Eigenbeleg + Vorlage

Wer als Unternehmer oder Selbstständiger eine Steuererklärung abgeben muss, hat es oft nicht leicht: Den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten und diese richtig in der Steuererklärung anzugeben, um mit einer maximalen Steuerentlastung rechnen zu können, kann viel Zeit und Nerven kosten.

Vor allem die Buchführung, die auf dem Weg zur Steuererklärung folgt, erweist sich in der Praxis oft als aufwändig und kompliziert. Denn:

• Wer beim Finanzamt punkten will, sollte stets Belege sammeln und aufbewahren – insbesondere für getätigte Ausgaben, die man beispielsweise als Betriebsausgaben absetzen will.
• Doch wo Belege gesammelt werden, können sie auch mal abhandenkommen.

Für diese Fälle gibt es jedoch eine Möglichkeit, doch noch einen angemessenen Nachweis zu liefern: mithilfe des sogenannten Eigenbelegs.

Bei Verlust von Rechnungen und dergleichen sollte der Eigenbeleg immer das Mittel der Wahl sein. Denn:

• Reine zahlenbasierte Nachweise aus der eigenen Buchhaltung oder Daten aus der Buchhaltungssoftware im Unternehmen gleichen einen verlorenen Originalbeleg in der Regel nicht aus.

• In solchen Fällen können Eigenbelege als Ersatzausfertigungen für die nicht vorhandenen Nachweise genutzt werden.

• Voraussetzung ist natürlich, dass die Inhalte des Eigenbelegs in etwa denen des Fremdbelegs entsprechen und somit ihre Funktion als Ersatzausfertigung erfüllen kann.

Grundsätzlich gibt es keine festen Vorschriften, welche Inhalte ein Eigenbeleg haben soll. Einen guten Rahmen kann einem aber jeder Fremdbeleg liefern:

• Wenn du dich bei der Erstellung deines Ersatzbelegs auf die Punkte konzentrierst, die du auch in jeder gängigen Rechnung oder Quittung vorfinden würdest, bist du auf der sicheren Seite.

Empfohlene Inhalte

Zu den empfohlenen Inhalten von Eigenbelegen gehören beispielsweise:

• Der Zahlungsempfänger: Dieser sollte eindeutig zuordenbar sein, z.B. mit Anschrift
• Die Art der Aufwendung: Eine genaue Konkretisierung des Produkts oder der Dienstleistung, für die der Eigenbeleg ausgestellt wird
• Das Datum, an dem der Aufwand entstanden ist
• Die angefallenen Kosten bzw. der bezahlte Preis
• Nicht vergessen: aktuelles Datum und eine Unterschrift

Dir ist eine wichtige Quittung abhandengekommen und du musst einen Eigenbeleg ausstellen? Mit unserer Vorlage kannst du nichts falsch machen!

Belegerstellung leicht gemacht! Am Ende dieses Kapitels findest du eine kostenlose Vorlage für einen Eigenbeleg zum Download, in dem du alle wichtigen Angaben machen kannst, die für das Finanzamt notwendig sind, um deine Kosten zum Abzug zu bringen.

Unsere Vorlage für Eigenbelege hilft dir dabei - ganz ohne Nutzung weiterer Tools - einen Ersatzbeleg als Nachweis für deine angefallenen Ausgaben zu liefern. Mit dieser Vorlage hast du die Möglichkeit, verloren gegangene Rechnungen, Quittungen, Nachweise und mehr zu ersetzen.