Wird aufgrund eines abgeschlossenen Vertrags für eine Leistung oder Lieferung der gesamte Kaufpreis vom Käufer bereits vor Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware bezahlt, dann spricht man von Vorauszahlung.
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| Definition |
Leistet die Kundschaft den gesamten Kaufpreis bereits vor der Erbringung der Leistung oder der Lieferung der Ware, spricht man von einer Vorauszahlung. |
| Funktionen |
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| Steuer |
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| Buchhaltung |
Vorauszahlungen, wo der gesamte Kaufpreis entrichtet wird, werden wie eine Anzahlung verbucht und ein Beleg wird dafür erstellt. |
Eine Vorauszahlung ist ein Vorschuss im Ausmaß des gesamten Kaufpreises, den die Kundschaft an das beauftragte Unternehmen schon vor Ausführung des Auftrags leistet.
In der Fakturierung von Dienstleistungen oder Warenlieferungen bieten die beauftragten Unternehmen Zahlungsmodalitäten an, die im Vertrag über die Leistung oder Lieferung festgehalten sind und anhand derer die beauftragende Kundschaft die Bezahlung der Leistung vorzunehmen hat.
Je nach Rahmenbedingungen und bestimmter Merkmale und Faktoren im Zuge der Leistung gibt es klassischerweise drei unterschiedliche Zahlungsmodalitäten:
Eine Vorauszahlung ist im Regelfall ein Vorschuss im Ausmaß des gesamten Kaufpreises, den die Kundschaft an das beauftragte Unternehmen schon vor Ausführung des Auftrags leistet.
Diese Form der Zahlung dient vor allem als Sicherheit für das leistende Unternehmen und wird in diesem Fall der Vorauszahlung des Gesamtpreises steuerlich wie ein gewöhnlicher Rechnungsposten, also wie eine Anzahlung, behandelt.
Häufig wird der Kaufpreis bei Online-Bestellungen in Form der Vorauszahlung entrichtet - die Kundschaft bezahlt dabei für gewöhnlich schon bevor die Ware geliefert wird. In diesem Kontext wird daher auch oft von "Vorkasse" gesprochen.
Es gibt aber auch die Sonderform der Vorauszahlung, im Zuge derer ein Teil des Gesamtpreises durch die Kundschaft im Vorhinein entrichtet wird, vom leistenden Unternehmen dafür aber noch kein Beleg ausgestellt wird. Diese Form der Vorauszahlung gibt es beispielsweise oft beim Reservieren eines Hotelzimmers.
Bei diesem Sonderfall hat vor allem die steuerliche Behandlung Auswirkungen, da für die Kundschaft mangels Rechnung noch kein Abzug der Vorsteuer möglich ist.
Die Vorauszahlung stellt für das leistende Unternehmen die günstigste und sicherste Zahlungsmodalität dar. Die Vorauszahlung ist für das leistende Unternehmen oft ein wichtiges Finanzierungsinstrument - Stichwort Vorauszahlungsfinanzierung (z.B. benötigte Rohstoffe für die Warenherstellung, generelle Produktionskosten, Vorbereitungsmaßnahmen für die Dienstleitung, usw.).
Das Risiko des Zahlungsausfalls der Kundschaft ist für das Unternehmen im Zuge der Vorauszahlung vollständig ausgeschlossen. Vorauszahlungen mindern zudem für leistende Unternehmen generell den Bedarf an Eigen- und Fremdkapital für die Warenproduktion oder Vorfinanzierung der Leistung.
Sollte die bestellte Ware oder Leistung nicht den Anforderungen und Merkmalen laut Vertrag entsprechen, ist der Aufwand zur Klärung der Sache zunächst auf der Seite der Kundschaft.
Wenn im Zuge der Vorauszahlung der gesamte Kaufpreis entsprechend vor Warenlieferung oder Leistungserbringung entrichtet wird, müssen Vorauszahlungen auch zu diesem Zeitpunkt der Umsatzsteuer unterworfen werden:
Wenn beim leistenden oder liefernden Unternehmen eine Rechnung mit Ausweisen der die Anzahlung betreffenden Umsatzsteuer erstellt wird, kann von der anzahlenden Kundschaft die Vorsteuer geltend gemacht werden.
Steuerlich anders behandelt wird die Vorauszahlung, wenn die Kundschaft nur einen Teilbetrag vor Leistung oder Lieferung an das Unternehmen entrichtet. Das geschieht beispielsweise oft im Zuge von Reservierungen eines Hotelzimmers.
Erfolgt mittels Vorauszahlung nur eine Teilzahlung des Gesamtbetrags durch den Kunden, wird im Unterschied zur Anzahlung und Teilzahlung in diesem Szenario noch kein Beleg an den Kunden ausgestellt. Das bedeutet:
Wird im Zuge der Vorauszahlung der gesamte Kaufpreis vor Leistung oder Lieferung entrichtet, wird diese Zahlung wie ein normaler Rechnungsposten, also wie bei einer Anzahlung behandelt und ein Beleg (Rechnung, Bon) dafür ausgestellt.
Die Rechnung wird als Eingang bzw. erhaltene Zahlung mit dem entsprechenden USt-Satz in der Buchhaltung wie folgt erstellt:
In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wird die Rechnung als herkömmlicher Beleg für Erlöse erfasst und in die Einkommensteuererklärung einbezogen.
In der doppelten Buchhaltung hingegen wird die Anzahlung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung sowie ohne Einbeziehung in die ESt-/KÖSt-Erklärung erstellt.
Wenn jedoch nur ein Teilbetrag des Gesamtpreises angezahlt und für diese Zahlung kein gesonderter Beleg ausgestellt wird, steht die Verbuchung anders aus:
Daher wird der Betrag als Ausgang unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung (nicht in der Rechnungslegung!) sowie meistens mit einem USt-Satz von 0% erfasst:
In der EÜR als Rechnung mit dem herkömmlichen Erlöskonto.
In der Doppelten Buchhaltung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung.
Verbuchung der Rechnungspositionen der gesamten Rechnung mit der jeweiligen anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart Erlöse).
Hinzufügen der schon getätigten Vorauszahlung: Bei den Schaltflächen rechts oben können via "Vorauszahlung" im Dialog Betrag, Belegart, sowie die erhaltene Anzahlung mit USt. 0 % buchen, da die Umsatzsteuer bereits bei der Vorauszahlung erfasst wurde.
Bei der Vorauszahlung wird im Regelfall der gesamte Rechnungsbetrag vor Erhalt der Leistung gezahlt, während bei einer Anzahlung nur ein Teil des Gesamtpreises im Vorhinein bezahlt wird.
Es gibt aber auch die Sonderform der Vorauszahlung, im Zuge derer ein Teil des Gesamtpreises durch die Kundschaft im Vorhinein entrichtet wird, vom leistenden Unternehmen dafür aber noch kein Beleg ausgestellt wird. Diese Form der Vorauszahlung gibt es beispielsweise oft beim Reservieren eines Hotelzimmers.
Bei diesem Sonderfall ist hat vor allem die steuerliche Behandlung Auswirkungen, da für die Kundschaft mangels Rechnung noch kein Abzug der Vorsteuer möglich ist.
Die Vorauszahlung bietet dem Unternehmen mehrere Vorteile.
Darüber hinaus minimiert sie das Risiko eines Zahlungsausfalls, da die Kundenzahlung bereits erfolgt ist. Besonders bei hochwertigen oder teuren Leistungen bietet die Vorauszahlung dem Unternehmen zusätzliche Sicherheit.