Zahlungserinnerung ⇒ Vorlage, Fristen, Unterschied zur Mahnung

Zahlungserinnerung: die freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung vor dem Mahnwesen. Sie weist nach Ablauf der Zahlungsfrist höflich auf den offenen Betrag hin und nennt ein klares Zahlungsziel. Mit der kostenlosen Vorlage sichern Sie den Zahlungseingang, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Zahlungserinnerung Vorlage: kostenloser Download
  2. Zahlungserinnerung - auf einen Blick
  3. Zahlungserinnerung: Definition, Funktion und Ablauf
  4. Inhalt & Aufbau: was muss in einer Zahlungserinnerung stehen?
  5. Unterscheidung: Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  6. Rechtliche Einordnung der Zahlungserinnerung
  7. Zahlungserinnerung per E-Mail oder Post?
  8. Automatisierung und Buchhaltung
  9. 7 Praxistipps: So schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung
  10. Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Zahlungserinnerung Vorlage: kostenloser Download

  • Zweck: Zahlungserinnerungsvorlage für schnelles, fehlerarmes Erstellen bei einer offenen Rechnung.

  • Einsatz: Im täglichen Forderungsmanagement für Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und im E-Commerce.

  • Format: Editierbare Word-Datei für Druck oder Export als PDF und Versand per E-Mail.

  • Inhalte: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, offener Betrag und neues Zahlungsziel.

  • Anpassung: Logo, Anschrift, Kundendaten, Textbausteine und Signatur der Buchhaltung.

  • Vorteile: Spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungseingang.

Eine strukturierte Zahlungserinnerungsvorlage hilft, bei einer offenen Rechnung alle wichtigen Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, offenen Betrag und neues Zahlungsziel vollständig zu erfassen.

  • So wird der Zahlungseingang unterstützt und Rückfragen in der Buchhaltung reduziert.

  • Gerade Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler profitieren von einer einheitlichen Zahlungserinnerung, um offene Forderungen strukturiert zu bearbeiten.

Die Vorlage steht als editierbare Word-Datei zur Verfügung. Sie kann mit Logo, Anschrift, Kundendaten und Textbausteinen ergänzt, bei Bedarf als PDF exportiert und per E-Mail versendet oder ausgedruckt werden. Damit ist die Zahlungserinnerung schnell erstellt und passt sich problemlos an bestehende Abläufe im Rechnungsprogramm an.

Zahlungserinnerungsvorlage: Download

Mit der strukturierten Zahlungserinnerungsvorlage erstellen Sie Zahlungserinnerungen schnell und einheitlich. Sie tragen nur noch die konkreten Daten zu Rechnung, Kundschaft und Zahlungsziel ein, der Aufbau ist bereits vorbereitet.

Zahlungserinnerungsvorlage: Download

Zahlungserinnerung - auf einen Blick

Die 10 Fakten zur Zahlungserinnerung
Definition

Inoffizielle Mitteilung im Forderungsmanagement, die ohne Drohkulisse an eine offene Rechnung erinnert und eine schnelle Zahlung anstrebt.
Vorlage & Download

Die kostenlose Zahlungserinnerungsvorlage bietet klare Struktur, damit Sie eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung schnell anpassen, speichern und per E-Mail versenden können.
Ziel

Schnelle Begleichung offener Beträge, Sicherung der Liquidität und Erhalt der Kundenbeziehung.
Zeitpunkt

Nach Fälligkeit und Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist als erste Stufe im Forderungsmanagement vor der ersten Mahnung.
Tonalität

Höflich, klar und bestimmt, mit Hinweis auf die fällige Zahlung, aber ohne harte rechtliche Schritte anzukündigen.
Fristempfehlung

Zusätzliches Zahlungsziel von etwa sieben bis vierzehn Tagen; für die Zahlungserinnerung selbst gibt es keine gesetzliche Fixfrist.
Inhalt & Bezug

Bezug auf die ursprüngliche Rechnung mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenem Betrag und neuem Zahlungsziel.
Versandweg

Üblicherweise per E-Mail, alternativ per Post, wenn ein höheres Beweisinteresse besteht.

Abgrenzung zur Mahnung
Rechtsgrundlagen

Zahlungsverzug und Mahnung nach § 286 BGB (Verzug des Schuldners), Verzugszinsen und Pauschale bei Entgeltforderungen nach § 288 BGB.

Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche Vorstufe zur Mahnung: Sie erinnert nach Ablauf der Zahlungsfrist an eine offene Rechnung, nennt den offenen Betrag und ein neues Zahlungsziel. Üblicherweise wird sie per E-Mail versendet und soll den Zahlungseingang sichern, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Dafür können Sie unsere kostenlose Vorlage als Word-Datei nutzen, anpassen und bei Bedarf als PDF versenden.

Zahlungserinnerung: Definition, Funktion und Ablauf

  • Definition: Freundliche Mitteilung, die nach Fälligkeit an eine offene Rechnung erinnert.

  • Begriff & Charakter: Vorstufe zur Mahnung bei Zahlungsverzug, ohne Drohkulisse oder Kostenandrohung.

  • Ziel: Offene Rechnung zügig begleichen lassen, Zahlungseingang sichern und Kundenbeziehung erhalten.

  • Inhalt: Bezug auf die Originalrechnung mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offenem Betrag.

  • Zahlungsziel: Neues, klares Datum für die Zahlung setzen, meist mit Frist von 7 bis 14 Tagen.

  • Tonalität: Höflich, bestimmt und kooperativ, oft als kurze E-Mail formuliert.

  • Praxisbezug: Optional mit Hinweis auf Leistung, Artikel oder Menge zur eindeutigen Zuordnung.

  • Ergebnis: Weniger Zahlungsverzögerungen, weniger Aufwand in Forderungsmanagement und Mahnwesen.

Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Vorstufe zur Mahnung. Sie weist auf eine offene Rechnung hin, nennt den offenen Betrag und setzt ein neues Zahlungsziel.

  • Die Zahlungserinnerung verbindet Klarheit mit Höflichkeit und signalisiert Gesprächsbereitschaft statt Druck.

  • Wichtig ist der klare Bezug zur ursprünglichen Rechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, damit der Vorgang schnell zugeordnet werden kann.

  • In der Praxis reicht häufig eine kurze, höfliche E-Mail, um den Zahlungseingang auszulösen und weitere Schritte im Mahnwesen zu vermeiden.

Zahlungserinnerung zwischen Rechnung und Mahnung:

Als erste Reaktion auf Zahlungsverzug eignet sich eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung ohne Androhung von Kosten oder Rechtsweg.

  • Sie setzt auf Erinnerung und Kooperation statt auf Druck.

  • Oft führt bereits diese erste Nachricht dazu, dass der Schuldner den offenen Betrag überweist, sodass eine formelle Mahnung gar nicht nötig wird.

Inhalt & Aufbau: was muss in einer Zahlungserinnerung stehen?

  • Formvorschrift: Keine gesetzlich vorgeschriebene Form oder Pflichtangaben für die Zahlungserinnerung.

  • Absender/Empfänger: Vollständige Anschrift des Unternehmens und korrekte Kundendaten.

  • Rechnungsbezug: Klare Zuordnung über Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung.

  • Offener Betrag: Offenen Rechnungsbetrag inklusive ggf. Umsatzsteuer eindeutig ausweisen.

  • Zahlungsziel: Neues Zahlungsziel mit konkretem Datum nennen.

  • Leistungsdaten: Artikel, Menge und Leistung bei Bedarf aus der Originalrechnung übernehmen.

  • Bankverbindung/Kontakt: IBAN, BIC und Ansprechpartner für Rückfragen angeben.

  • Dokumentation: Datum, Versandart und interne Dokument-ID für die Buchhaltung festhalten.

Eine Zahlungserinnerung braucht keine besondere gesetzliche Form. Entscheidend sind Absender- und Kundendaten, der Rechnungsbezug mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, der offene Betrag sowie ein klares Zahlungsziel.

  • Ergänzen Sie Bankverbindung und einen Kontakt für Rückfragen und dokumentieren Sie Datum und Versandart für die Buchhaltung.

Muster-Zahlungserinnerung: empfohlene Angaben und Formulierung

Das Muster stellt sicher, dass alle wichtigen Angaben zur offenen Rechnung enthalten sind. Typische Inhalte sind:

  • Bezeichnung „Zahlungserinnerung“

  • Firmendaten des Unternehmens

  • Kundendaten

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Originalrechnung

  • Optional: Liefer-/Leistungszeitraum

  • Hinweis auf bestehenden Zahlungsverzug

  • Ausweisung des offenen Betrags inklusive Steuer

  • Neues Zahlungsziel mit Datum

  • Bankverbindung (IBAN, BIC)

Für den Fall, dass der offene Betrag bereits beglichen wurde, kann am Ende eine kurze, kundenfreundliche Formulierung stehen, zum Beispiel: „Sofern Sie den offenen Betrag inzwischen überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

Schließen Sie das Schreiben mit einer wertschätzenden Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ ab, um die höfliche Note zu unterstreichen.

Unterscheidung: Zahlungserinnerungen und Mahnungen

  • Einordnung: Zahlungserinnerungen werden oft dem Mahnwesen zugerechnet, sind aber zunächst ein eigenständiges Erinnerungsschreiben.

  • Kommunikationsart: Zahlungserinnerung höflich und verbindend, Mahnung als förmliche Zahlungsaufforderung bei Zahlungsverzug.

  • Charakter: Zahlungserinnerung ohne Drohkulisse, Mahnung mit Hinweis auf weitere rechtliche Schritte.

  • Erste Mahnung: Kann inhaltlich einer Zahlungserinnerung ähneln, bleibt im Gegensatz zu weiteren Mahnstufen meist noch freundlich.

  • Fokus: Zahlungserinnerung betont die offene Rechnung und die Bitte um Begleichung, Mahnung stärkere Konsequenzen und Fristversäumnis.

  • Abgrenzung: Zahlungserinnerungen dienen der Kundenbeziehung, Mahnungen gehören zu den Eskalationsstufen des Forderungsmanagements.

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundliches Erinnerungsschreiben bei Zahlungsverzug und stellt die offene Rechnung und das Zahlungsziel in den Vordergrund.

Eine Mahnung ist dagegen eine förmliche Zahlungsaufforderung, die meist deutlicher auf Folgen weiterer Verzögerungen hinweist. Die erste Mahnung kann zwar inhaltlich einer Zahlungserinnerung ähneln, gehört aber bereits klar zum Mahnwesen und leitet oft mögliche rechtliche Schritte ein.

  • Bevor Sie weitere Mahnstufen einleiten, lohnt sich oft ein Blick auf mögliche Gründe für die ausbleibende Zahlung, etwa interne Abläufe oder ein Missverständnis.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen im Vergleich:

Im Detail unterscheiden sich Zahlungserinnerung und Mahnung vor allem im Ton, in der Wirkung auf die Geschäftsbeziehung und in den angedeuteten Konsequenzen:

  • Die Zahlungserinnerung ist ein inoffizielles, freundliches Erinnerungsschreiben, das die Zahlungsmoral positiv ansprechen soll.

  • Im Zuge einer ersten Zahlungserinnerung gehen viele Unternehmen noch nicht von bewusster Absicht aus, sondern zunächst von einem Versehen. Oft ist eine offene Rechnung schlichtes Vergessen, sodass eine freundliche Erinnerung ausreicht.

  • Die Mahnung ist ein offizielles Schreiben an den Schuldner, oft mit Hinweis auf Mahngebühren, mögliche Verzugszinsen und ein späteres Mahnverfahren.

  • Während die Zahlungserinnerung von einer gütlichen Lösung und zeitnahem Zahlungseingang ausgeht, unterstellt die Mahnung eher ein fortgesetztes Ignorieren der Zahlungsfrist.

  • Wer die Kundenbeziehung nicht gefährden will, startet im Forderungsmanagement deshalb meist mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, bevor weitere Mahnstufen folgen.

Exkurs: Mahnwesen

Im Mahnwesen arbeiten viele Unternehmen mit einem mehrstufigen Ablauf. Üblich sind zum Beispiel:

  • Erste Mahnung: noch freundlich, mit neuem Zahlungsziel.

  • Zweite Mahnung: bestimmter, mit letzter Frist.

  • Dritte Mahnung: deutlichere Zahlungsaufforderung mit Hinweis auf mögliche weitere Schritte.

Jede Stufe dokumentiert den Zahlungsverzug und erhöht den Druck auf den Schuldner, bevor ein Mahnverfahren eingeleitet wird. Legen Sie intern eine klare Reihenfolge aus Zahlungserinnerung, erster Mahnung und weiteren Schritten fest, damit der Prozess nachvollziehbar bleibt.

Alles zum Mahnwesen, zu den einzelnen Mahnschreiben und zum Mahnverfahren finden Sie im Beitrag zum Thema:

Mahnwesen in Deutschland

Rechtliche Einordnung der Zahlungserinnerung

  • Rechtsnatur: Zahlungserinnerung ist ein freiwilliges Erinnerungsschreiben, gesetzlich nicht vorgeschrieben.

  • Verzug: Maßgeblich sind Rechnung, Fälligkeit und Zahlungsziel – nicht die Zahl der Zahlungserinnerungen.

  • Mahnung: Eine Mahnung kann Verzug nach § 286 BGB auslösen oder dokumentieren, die Zahlungserinnerung dient vor allem der Kommunikation.

Rechtlich ist die Zahlungserinnerung kein eigener Begriff, sondern ein freiwilliges Schreiben. Für den Zahlungsverzug sind vor allem Rechnung, Fälligkeit und eine Mahnung nach § 286 BGB entscheidend. Die Zahlungserinnerung erleichtert die Kommunikation, ersetzt aber keine Mahnung.

Zahlungserinnerung per E-Mail oder Post?

  • Standardkanal: Versand der Zahlungserinnerung per E-Mail ist schnell und ermöglicht kurze Reaktionszeiten.

  • Betreff: Klarer Betreff wie „Zahlungserinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer/Rechnungsdatum]“.

  • Inhalt: Hinweis auf die offene Rechnung, den offenen Betrag und ein neues Zahlungsziel.

  • Anhang: Originalrechnung oder Belegauszug als PDF zur eindeutigen Zuordnung.

  • Kontakt: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen angeben.

  • Dokumentation: Versand der Nachricht im Rechnungsprogramm protokollieren, ggf. Versand- oder Lesebestätigung sichern.

  • Alternative: Versand per Post oder Einschreiben bei höherem Beweisinteresse oder sensiblen Fällen.

Für die Zahlungserinnerung ist die E-Mail meist der schnellste und praktischste Versandweg. Ein klarer Betreff, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, der offene Betrag und ein neues Zahlungsziel sorgen dafür, dass die Nachricht sofort zugeordnet werden kann.

  • Ergänzen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen und dokumentieren Sie den Versand.

  • Bei höherem Beweisinteresse kann zusätzlich ein Schreiben per Post oder Einschreiben sinnvoll sein.

Automatisierung und Buchhaltung

  • Integration: Zahlungserinnerungen direkt im Rechnungsprogramm und der Buchhaltung erstellen und versenden.

  • Trigger: Nach Fälligkeit + X Tage automatisch eine Zahlungserinnerung auslösen.

  • Workflows: Serienvorlagen, feste Textbausteine und Zuständigkeiten im Forderungsmanagement definieren.

  • Historie: Zeitstempel, Versandart und Dokument-ID je Schreiben speichern.

  • Belege: Versandprotokoll und Rückmeldungen per E-Mail oder Telefon im System dokumentieren.

  • Datenschutz: Nur erforderliche Kundendaten verarbeiten und Aufbewahrungsfristen beachten.

Mit einer automatisierten Lösung in Buchhaltung oder Rechnungsprogramm erstellen Sie Zahlungserinnerungen direkt aus den vorhandenen Rechnungsdaten.

  • Trigger nach Fälligkeit, standardisierte Vorlagen und eine lückenlose Historie mit Zeitstempeln und Dokument-ID reduzieren manuellen Aufwand.

  • So unterstützen automatisierte Zahlungserinnerungen Ihr strukturiertes Forderungsmanagement und helfen dabei, Zahlungsausfälle zu reduzieren.

Tipp: Erinnerungsmanagement direkt in der Buchhaltung

Mit FreeFinance integrieren Sie Ihr Erinnerungsmanagement direkt in die Buchhaltung:

  • Zahlungserinnerungen werden aus den vorhandenen Rechnungen erzeugt, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und Kundendaten automatisch übernommen und im Layout Ihres Unternehmens ausgegeben.

FreeFinance weist Sie auf Zahlungsverzüge hin, unterstützt Automatisierungen bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen und nimmt Ihnen einen großen Teil der Arbeit im Forderungsmanagement ab – so sparen Sie Zeit und kommen schneller an Ihr Geld.

7 Praxistipps: So schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung

  1. Dokument klar kennzeichnen: Bezeichnung „Zahlungserinnerung“ gut sichtbar anführen, damit der Vorgang im Prozess und Mahnwesen eindeutig zuordenbar bleibt.

  2. Rechnungsbezug herstellen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Artikel, Menge und Leistung aus der Originalrechnung nennen, damit keine Rückfragen zum offenen Betrag entstehen.

  3. Kerndaten auf einen Blick: Rechnungsbetrag, offener Betrag und Zahlungsziel prominent platzieren; bei Bedarf die ursprüngliche Rechnung als PDF anhängen.

  4. Frist realistisch setzen: Eine Zusatzfrist von etwa 7–14 Tagen nennen und bei einer erneuten Zahlungserinnerung auf bereits gewährte Fristen und bestehenden Zahlungsverzug hinweisen.

  5. E-Mail professionell nutzen: Aussagekräftiger Betreff wie „Zahlungserinnerung: Rechnung [Nr./Datum]“, klare Struktur der Nachricht, Absenderkontakt anführen und den Versand im System dokumentieren.

  6. Tonalität bewusst wählen: Höflich, bestimmt und lösungsorientiert formulieren – Ziel ist eine freundliche Zahlungserinnerung, die den Zahlungseingang sichert und die Kundenbeziehung erhält.

  7. Nächste Schritte dezent andeuten: Sachlich darauf hinweisen, dass bei ausbleibender Zahlung eine Mahnung folgen kann, ohne die Nachricht zur Drohung werden zu lassen.

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Fragen und Antworten

Was genau ist die Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundliches Schreiben des Unternehmens an Kunden, dass eine offene Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Sie nennt meist Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag bzw. offenen Betrag und ein neues Zahlungsziel und wird häufig per E-Mail versendet. Eine strukturierte Vorlage hilft, professionell aufzutreten, Zahlungseingänge zu sichern und gleichzeitig die Kundenbeziehung nicht zu schwächen.

Ist eine Zahlungserinnerung eine erste Mahnung?

Nein, nicht zwingend. Zahlungserinnerungen und Mahnungen unterscheiden sich im Charakter: Die Zahlungserinnerung ist eine höfliche Erinnerung an die offene Rechnung, die Mahnung eine förmliche Zahlungsaufforderung bei Zahlungsverzug.

  • In vielen Unternehmen wird zwar die erste Mahnung noch freundlich gehalten und ähnelt einer Zahlungserinnerung, weitere Mahnstufen können jedoch zusätzliche Kosten, Mahngebühren und im Extremfall gerichtliche Mahnverfahren nach sich ziehen.

Wie fragt man höflich nach einer Zahlung?

Höflich nach einer Zahlung fragt man mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, die Sachlichkeit und Respekt verbindet. Sie nehmen Bezug auf die offene Rechnung und die zugrunde liegende Forderung, nennen offenen Betrag und Zahlungsfrist und bitten um Bezahlung bis zu einem klaren Datum. In der E-Mail helfen ein aussagekräftiger Betreff, ein ruhiger Ton und die Möglichkeit zur Rückfrage, damit die Geschäftsbeziehung nicht belastet wird.

Wie schreibe ich eine nette Zahlungserinnerung?

Eine „nette“ Zahlungserinnerung ist kurz, klar und respektvoll. Im Betreff eignen sich Formulierungen wie „Zahlungserinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer/Rechnungsdatum]“. Im Text nennen Sie offene Rechnung, offenen Betrag, gegebenenfalls Artikel oder Leistung und das neue Zahlungsziel. Formulieren Sie dabei klar, bis wann Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Rechnung zu begleichen hat, ohne den Ton unnötig zu verschärfen, vermeiden Sie Drohungen und fokussieren Sie auf Erinnerung und Kooperation – eine gute Vorlage erleichtert die Formulierung.

Ist eine Zahlungserinnerung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Eine Zahlungserinnerung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und im BGB nicht als eigener Schritt geregelt. Entscheidend für den Zahlungsverzug sind vor allem Rechnung, Fälligkeit und gegebenenfalls eine Mahnung nach § 286 BGB. Trotzdem ist eine freundliche Zahlungserinnerung in der Praxis sinnvoll, um den Zahlungseingang zu fördern, bevor weitere rechtliche Schritte nötig werden.

Wie lange ist die Frist bei der Zahlungserinnerung?

Eine feste gesetzliche Frist für Zahlungserinnerungen gibt es nicht. Üblich ist eine zusätzliche Zahlungsfrist von etwa 7 bis 14 Tagen, die der Gläubiger dem Schuldner einräumt, um den Zahlungsverzug zu beenden. Behalten Sie im Kopf, dass die gewählte Frist zur Situation und zur bisherigen Zusammenarbeit passen sollte.

  • Bleibt der Zahlungseingang aus, können weitere Schritte wie eine Mahnung oder ein Mahnverfahren folgen.

Quellen

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