Steuererklärung Kleinunternehmer ⇒ Pflichten & Formulare

Die Steuererklärung für Kleinunternehmer umfasst die fristgerechte Abgabe der Einkommensteuererklärung und die korrekte Erfassung von Unternehmensgewinnen. Dabei spielen relevante Formulare sowie die Berücksichtigung absetzbarer Betriebsausgaben eine bedeutende Rolle.

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Kleinunternehmer

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Steuererklärung für Kleinunternehmer – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fragen und Antworten zur Steuererklärung für Kleinunternehmer

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Nach § 19 UStG gelten Selbstständige als Kleinunternehmer, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, sodass sie keine Umsatzsteuer abführen müssen

Welche Steuern müssen Kleinunternehmer zahlen?

Kleinunternehmer zahlen Einkommensteuer, ggf. Gewerbesteuer ab 24.500 Euro und reichen oft eine jährliche Umsatzsteuererklärung ein, auch ohne Umsatzsteuerpflicht.

Wie wird die Einkommensteuer für Kleinunternehmer berechnet?

Kleinunternehmer versteuern ihren Gewinn über dem Grundfreibetrag, wobei ein progressiver Steuersatz von 14 % bis 45 % greift.

Welche Fristen gelten für die Abgabe der Steuererklärung?

Die Steuererklärung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden, bei Erstellung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Welche Anlagen der Steuererklärung sind für Kleinunternehmer relevant?

Für Kleinunternehmer sind der Mantelbogen, die Anlage EÜR, die Anlage G inklusive Gewerbesteuererklärung, die Anlage S für Freiberufler sowie die Anlage N für Nebeneinkünfte relevant.

Welche Kosten können Kleinunternehmer in der Steuererklärung absetzen?

In der Steuererklärung können Kleinunternehmer alle betrieblich veranlassten Kosten absetzen, etwa für Arbeitsmittel, Büro- und Reisekosten und Fortbildungen.

Steuererklärung für Kleinunternehmer

In der Steuererklärung müssen auch Kleinunternehmer ihre betrieblichen Einkünfte im Rahmen der Einkommensteuer angeben. Obwohl sie von der Umsatzsteuer befreit sind, besteht weiterhin die Pflicht zur vollständigen Offenlegung der Einnahmen und Ausgaben.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind Selbstständige mit geringen Umsätzen, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müssen, aber weiterhin dazu verpflichtet sind, die allgemeinen Steuerpflichten einzuhalten.

Eigenschaften und Besonderheiten von Kleinunternehmern

  • Wer im Inland eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit selbstständig ausübt und bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet, gilt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

  • Im Vorjahr darf der Umsatz höchstens 25.000 Euro betragen haben, im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro. Für Gründer gilt im ersten Jahr eine Grenze von 25.000 Euro.

  • Für die Kleinunternehmerregelung zählt nur der Nettoumsatz. Umsatzsteuer muss nicht erhoben werden, gleichzeitig entfällt der Vorsteuerabzug.

  • Ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung ist möglich, bindet jedoch für fünf Jahre und schließt in diesem Zeitraum eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung aus.

  • Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer und beeinflusst andere Steuerarten oder die Gewinnermittlung nicht.

Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen weiterhin die allgemeinen steuerlichen Pflichten für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende erfüllen. Dazu gehören vor allem die jährliche Einkommensteuererklärung und gegebenenfalls die Gewerbesteuer ab dem Freibetrag. Zudem ist in vielen Fällen eine einfache jährliche Umsatzsteuererklärung erforderlich, auch wenn keine Umsatzsteuer anfällt.

Einkommensteuer

Versteuert wird der Gewinn, also die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben. Auch Kleinunternehmer müssen die vereinfachten Steuer- und Buchführungspflichten laut § 2 Abs. 1 EStG und §§ 140–148 AO einhalten.

Gewerbesteuer

Nur Gewerbebetriebe sind betroffen, doch Einzelunternehmer und Personengesellschaften profitieren von einem Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Für Kleinunternehmer mit niedrigen Umsätzen spielt die Gewerbesteuer daher in der Regel keine große Rolle.

Umsatzsteuer

Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen keine monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Viele Finanzämter verlangen dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung, die lediglich bestätigt, dass keine Umsatzsteuer angefallen ist.

Einkommensteuer für Kleinunternehmer im Detail: Freibetrag, Steuersatz und Abgabefristen

Kleinunternehmer zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn, wobei bis zum Grundfreibetrag keine Steuer anfällt und darüber ein progressiver Steuersatz greift.

Grundfreibetrag und progressiver Steuersatz

Als Selbstständiger berechnet sich die Einkommensteuer auf Basis des Gewinns, also der Einnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Bis zum Grundfreibetrag von 12.348 Euro für Alleinstehende im Jahr 2026 fällt keine Steuer an. Liegt der Gewinn darüber, greift ein progressiver Steuersatz, der sich stufenweise von 14 % bis maximal 45 % erhöht.

Grundfreibeträge bei der Einkommensteuer nach Jahren:

2026

12.348 Euro

2025

12.096 Euro

2024

11.784 Euro

2023

10.908 Euro

Werden neben der Selbstständigkeit weitere Einkünfte erzielt, wie ein Nebenjob, werden alle Einnahmen zusammengerechnet, um die Steuerlast zu bestimmen.

Beispiel: Der Unternehmer Chris verdiente 2025 als freiberuflicher Texter Geld und erzielte einen Gewinn von 18.000 Euro. Vom Grundfreibetrag in Höhe von 12.069 Euro wird zunächst nichts versteuert. Der zu versteuernde Gewinn beträgt somit 5.931 Euro. Das Finanzamt berechnet die Einkommensteuer auf diesen Betrag mit einem ungefähren Durchschnittssatz von 14 %, was rund 830 Euro ergibt. Chris muss also lediglich für den Gewinnanteil über dem Freibetrag Einkommensteuer zahlen, nicht auf seinen gesamten Jahresumsatz.

Steuervorauszahlungen

Das Finanzamt legt vierteljährliche Steuervorauszahlungen fest, die sich an den Gewinnen des Vorjahres oder – im ersten Jahr – an einer Schätzung orientieren. Voraussetzung ist, dass die voraussichtliche Steuerschuld des laufenden Jahres höher als im Vorjahr ist oder aus der Steuererklärung eine Nachzahlung resultiert.

Die Zahlungen sind jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Bei der Einkommensteuererklärung werden die geleisteten Vorauszahlungen angerechnet: Wurde zu viel gezahlt, erstattet das Finanzamt die Differenz; bei zu wenig gezahlter Steuer ist eine Nachzahlung erforderlich.

Abgabefristen

Die Steuererklärung für das Jahr 2025 muss beim zuständigen Finanzamt bis zum 31. Juli 2026 eingereicht werden. Wird die Erklärung von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein erstellt, verschiebt sich die Frist auf den 1. März 2027, da der ursprüngliche Termin am 28. Februar 2027 auf einen Sonntag fällt.

Abgabefristen Steuererklärung:

Art der Einreichung

Abgabefrist Steuererklärung 2025

Selbstständige / Eigenabrechnung

31. Juli 2026

Steuerberater / Lohnsteuerhilfeverein

1. März 2027

Steuererklärung für Kleinunternehmer: Welche Anlagen sind wichtig?

Der Mantelbogen und die Anlagen EÜR, G, N und S bilden die Grundlage der Steuererklärung für Kleinunternehmer und erfassen persönliche Daten, Unternehmensgewinne sowie Einkünfte aus Gewerbe oder Anstellung.

Mantelbogen – persönliche Angaben erfassen

Der Mantelbogen erfasst die grundlegenden Angaben des Steuerpflichtigen, darunter persönliche Daten, Religionszugehörigkeit und die gewählte Veranlagungsart. Er bildet die Basis jeder Einkommensteuererklärung und ist daher auch für Kleinunternehmer verpflichtend.

Anlage EÜR – Gewinn oder Verlust ermitteln

In der Anlage EÜR wird der Gewinn oder Verlust des Unternehmens mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt. Dazu werden sämtliche Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt; die Differenz ergibt den Überschuss oder Verlust. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass nicht alle Ausgaben automatisch in der EÜR erfasst werden. Freiberufler müssen beispielsweise Ausgaben für die gesetzliche Sozialversicherung oder private Vorsorge separat angeben.

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Anlage G – für gewerbliche Tätigkeiten

Alle Einkünfte aus gewerblichen Tätigkeiten, also von Einzelunternehmern oder Personengesellschaften mit Gewerbebetrieb, werden in der Anlage G eingetragen. Dazu zählt der in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) ermittelte Gewinn oder Verlust. Die Anlage erfasst auch mögliche Veräußerungsgewinne. Eine separate Gewerbesteuererklärung ist nur erforderlich, wenn der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr übersteigt.

Anlage S – für freiberufliche Tätigkeiten

Freiberufler und Selbstständige tragen den in der Anlage EÜR ermittelten Gewinn oder Verlust in die Anlage S ein. Diese Anlage erfasst alle Einkünfte aus selbstständiger, freiberuflicher Tätigkeit für die Einkommensteuer.

Anlage N - für Selbstständigkeit im Nebenberuf

Viele Kleinunternehmer können nicht ausschließlich von den Erlösen ihrer selbstständigen Tätigkeit leben. Wenn sie ihr Gewerbe oder ihre selbstständige Tätigkeit nur als nebenberufliches Business führen und zusätzlich Einkünfte aus einer Anstellung erzielen, sind diese Einnahmen in der Anlage N der Steuererklärung anzugeben.

Kleinunternehmer und Steuererklärung: Absetzbare Kosten im Überblick

Alle Ausgaben, die direkt mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Kleinunternehmer können in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sämtliche betrieblich veranlassten Kosten den Einnahmen gegenüberstellen, um den Gewinn zu ermitteln.

Checkliste: Typische absetzbare Kosten

  • Arbeitsmittel: Bürobedarf, Computer, Software, Drucker, Schreibtisch, Bürostühle, Fachwerkzeuge oder Maschinen.

  • Arbeitskleidung: Spezielle Berufs- oder Schutzkleidung, die für die Tätigkeit erforderlich ist.

  • Bürokosten: Miete für Büroräume, Reinigung, Strom, Internet, Telefon, Büromaterial, Porto und Versand.

  • Telefon und Internet: Bei privater Mitnutzung ist nur der berufliche Anteil absetzbar.

  • Versicherungen: Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht oder andere geschäftlich relevante Versicherungen.

  • Beratungskosten: Honorare für Steuerberater, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater.

  • Fortbildung und Seminare: Fachkurse, Online-Weiterbildungen, Workshops oder Konferenzen.

  • Fachliteratur: Fachbücher, Magazine oder digitale Medien mit beruflichem Bezug.

  • Werbung und Marketing: Webseitenhosting, Online-Werbung, Flyer, Visitenkarten oder Messeauftritte.

  • Fahrkosten: Geschäftliche Fahrten mit dem Auto, Motorrad oder Fahrrad sowie Parkgebühren oder ÖPNV.

  • Reisekosten: Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand, Flug- oder Bahntickets bei Geschäftsreisen.

Anteilig nutzbare Kosten und Abschreibungen

  • Ausgaben, die sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, wie Auto, Handy oder Internet, müssen anteilig berechnet werden.

  • Auch einmalige Anschaffungen, z. B. größere Maschinen oder teure Computer, können über die Abschreibung über mehrere Jahre steuerlich geltend gemacht werden. Dabei zu beachten ist die GWG-Grenze (Grenze für die steuerliche Sofortabschreibung).

  • Selbst kleine Ausgaben, wie Software-Abonnements oder Büromaterial, summieren sich und können den Gewinn mindern.

Beispiel: Die Kleinunternehmerin Anna verdient ihr Einkommen als freiberufliche Grafikdesignerin und kauft einen neuen Computer für 2.500 Euro, ein Grafiktablet für 800 Euro, bucht ein Online-Designseminar für 250 Euro und zahlt monatlich 50 Euro für Cloudspeicher. All diese Kosten mindern ihren Gewinn in der EÜR und reduzieren damit die zu zahlende Einkommensteuer.

Steuererklärung für Kleinunternehmer: Häufige Fehler in der Praxis vermeiden

Bei der Steuererklärung machen Kleinunternehmer häufig ähnliche Fehler, die zu Nachzahlungen, Strafen oder Prüfungen durch das Finanzamt führen. Die größte Hürde ist die korrekte Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben sowie die Einhaltung der Vorschriften, denn schon kleine Fehler verursachen Rückfragen oder finanzielle Nachteile.

Einige der häufigsten Stolperfallen:

  1. Nichtanmeldung von Gewerbe oder freiberuflicher Tätigkeit: Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass Kleingewerbe oder freiberufliche Tätigkeiten keiner Anmeldung bedürfen. Ohne Anmeldung drohen Bußgelder.

  2. Falsche oder unvollständige Angaben in der EÜR: Nicht alle Betriebsausgaben werden korrekt erfasst oder Einnahmen vollständig angegeben. Alle Belege sollten vorhanden und die Beträge richtig zugeordnet sein.

  3. Verwechslung von privaten und betrieblichen Kosten: Ausgaben wie Handy, Internet oder Fahrten müssen anteilig aufgeteilt werden. Werden private Anteile nicht korrekt herausgerechnet, kann das Finanzamt die Betriebsausgaben kürzen.

  4. Nichtberücksichtigung aller absetzbaren Kosten: Kleinere Ausgaben wie Fachliteratur oder Fortbildungen mindern den Gewinn und sind in der EÜR zu berücksichtigen.

  5. Fehler bei der Umsatzsteuerangabe: Auch ohne Umsatzsteuerpflicht verlangt das Finanzamt oft eine jährliche Umsatzsteuererklärung. Die korrekte Angabe „keine Umsatzsteuer“ ist Pflicht, sonst drohen Rückfragen.

  6. Nichtbeachtung von Fristen: Die Steuererklärung ist pünktlich einzureichen (31. Juli für Eigenabrechnung, 1. März bei Steuerberater). Verspätungen führen zu Säumniszuschlägen und möglichen Zinsen auf Nachzahlungen.

Hinweis: Eine ordentliche laufende Buchhaltung, die Nutzung digitaler Tools wie ELSTER oder eine smarte Buchhaltungssoftware sowie regelmäßige Überprüfung der Einnahmen und Ausgaben reduzieren Fehlerquellen und erleichtern die Jahresabrechnung.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Als Kleinunternehmer müssen Sie Ihre Einkommensteuererklärung jährlich beim Finanzamt einreichen. Die gesetzliche Abgabefrist liegt in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres, sowohl für die Papierform als auch für die elektronische Übermittlung über ELSTER. Wird die Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellt, kann sich die Frist auf Antrag meist bis Ende Februar des übernächsten Jahres verlängern. Eine rechtzeitige Abgabe ist wichtig, da verspätete Erklärungen zu Verspätungszuschlägen führen können.

Ja, als Kleinunternehmer kann die Steuererklärung selbst erstellt und beim Finanzamt eingereicht werden. Häufig wird dafür das kostenfreie Onlineportal ELSTER genutzt, das eine digitale Übermittlung mit Plausibilitätsprüfung ermöglicht. Bei überschaubarer Buchführung ist dies problemlos möglich, komplexere Fälle mit mehreren Einkunftsarten oder hohen Betriebsausgaben übernimmt sinnvollerweise ein Steuerberater.

Die zentralen Formulare für Kleinunternehmer sind das Hauptformular ESt 1A, in dem persönliche Angaben, Einkunftsarten und Veranlagungsoptionen eingetragen werden, sowie die Anlagen G oder S, abhängig davon, ob Sie gewerblich oder freiberuflich tätig sind.

Für die Gewinnermittlung nutzen Kleinunternehmer die Anlage EÜR, sofern sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden. Umsatzsteuerformulare wie USt 1A müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen und umsatzsteuerpflichtig sind.

Ein Kleingewerbe wirkt sich vor allem über die Gewinnermittlung auf die Steuererklärung aus. Der Gewinn wird meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt und in der Einkommensteuererklärung angegeben. Bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung entfällt der Ausweis von Umsatzsteuer sowie die Pflicht zu Umsatzsteuervoranmeldungen. Betriebsausgaben wie Bürobedarf, Fortbildungen oder Fahrkosten mindern den Gewinn und damit die Steuerlast.

Der zentrale Unterschied liegt in der Behandlung der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer erheben auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer und führen daher auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Im Gegenzug dürfen sie jedoch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Regelbesteuerte Unternehmer weisen hingegen Umsatzsteuer aus, führen diese ab und können die gezahlte Vorsteuer von ihren eigenen Steuerzahlungen abziehen.

Ob eine Gewerbeanmeldung notwendig ist, hängt von der Art der Tätigkeit ab. Wer einen Gewerbebetrieb ausübt, muss diesen beim zuständigen Gewerbeamt anmelden – auch wenn die Tätigkeit als Kleingewerbe geführt wird. Kleingewerbetreibende sind daher grundsätzlich zur Gewerbeanmeldung verpflichtet.

Freiberufler hingegen benötigen keine Gewerbeanmeldung, da sie keinen Gewerbebetrieb betreiben. Sowohl ein Gewerbebetrieb als auch eine freiberufliche Tätigkeit können die Kleinunternehmerregelung nutzen, sofern die gesetzlichen Umsatzgrenzen eingehalten werden.

Quellen