bzw. eine vollumfängliche Buchhaltungslösung als Cloudanwendung bietet zusätzliche Flexibilität und Sicherheit.

  • Cloud-basierte Rechnungsprogramme ermöglichen einen sicheren und jederzeitigen Zugriff auf finanzielle Daten und Aufzeichnungen, unabhängig vom Standort.

Dies unterstützt die GoBD-Forderung nach Datenzugriff und -auswertbarkeit und ermöglicht es Unternehmen, effektiv mit externen Prüfern und Steuerberatern zusammenzuarbeiten.

Automatisierung der Buchhaltung:

Die Automatisierung der Buchhaltung reduziert menschliche Fehler und optimiert die Genauigkeit finanzieller Aufzeichnungen.

  • Automatisierte Systeme gewährleisten die Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Buchungen, was essenziell für die Einhaltung der GoBD ist.

  • Darüber hinaus ermöglichen sie es Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen, indem repetitive Aufgaben reduziert werden.

  • Durch die Nutzung digitaler Technologien können Unternehmen die Anforderungen der GoBD nicht nur einfacher erfüllen, sondern auch ihre operative Effizienz steigern.

Dies führt zu einer transparenteren, sichereren und kosteneffizienteren Buchhaltung, die für die Anforderungen moderner Geschäftsumgebungen gerüstet ist.

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Fragen und Antworten

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bilden einen anerkannten Rahmen aus Regeln und Prinzipien, die die korrekte Buchführung und den Datenzugriff in Deutschland gewährleisten.

  • Sie spielen eine essenzielle Rolle bei der Sicherstellung der Präzision, Transparenz und Verständlichkeit von Finanzberichten.

Welche Grundsätze umfassen die GoBD?

Zu den wesentlichen Grundsätzen der GoBD gehören Klarheit und Übersichtlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit, Vollständigkeit sowie die Aufbewahrungsfristen.

  • Diese Prinzipien gewährleisten eine ordnungsgemäße Buchführung.

Quellen

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