Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die zwar im Betrieb entstehen und betrieblich veranlasst sind, vom Gesetzgeber jedoch ausdrücklich vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen werden und daher den Gewinn nicht mindern dürfen.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Regelungen & rechtliche Grundlagen
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen innerhalb des Geschäftsbetriebs, die nach § 4 Abs. 5 EStG vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen sind und den steuerpflichtigen Gewinn nicht mindern dürfen. Wer diese Ausgaben versehentlich als abzugsfähig ansetzt, riskiert Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung.
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Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben – auf einen Blick
- Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Definition und gesetzliche Grundlagen
- Vollständig nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Beispiele
- Teilweise nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Beispiele
- Vorsteuer: Was gilt bei nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben?
- Sonderfall Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
- 9 Praxistipps: Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben korrekt erfassen und Fehler vermeiden
- Häufige Fragen und Antworten
- Quellen
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| Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben? | Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, die der Gesetzgeber nach § 4 Abs. 5 EStG vom steuerlichen Abzug ausschließt. |
| Welche Ausgaben zählen zu den vollständig nicht berücksichtigungsfähigen Betriebsausgaben? | Zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen z. B. Ordnungsgelder, private Lebenshaltungskosten sowie Geschenke über der gesetzlichen Freigrenze. |
| Welche Beispiele gehören zu den teilweise berücksichtigten Betriebsausgaben? | Zu den teilweise berücksichtigten Betriebsausgaben zählen unter anderem Bewirtungskosten, das häusliche Arbeitszimmer sowie Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. |
| Wie wirkt sich die Nichtabzugsfähigkeit von Betriebsausgaben auf die Vorsteuer aus? | Nicht jede nicht abzugsfähige Betriebsausgabe führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs, da dieser nur in bestimmten Fällen entfällt und bei vielen Kosten wie Bewirtung weiterhin möglich bleibt. |
| Welche Regelungen gelten bei Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben? | Die Gewerbesteuer ist seit 2008 nicht mehr abzugsfähig, und nach § 10 KStG gelten bei Körperschaften auch alle im EStG nicht abzugsfähigen Aufwendungen als nicht gewinnmindernd. |
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind Aufwendungen eines Unternehmens, die steuerlich nicht als Gewinnminderung anerkannt werden. Das bedeutet, sie dürfen bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens nicht berücksichtigt werden.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Definition und gesetzliche Grundlagen
Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG
- Betriebsausgaben sind im Einkommensteuerrecht grundsätzlich alle Kosten, die durch die betriebliche Tätigkeit eines Unternehmens entstehen.
- Voraussetzung ist, dass sie eindeutig mit dem Betrieb zusammenhängen und dem Unternehmen dienen. Private Ausgaben zählen nicht dazu, da sie keinen betrieblichen Zweck erfüllen.
- Betriebsausgaben senken den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Geregelt ist dies im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 4 EStG).
- Typische Beispiele sind Personalkosten, Mieten, Reparaturen oder betriebliche Steuern wie die Gewerbesteuer.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 EStG
- Innerhalb der Betriebsausgaben gibt es bestimmte Aufwendungen, die laut § 4 Abs. 5 EStG nicht abzugsfähig sind.
- Diese Kosten dürfen trotz tatsächlicher Zahlung den Gewinn nicht mindern und müssen in der Gewinnermittlung wieder hinzugerechnet werden.
- Ihre Rolle im Steuerrecht besteht darin, eine klare Abgrenzung zwischen abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Aufwendungen sicherzustellen.
- Typische Beispiele sind private Kostenanteile oder gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossene Aufwendungen.
Vergleich von Betriebsausgaben und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben
| Kriterium | Betriebsausgaben | Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben |
|---|---|---|
| Definition | Betriebliche Aufwendungen | Betriebliche Aufwendungen, die nicht abgezogen werden dürfen |
| Steuerliche Wirkung | Mindern den Gewinn | Mindern den Gewinn nicht (werden hinzugerechnet) |
| Gesetz | § 4 Abs. 4 EStG | § 4 Abs. 5 EStG |
| Voraussetzung | Betrieblicher Zusammenhang | Gesetzlich ausdrücklich vom Abzug ausgeschlossen |
| Beispiele | Miete, Löhne, Büromaterial | Bußgelder, private Kosten, Geschenke über 50 € |
Vollständig nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Beispiele
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, die nach den gesetzlichen Vorschriften nicht vom steuerlichen Gewinn abgezogen werden dürfen.
Dazu gehören insbesondere:
- Geldstrafen und Ordnungsgelder, z. B. Bußgelder, können steuerlich nicht berücksichtigt werden, da der Staat rechtswidriges Verhalten nicht begünstigt. Sie stehen in keiner Verbindung mit der betrieblichen Leistungserstellung.
- Aufwendungen für die private Lebensführung wie Kleidung, Verpflegung oder Freizeitaktivitäten sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig, auch wenn sie teilweise im beruflichen Kontext anfallen. Entscheidend ist, dass der private Charakter überwiegt und kein eindeutig betrieblicher Anlass vorliegt.
- Steuern auf privates Vermögen wie Einkommensteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschläge sind nicht abzugsfähig, da sie der privaten Lebenssphäre zuzuordnen sind und keinen betrieblichen Zusammenhang haben.
- Aufwendungen für Jagd, Fischerei sowie für Motorjachten und Segeljachten werden steuerlich nicht anerkannt. Der Gesetzgeber stuft diese Kosten als unangemessen und überwiegend privat veranlasst ein, selbst wenn ein betrieblicher Zusammenhang geltend gemacht wird.
- Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner sind nur bis zu einem Wert von 50 Euro pro Person und Jahr steuerlich abziehbar (Stand April 2026). Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag nicht abzugsfähig. Innerhalb des Unternehmens sind insbesondere Geschenke an Mitarbeiter gesondert zu behandeln.
Praxisbeispiel: Die selbstständige Grafikdesignerin Anna schenkt einem Kunden zu einem besonderen Anlass eine Flasche Wein für 55 Euro und bucht diese als Betriebsausgabe. Da der Wert die Freigrenze von 50 Euro übersteigt, ist das Geschenk nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG vollständig nicht abzugsfähig. Die fehlerhafte Buchung führt bei einer Betriebsprüfung zu einer Gewinnerhöhung von 55 Euro und entsprechend höherer Einkommensteuer.
Teilweise nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Beispiele
Ein wesentlicher Teil der Betriebsausgaben ist steuerlich nur eingeschränkt abzugsfähig. Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die zwar betrieblich veranlasst sind, jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen oder bis zu einer gesetzlich festgelegten Höhe steuerlich berücksichtigt werden.
Dazu zählen beispielsweise:
- Häusliches Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur eingeschränkt abziehbar. Voll abzugsfähig sind sie nur, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Andernfalls kann eine Jahrespauschale von 1.260 Euro angesetzt werden.
- Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten werden ebenfalls nur begrenzt berücksichtigt. Bei Nutzung eines Kraftfahrzeugs erfolgt die Bewertung pauschal mit 0,03 % des Listenpreises je Monat und Entfernungskilometer bzw. 0,002 % für Familienheimfahrten oder nach den tatsächlichen Kosten.
- Ein Verpflegungsmehraufwand kann bei beruflich veranlassten Dienstreisen angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt. Der Aufwand wird nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt, sondern ausschließlich über gesetzlich festgelegte Pauschalen.
- Überhöhte Bewirtungskosten werden nur teilweise anerkannt. Grundsätzlich sind nur 70 Prozent der angemessenen, geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen steuerlich abzugsfähig, sofern die Nachweispflichten für Bewirtungsbelege erfüllt sind. Rein privat veranlasste Bewirtungen sind vollständig nicht abzugsfähig.
Tipp: Bewirtungskosten können in der Buchhaltungssoftware FreeFinance durch das Hochladen des Bewirtungsbelegs erfasst werden. Angaben wie Anlass und Teilnehmer lassen sich digital dokumentieren, bevor die Buchung gespeichert wird. Dadurch wird eine nachvollziehbare und strukturierte Erfassung der Betriebsausgabe unterstützt.
Vorsteuer: Was gilt bei nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben?
Nicht jede nach § 4 Abs. 5 EStG nicht abzugsfähige Betriebsausgabe führt automatisch dazu, dass auch kein Vorsteuerabzug möglich ist. Einkommensteuer und Umsatzsteuer sind grundsätzlich getrennt zu beurteilen.
- Vorsteuerbeträge können nicht geltend gemacht werden, wenn sie auf Aufwendungen entfallen, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 7 EStG oder nach § 12 Nr. 1 EStG vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind (§ 15 Abs. 1a Satz 1 UStG).
- Eine Ausnahme gilt für Bewirtungskosten: Auch wenn ein Teil dieser Aufwendungen ertragsteuerlich nicht abzugsfähig ist, bleibt die darauf entfallende Vorsteuer abziehbar, sofern die Kosten angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind.
- Unabhängig davon entfällt der Vorsteuerabzug auch dann, wenn Leistungen für steuerfreie Umsätze verwendet werden (§ 15 Abs. 2 UStG).
Sonderfall Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht alle steuerlich relevanten Aufwendungen dürfen den Gewinn mindern. Sowohl bei der Gewerbesteuer als auch im Bereich der Körperschaftsteuer gibt es klare gesetzliche Regelungen zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Gewerbesteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe
- Die Gewerbesteuer zählt seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2008 nicht mehr zu den Betriebsausgaben.
- Nach § 4 Abs. 5b EStG darf sie steuerlich nicht mehr vom Gewinn abgezogen werden.
- Gleiches gilt auch für Nebenleistungen zur Gewerbesteuer, wie z. B. Zinsen oder Säumniszuschläge.
- Trotz dieser Regelung wird die Gewerbesteuerschuld in der Steuerbilanz weiterhin berücksichtigt, jedoch außerhalb der Gewinnermittlung wieder hinzugerechnet.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben im Rahmen der Körperschaftsteuer
- Im Bereich der Körperschaftsteuer gilt, dass bestimmte nicht abzugsfähige Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen.
- Nach dem Körperschaftsteuergesetz (§ 10 KStG) dürfen Aufwendungen, die bereits im Einkommensteuergesetz als nicht abzugsfähig gelten, auch bei Kapitalgesellschaften nicht steuermindernd berücksichtigt werden.
- Dazu zählen insbesondere die in § 4 Abs. 5 EStG Nr. 1–4, Nr. 7–9 genannten Aufwendungen.
Körperschaftsteuer: Wichtige Regelungen, Höhe und Berechnung
9 Praxistipps: Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben korrekt erfassen und Fehler vermeiden
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sollten zunächst ganz normal in der Buchhaltung erfasst werden, da sie tatsächlich im Betrieb angefallen sind. Erst im nächsten Schritt erfolgt die steuerliche Korrektur, damit sie den Gewinn nicht mindern und bei einer Prüfung durch das Finanzamt korrekt berücksichtigt werden.
1. Private und betriebliche Kosten trennen
Eine klare Abgrenzung verhindert Unklarheiten und erleichtert die steuerliche Zuordnung der Ausgaben. Idealerweise werden getrennte Konten oder Zahlungsmittel genutzt, um Vermischungen von Anfang an zu vermeiden und die Buchhaltung strukturiert zu halten.
2. Belege vollständig dokumentieren
Alle Aufwendungen sind lückenlos und nachvollziehbar zu erfassen, speziell bei gemischten Kosten und fehlenden Angaben. Eine saubere Dokumentation hilft, den betrieblichen Anteil eindeutig nachzuweisen und Probleme bei der Steuererklärung zu vermeiden; fehlt ein ordnungsgemäßer Beleg, kann der Abzug entfallen.
3. Nicht abzugsfähige Ausgaben separat buchen
Eigene Konten für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sorgen für mehr Übersicht in der Buchhaltung. Gleichzeitig erleichtert dies die spätere steuerliche Korrektur im Rahmen der Gewinnermittlung und reduziert typische Erfassungsfehler.
4. Steuerliche Grenzen und Freibeträge beachten
Für bestimmte Ausgaben wie Geschenke oder Bewirtungen gelten feste gesetzliche Höchstgrenzen. Seit 2024 liegt die Grenze für Geschenke bei 50 Euro netto pro Person und Jahr; wird diese Höhe überschritten, ist der gesamte Betrag nicht abzugsfähig.
5. Gewerbesteuer korrekt behandeln
Seit 2008 ist die Gewerbesteuer nach § 4 Abs. 5b EStG nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig. In der Praxis können Fehler in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu fehlerhaften Gewinnermittlungen führen. Eine korrekte Zuordnung dieser Positionen ist daher insbesondere bei der Steuererklärung wichtig.
6. Bußgelder richtig verbuchen
Ordnungsgelder und Bußgelder sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG nicht abzugsfähig, auch wenn sie im betrieblichen Zusammenhang entstehen. Sie müssen daher vollständig dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.
7. Private Kleidung richtig einordnen
Bürgerliche Kleidung ist prinzipiell nie als Betriebsausgabe abziehbar, auch wenn sie ausschließlich im beruflichen Umfeld getragen wird. Nur typische Berufskleidung kann steuerlich berücksichtigt werden, wodurch eine klare Abgrenzung wichtig ist.
8. Digitale Buchhaltung nutzen
Der Einsatz moderner Buchhaltungssoftware unterstützt die strukturierte Erfassung und Zuordnung von Betriebsausgaben und hilft, nicht abzugsfähige Kosten frühzeitig zu erkennen und korrekt zu verbuchen.
9. Fachlichen Rat einholen
Bei Unsicherheiten zur steuerlichen Behandlung einzelner Ausgaben kann eine steuerliche Beratung sinnvoll sein. So lassen sich Fehler vermeiden und die gesetzlichen Vorgaben sicher und korrekt umsetzen.
Häufige Fragen und Antworten
Wann ist die Pauschale nach § 37b EStG nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig?
Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG ist prinzipiell eine Betriebsausgabe und mindert den steuerlichen Gewinn. Davon zu unterscheiden ist die zugrunde liegende Zuwendung: Ist diese nach § 4 Abs. 5 EStG nicht abzugsfähig (z. B. bei Geschenken über der Freigrenze), gilt das Abzugsverbot für die Zuwendung selbst. Die Pauschalsteuer bleibt davon unberührt und ist weiterhin als Betriebsausgabe abziehbar.
Was sind nicht abzugsfähige Ausgaben?
Nicht abzugsfähige Ausgaben sind Aufwendungen, die den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen. Dazu zählen z. B. Geldstrafen, Geschenke über gesetzlichen Grenzen und privat veranlasste Kosten. Diese Ausgaben müssen dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden. Sie werden daher in der Steuerbilanz gesondert behandelt.
Was bucht man auf 4655?
Auf dem Konto 4655 im SKR 03 werden betriebliche Ausgaben erfasst, die steuerlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind. Dazu gehören vor allem Geschenke an Geschäftspartner über der 50-Euro-Grenze (netto), der nicht abzugsfähige Anteil von Bewirtungskosten (30 %) sowie unangemessene Repräsentationskosten.
Welche Aufwendungen sind nach § 10 Nr. 2 KStG nicht abziehbar?
Nach § 10 Nr. 2 KStG sind insbesondere Steuern vom Einkommen nicht abzugsfähig. Dazu gehören Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag. Auch Nebenleistungen wie Nachzahlungszinsen fallen darunter. Diese Aufwendungen dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern. Sie bleiben daher bei der Ermittlung des Einkommens unberücksichtigt.
Welche Bedeutung hat der Arbeitsplatz für Betriebsausgaben?
Der Arbeitsplatz ist entscheidend für die steuerliche Einordnung von Kosten, speziell beim häuslichen Arbeitszimmer. Nur wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder der Mittelpunkt der Tätigkeit dort liegt, sind Kosten abzugsfähig. Andernfalls ist der Abzug stark eingeschränkt. Auch Ausstattungskosten hängen direkt von dieser Bewertung ab.
Wann sind Beherbergungskosten in Gästehäusern steuerlich abzugsfähig?
Beherbergungskosten in Gästehäusern sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie eindeutig betrieblich veranlasst sind. Sie müssen in direktem Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb stehen, z. B. bei Geschäftsreisen. Entscheidend sind der konkrete Anlass der Übernachtung sowie die betriebliche Notwendigkeit. Eine rein private Beherbergung ist nicht abzugsfähig.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommenssteuergesetz (EStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz - Gesamte Rechtsvorschrift für Körperschaftssteuergesetz (KStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz - Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz