Regelbesteuerung in Deutschland: Definition und Abgrenzung zur Kleinunternehmerregelung

Die Regelbesteuerung ist im deutschen Umsatzsteuerrecht der gesetzliche Standardfall, bei dem Unternehmer auf ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen Umsatzsteuer erheben, auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Für Selbstständige ist die Abgrenzung zur Kleinunternehmerregelung vor allem bei der Gründung sowie beim Überschreiten der gesetzlichen Umsatzgrenzen entscheidend.

Echte Inhalte

Wir schreiben unsere Inhalte ohne Chat-GPT & Co! Hier finden Sie nur redaktionell erstellte & geprüfte Infos für Deutschland 🇩🇪!

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Regelbesteuerung – auf einen Blick
  2. Regelbesteuerung: Wichtige Grundlagen
  3. Regelbesteuerung vs. Kleinunternehmerregelung: Vergleich im Überblick
  4. 4 typische Fälle, in denen sich die Regelbesteuerung lohnt
  5. Schritt für Schritt: So läuft der Wechsel zur Regelbesteuerung ab
  6. Zurück zur Kleinunternehmerregelung: Wann und wie ist der Wechsel möglich?
  7. Regelbesteuerung in der Praxis: Vermeiden Sie diese 7 typischen Fehler
  8. Häufig gestellte Fragen zur Regelbesteuerung
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Direktschnittstelle

Mit FreeFinance unterjährige Meldungen direkt an FinanzOnline übermitteln!

Jetzt testen!

Regelbesteuerung – auf einen Blick

Was ist die Regelbesteuerung?Die Regelbesteuerung ist der gesetzliche Standard, bei dem Unternehmen Umsatzsteuer erheben, ausweisen und an das Finanzamt entrichten.
Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung?Im Vergleich zur Kleinunternehmerregelung besteht Umsatzsteuerpflicht mit Vorsteuerabzug, während diese darauf verzichtet und dafür weniger Verwaltungsaufwand verursacht.
In welchen Fällen ist die Regelbesteuerung für Unternehmer sinnvoll?Besonders vorteilhaft ist die Regelbesteuerung bei stark wachsendem Umsatz, vielen B2B-Kunden, hohen Betriebsausgaben sowie bei internationalen Geschäften.
Wie läuft der Wechsel zur Regelbesteuerung ab?Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung erfolgt durch Beantragung der Umsatzsteuer-ID (sofern EU‑Geschäfte geplant sind), Information an das Finanzamt, ggf. Beantragung der Istversteuerung sowie Anpassung von Umsatzsteuer, Meldezeiträumen, Buchhaltung und Rechnungen.
Unter welchen Voraussetzungen ist der Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung möglich?Ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn die Umsatzgrenzen wieder unterschritten werden oder nach Ablauf einer fünfjährigen Bindungsfrist.
Regelbesteuerung

Die Regelbesteuerung bedeutet, dass ein Unternehmen oder eine selbstständige Person der normalen Umsatzsteuerpflicht unterliegt und daher Umsatzsteuer auf Leistungen verrechnen muss. Im Gegenzug kann die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückgefordert werden. Sie ist das Gegenstück zur Kleinunternehmerregelung, bei der keine Umsatzsteuer verrechnet wird.

Regelbesteuerung: Wichtige Grundlagen

Die Regelbesteuerung ist eine gesetzliche Form der Besteuerung, bei der Betriebe auf ihre Leistungen Umsatzsteuer erheben, diese auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt entrichten, sofern keine Kleinunternehmerregelung greift.

  • Sie gilt für alle Unternehmen und Selbstständigen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, sofern keine Sonderregelung wie die Kleinunternehmerregelung greift.
  • Das bedeutet, dass auf Verkäufe und Dienstleistungen Umsatzsteuer erhoben, auf Rechnungen ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt wird.
  • Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Umsätze und Vorsteuerbeträge gemäß § 22 UStG durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Vorteile der Regelbesteuerung

  • Ein wesentlicher Vorteil der Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug. Unternehmen können die Umsatzsteuer, die sie bei eigenen Einkäufen zahlen, vom Finanzamt zurückfordern.
  • Gleichzeitig erfolgt die Erhebung der Umsatzsteuer auf eigene Leistungen, die anschließend an das Finanzamt abgeführt wird.
  • Dadurch entsteht am Ende nur die Differenz zwischen vereinnahmter Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer als tatsächliche Steuerlast.
  • Die Abrechnung erfolgt über die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), die monatlich oder vierteljährlich abgegeben wird. Dabei werden alle Umsätze sowie die gezahlte Vorsteuer erfasst und miteinander verrechnet.
  • Je nach Ergebnis ergibt sich entweder eine Zahllast gegenüber dem Finanzamt oder ein Erstattungsanspruch.
  • Zusätzlich ist am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, in der alle Umsätze des Jahres zusammengefasst werden.

Umsatzsteuererklärung: Pflichten, Fristen & Anleitung im Überblick

Ausnahme: Kleinunternehmerregelung nach 19 Abs 1 UStG

  • Unter bestimmten Voraussetzungen können Selbstständige und kleine Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden und damit auf die Regelbesteuerung verzichten.
  • Voraussetzung ist, dass der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich den Betrag von 100.000 € nicht überschreitet.
  • Die Regelung wird nicht automatisch angewendet, sondern muss beim Finanzamt gewählt bzw. beantragt werden.
  • Bei Anwendung der Regelung entfällt auf der Kleinunternehmer-Rechnung die Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen, und es müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden.
  • Im Gegenzug entfällt jedoch auch der Vorteil des Vorsteuerabzugs, sodass gezahlte Umsatzsteuer auf Einkäufe nicht zurückgeholt werden kann.
  • Für Kleinunternehmer sinkt zwar der Verwaltungsaufwand, allerdings stehen weniger steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Tipp: Die Buchhaltungssoftware FreeFinance unterstützt die lückenlose Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, sodass Selbstständige den Zeitpunkt der Überschreitung der Umsatzgrenzen frühzeitig erkennen.

Regelbesteuerung vs. Kleinunternehmerregelung: Vergleich im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung auf einen Blick. Der Übergang zwischen den Besteuerungsformen richtet sich vor allem nach der Entwicklung der Einkünfte eines Betriebs.

BereichRegelbesteuerungKleinunternehmerregelung
UmsatzgrenzenKeine Umsatzgrenze; der Wechsel hängt nur vom Überschreiten der Kleinunternehmergrenze ab.Nur bei Einhaltung der gesetzlichen Umsatzgrenzen
UmsatzsteuerUmsatzsteuer wird ausgewiesen und ans Finanzamt abgeführtKeine Umsatzsteuer auf Rechnungen und keine Abführung
VorsteuerabzugMöglich, gezahlte Umsatzsteuer kann erstattet werdenNicht möglich, dadurch höhere effektive Kosten
VerwaltungsaufwandHöher durch Voranmeldungen und JahreserklärungGeringer, da keine Voranmeldungen erforderlich sind
RechnungenMit Umsatzsteuer, Steuersatz und SteuerbetragOhne Umsatzsteuer, Kleinunternehmer-Hinweis auf § 19 UStG erforderlich
WechselRückwechsel nur unter bestimmten Voraussetzungen möglichWechsel zur Regelbesteuerung jederzeit möglich (mit Bindung)

Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, Besonderheiten für Kleinunternehmen und kostenlose Vorlage zum Download

4 typische Fälle, in denen sich die Regelbesteuerung lohnt

Ob die Regelbesteuerung für Sie vorteilhaft ist und die Kleinunternehmerregelung eher Nachteile mit sich bringt, hängt stark von Ihrer individuellen Situation ab. Die folgenden vier typischen Szenarien helfen Ihnen bei der Einschätzung, welche Option die passendere ist.

1. Stark wachsender Umsatz

Wenn Ihre Umsätze schnell steigen und absehbar die Kleinunternehmergrenze überschreiten, kann die Regelbesteuerung die bessere Variante sein. Dadurch vermeiden Sie spätere Umstellungen und müssen Preise sowie Rechnungen nicht nachträglich anpassen. Das sorgt langfristig für mehr Planungssicherheit und reduziert den administrativen Aufwand.

2. Geschäftskunden statt Privatkunden (B2B)

Bei überwiegender Zusammenarbeit mit Unternehmen ist die Regelbesteuerung häufig vorteilhaft. B2B-Kunden können die ausgewiesene Umsatzsteuer selbst als Vorsteuer abziehen, sodass der Bruttopreis für sie keine entscheidende Rolle spielt. Zudem wirkt die Regelbesteuerung nach außen oft professioneller, da kein Kleinunternehmer-Hinweis auf den Rechnungen erscheint.

3. Hohe Ausgaben oder Investitionen

Wer viele Betriebsausgaben hat oder größere Investitionen plant, profitiert vom Vorsteuerabzug. Die gezahlte Umsatzsteuer kann vom Finanzamt zurückgeholt werden, was insbesondere in der Gründungs- oder Investitionsphase zu einer spürbaren finanziellen Entlastung führt.

4. Geschäfte mit EU-Unternehmen (Ausgaben)

Bei Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus dem EU-Ausland (z. B. Länder wie Österreich, Dänemark oder Irland) kommt häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Dabei geht die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger über.

Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung von Google netto und führen die Umsatzsteuer selbst an das deutsche Finanzamt ab. Diese kann im Rahmen der Regelbesteuerung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Für Kleinunternehmer entfällt dieser Vorteil, da kein Vorsteuerabzug möglich ist, wodurch sich die Kosten effektiv erhöhen.

Schritt für Schritt: So läuft der Wechsel zur Regelbesteuerung ab

Wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln möchten, können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:

1. Umsatzsteuer-ID beantragen

Falls Sie noch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben, beantragen Sie diese beim Bundeszentralamt für Steuern. Diese benötigen Sie für Rechnungen und geschäftliche Tätigkeiten im EU-Ausland.

2. Finanzamt informieren

Teilen Sie Ihrem Finanzamt schriftlich mit, dass Sie zur Regelbesteuerung wechseln möchten. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, informieren Sie diesen ebenfalls, damit alles korrekt umgesetzt wird.

3. Istversteuerung prüfen und ggf. beantragen

Überlegen Sie, ob die Istversteuerung für Sie sinnvoll ist. Dabei zahlen Sie die Umsatzsteuer erst, wenn Ihre Kunden tatsächlich bezahlt haben. Das kann Ihre Liquidität verbessern. Den Antrag stellen Sie direkt beim Finanzamt.

4. Umsatzsteuer realistisch einschätzen

Schätzen Sie, wie hoch Ihre voraussichtliche Umsatzsteuer für das laufende Jahr sein wird. Diese Angabe hilft dem Finanzamt, Ihre Vorauszahlungen festzulegen.

5. Meldezeitraum festlegen

Je nach Höhe Ihrer Umsatzsteuer müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben. Das Finanzamt informiert Sie darüber. Die Zahlungen erfolgen dann regelmäßig im Laufe des Jahres.

6. Buchhaltung und Rechnungen anpassen

Stellen Sie Ihre Buchhaltungssoftware auf Regelbesteuerung um. Achten Sie darauf, dass Sie auf Ihren Rechnungen nun die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Entfernen Sie den Kleinunternehmer-Hinweis und ergänzen Sie alle erforderlichen Angaben wie Steuersatz und Steuerbetrag.

Tipp: Die Buchhaltungssoftware FreeFinance unterstützt die GoBD-konforme Rechnungsstellung und übernimmt die korrekte Ausweisung von Steuersatz und Steuerbetrag nach § 14 UStG.

Zurück zur Kleinunternehmerregelung: Wann und wie ist der Wechsel möglich?

Ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Entscheidend ist, wie der vorherige Wechsel zur Regelbesteuerung erfolgt ist.

  • Erfolgt der Wechsel aufgrund eines überschrittenen Umsatzes, ist eine Rückkehr möglich, sobald die gesetzlichen Umsatzgrenzen wieder unterschritten werden. Die Anwendung erfolgt in der Regel zum Beginn eines neuen Kalenderjahres.
  • Wurde zuvor freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, gilt eine Bindungsfrist von fünf Jahren, die mit dem Kalenderjahr beginnt, in dem der Verzicht erklärt wurde.
  • Innerhalb dieses Zeitraums ist ein Wechsel unabhängig von der Umsatzhöhe nicht möglich.

Hinweis von FreeFinance: Der Wechsel wird durch eine schriftliche Mitteilung an das Finanzamt beantragt. Darin wird erklärt, dass die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung wieder erfüllt sind und die Anwendung ab dem gewünschten Zeitpunkt erfolgen soll.

Musterschreiben: Widerruf des Verzichts auf die Kleinunternehmerregelung

Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefon
E-Mail

An das
Finanzamt
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Steuer-IdNr.:XXX
USt-IdNr.: DE XXX

Betreff: Widerruf des Verzichts auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit widerrufe ich den ursprünglich am TT.MM.JJJJ erklärten Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Der Verzicht erfolgte vor mehr als fünf Jahren.

Mein Umsatz im vergangenen Jahr lag unter 25.000 Euro und wird im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten. Daher erfülle ich die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG und beantrage die entsprechende Anwendung ab dem TT.MM.JJJJ.

Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Musterschreiben: Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung

Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefon
E-Mail

An das
Finanzamt
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Ort, Datum

Steuer-IdNr.: XXX
USt-IdNr.: DE XXX

Betreff: Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich ab dem TT.MM.JJJJ von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wechseln möchte.

Mein Umsatz im vergangenen Jahr lag unter 25.000 Euro und wird im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten, sodass die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfüllt sind.

Ich bitte um entsprechende steuerliche Umstellung.

Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Regelbesteuerung in der Praxis: Vermeiden Sie diese 7 typischen Fehler

Im Alltag passieren Selbstständigen und Freiberuflern rund um die Regelbesteuerung immer wieder ähnliche Fehler. Wenn Sie diese kennen, können Sie viele Probleme von Anfang an vermeiden:

  1. USt-IdNr. zu spät beantragt: Das kann besonders bei Geschäften innerhalb der EU schnell zu Problemen führen.
  2. Rechnungen nicht rechtzeitig angepasst: Nach dem Wechsel fehlen der korrekte Umsatzsteuerausweis oder wichtige Angaben.
  3. Falscher Voranmeldungsrhythmus: Monatliche oder vierteljährliche Meldungen werden nicht korrekt eingerichtet.
  4. Voranmeldungen versäumt: Fristen werden nicht eingehalten, was zu Mahnungen oder Verspätungszuschlägen führt.
  5. Istversteuerung nicht beantragt: Dadurch zahlen Sie Umsatzsteuer bereits bei Rechnungsstellung und riskieren Liquiditätsengpässe.
  6. Umsatzgrenze übersehen: Wird sie überschritten, müssen Rechnungen oft rückwirkend korrigiert und Steuern nachgezahlt werden.
  7. Bindungsfrist unterschätzt: Beim freiwilligen Wechsel sind Sie mehrere Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Steuererklärung einfach und effizient erledigen
  • Abgaben (UVA) digital und fehlerfrei übermitteln
  • Keine Frist mehr verpassen
  • Finanzamtsmeldungen mit Elster-Anbindung
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Häufig gestellte Fragen zur Regelbesteuerung

Wie hoch ist die Regelbesteuerung?

Die Regelbesteuerung richtet sich nach den gesetzlichen Umsatzsteuersätzen in Deutschland. Der reguläre Steuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Steuersatz liegt bei 7 % für bestimmte Waren und Dienstleistungen. Welche Höhe angewendet wird, hängt also davon ab, was verkauft wird. Die Regelbesteuerung bedeutet nicht einen festen Gesamtprozentsatz, sondern die Anwendung dieser gesetzlichen Steuersätze auf Umsätze.

Wann ist etwas regelbesteuert?

Ein Unternehmen ist regelbesteuert, wenn es nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt oder bewusst darauf verzichtet hat. Dann muss es auf seine Umsätze Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt überweisen. Gleichzeitig darf es aber auch Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Die Regelbesteuerung ist der „normale“ steuerliche Standard im Umsatzsteuerrecht.

Wann lohnt sich die Regelbesteuerung?

Die Regelbesteuerung lohnt sich vor allem dann, wenn ein Unternehmen viele Ausgaben mit Umsatzsteuer hat. Denn die gezahlte Vorsteuer kann vom Finanzamt zurückgeholt werden. Das ist besonders bei Investitionen oder hohen Betriebskosten vorteilhaft. Für Firmen mit wenigen Kosten kann sie dagegen weniger attraktiv sein

Wann ist ein Antrag auf Regelbesteuerung sinnvoll?

Ein Antrag ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen eigentlich Kleinunternehmer ist, aber von der Vorsteuererstattung profitieren möchte. Das kann sich lohnen, wenn größere Anschaffungen geplant sind. Auch bei schnellem Wachstum kann die Regelbesteuerung langfristig besser sein. Wichtig ist, dass man dann auch die Umsatzsteuer auf eigene Rechnungen ausweisen und überweisen muss.

Quellen

Weitere spannende Themen