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Sie haben sich entschieden, selbstständig zu arbeiten. Was jetzt kommt, sind Anmeldungen, Fristen und die Frage, wie Sie Ihre Einnahmen von Anfang an sauber festhalten. Ob Gewerbe oder freiberufliche Tätigkeit: Mit FreeFinance organisieren Sie Ihre Buchhaltung vom ersten Beleg an und sparen wertvolle Zeit und Nerven.
Jetzt FreeFinance kostenlos testenAls Kleinunternehmer weisen Sie für Ihre steuerbefreiten Umsätze keine Umsatzsteuer aus und geben den Grund dafür auf der Rechnung an.
In FreeFinance aktivieren Sie die Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen. Für Angebote und Rechnungen nutzen Sie die Rechnungslegung ab Paket Plus. Auf Ihre Rechnung gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
Ihre Belege liegen an einem Ort, nicht in einer Tabelle und einem Schuhkarton.
Mit der kostenlosen PaperCut-App fotografieren Sie den Beleg direkt vor Ort und verbuchen ihn später in FreeFinance. Die KI-gestützte Belegerkennung mit 1.000 OCR-Credits pro Jahr ist bereits im Einsteigerpaket enthalten.
Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln, kommen neue Aufgaben in der Buchhaltung hinzu.
Die ELSTER-Anbindung für Umsatzsteuervoranmeldungen ist ab dem Einsteigerpaket dabei. Rechnungslegung und Bankanbindung ergänzen Sie mit Paket Plus. Ihre Buchhaltung wächst mit Ihrem Unternehmen.
Melden Sie Ihre gewerbliche Tätigkeit beim zuständigen Gewerbeamt an, je nach Gemeinde auch online. Freiberufler benötigen keine Gewerbeanmeldung, müssen ihre Tätigkeit aber beim Finanzamt erfassen lassen.
Mehr zur GewerbeanmeldungInformieren Sie Ihre Krankenversicherung über die Selbstständigkeit und klären Sie Ihren Versicherungsschutz. Prüfen Sie außerdem, ob für Ihre Tätigkeit weitere Absicherungen oder berufsbezogene Pflichten relevant sind.
Mehr zu Versicherungen für UnternehmenÜbermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsaufnahme über ELSTER (§ 138 AO). Das Finanzamt prüft Ihre Angaben und teilt Ihnen die betriebliche Steuernummer mit.
Mehr zum Fragebogen zur steuerlichen ErfassungPrüfen Sie, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können. Bei erfüllten Voraussetzungen greift sie kraft Gesetzes. Ein freiwilliger Verzicht gegenüber dem Finanzamt bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
Mehr zur KleinunternehmerregelungAb dem ersten Tag zählt jeder Beleg. Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben getrennt von privaten Zahlungen. Welche Betriebsausgaben Sie abziehen dürfen, beeinflusst Ihren steuerlichen Gewinn.
Mehr zu BetriebsausgabenStellen Sie für Ihre steuerbefreiten Umsätze eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Ergänzen Sie den Hinweis: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Prüfen Sie vor dem Versand die Angaben und Ihre Steuereinstellungen.
Mehr zur Kleinunternehmer-RechnungDie Kleinunternehmerregelung ist keine eigene Unternehmensform und keine Rechtsform, sondern eine Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG. Für die befreiten Umsätze stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Grundsätzlich entfallen Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung. Sonderfälle wie Reverse Charge und Aufforderungen des Finanzamts bleiben zu beachten.
Stand September 2026 gelten für in Deutschland ansässige Unternehmer 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr als Grenzen. Bei erstmaliger Gründung gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro, auch bei einem Start während des Jahres. Entscheidend ist der tatsächliche Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, nicht der Gewinn.
Für Gründer mit Privatkunden kann die Steuerbefreiung Spielraum bei der Preisgestaltung schaffen, und die Buchhaltung wird bei der Umsatzsteuer einfacher. Der Preis dafür ist der fehlende Vorsteuerabzug: Umsatzsteuer aus Ausgaben für Ihre befreiten Umsätze erhalten Sie nicht zurück.
Wer vor allem an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen verkauft, hat diesen Preisvorteil meist nicht. Bei größeren Anschaffungen lohnt sich deshalb eine Vergleichsrechnung. Kundenstruktur, Investitionen und geplantes Wachstum helfen Ihnen, die Regelbesteuerung abzuwägen.
Wichtig ist der richtige Zeitpunkt beim Überschreiten. Bereits der gesamte Umsatz, mit dem Sie die laufende Grenze von 100.000 Euro überschreiten, unterliegt der Regelbesteuerung. Bei Neugründern gilt dies schon bei 25.000 Euro. Frühere befreite Umsätze bleiben steuerfrei. Liegt Ihr Jahresumsatz über 25.000 Euro, entfällt die Befreiung im Folgejahr.
Sie können freiwillig auf die Befreiung verzichten. Der Verzicht gegenüber dem Finanzamt bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Rechnen Sie daher vor der Entscheidung durch, wie sich der Vorsteuerabzug auf Ihre Anschaffungen und laufenden Kosten auswirkt.
Bei Geschäften mit dem EU-Ausland können eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und zusätzliche Steuerpflichten erforderlich sein. Die EU-Kleinunternehmerregelung nach § 19a UStG ist ein gesondertes Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Dafür gelten unter anderem höchstens 100.000 Euro EU-Jahresumsatz im Vorjahr und laufenden Jahr sowie die Voraussetzungen des jeweiligen Mitgliedstaats.
Von der Umsatzsteuerbefreiung unberührt bleiben die Einkommensteuer und gegebenenfalls weitere Steuern. Auch Ihre Kranken- und Sozialversicherung richtet sich nach eigenen Regeln. Kleinunternehmer zu sein bedeutet daher nicht, insgesamt steuer- oder beitragsfrei zu arbeiten.
Für die Gewerbeanmeldung fällt eine kommunale Gebühr an. Freiberufler benötigen diesen Schritt nicht. Planen Sie zusätzlich Ausstattung, Versicherungen und mögliche Beratungskosten ein, abhängig von Ihrer Tätigkeit und Rechtsform.
Für nach § 19 UStG befreite Umsätze sind Sie von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen Sie seit 2025 trotzdem, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Zusätzliche Vorgaben öffentlicher Auftraggeber sind gesondert zu beachten.
Nein. Ein Kleingewerbe erfordert nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb. Kleinunternehmer ist dagegen ein Status im Umsatzsteuerrecht, den auch Freiberufler nutzen können.
Ja. Die Umsatzgrenzen gelten auch im Nebenerwerb. Prüfen Sie arbeitsvertragliche Vorgaben zur Nebentätigkeit und klären Sie mit Ihrer Krankenversicherung, wie die zusätzliche Selbstständigkeit eingeordnet wird.
Weder noch. Es zählt der maßgebliche Gesamtumsatz aus Ihren unternehmerischen Tätigkeiten im Kalenderjahr. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben nach § 19 Abs. 2 UStG bei der Berechnung außen vor.
Häufig ja. Eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist nach § 4 Abs. 3 EStG möglich, wenn Sie weder gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind noch freiwillig Bücher und Abschlüsse führen. Der Kleinunternehmer-Status allein entscheidet das nicht, eine GmbH benötigt beispielsweise weiterhin eine Bilanz.
