VAT-Nummer ⇒ Aufbau, Funktion und Verwendung im Geschäftsverkehr

Die VAT-Nummer (von „Value Added Tax“, dt.: Mehrwertsteuer) ist die internationale Bezeichnung für die in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID bzw. USt-IdNr.) von Unternehmen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. VAT-Nummer – auf einen Blick
  2. VAT-Nummer: Definition & Grundlagen
  3. Funktion & Verwendung im steuerlichen Kontext
  4. Einsatz der VAT-Nummer im EU-Binnenmarkt
  5. Prüfung und Gültigkeit der VAT-Nummer
  6. Vergabe & Zuständigkeiten in Deutschland
  7. Fragen und Antworten
  8. Quellen
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VAT-Nummer – auf einen Blick

Die 8 wichtigsten Fakten zur VAT-Nummer
Definition

Die VAT-Nummer (VAT = Value Added Tax, also Mehrwertsteuer) ist die internationale Bezeichnung für die Mehrwertsteuer-Identifikation von Unternehmen, aus Unternehmenssicht als USt-IdNr. bzw. Umsatzsteuer-ID bekannt.
Begriff

Die Bezeichnung VAT basiert auf dem englischen Begriff für Mehrwertsteuer (Value Added Tax) und ist international üblich. Im deutschen Sprachraum entspricht sie der umsatzsteuerlichen Identifikationsnummer.

Zweck

Die Nummer dient der eindeutigen steuerlichen Zuordnung in nationalen und grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen.

Aufbau

Die VAT-Nummer in Deutschland (deutsche USt-IdNr.) besteht aus dem Länderkennzeichen DE, gefolgt von einer neunstelligen Ziffernfolge.

Vergabe

In Deutschland erfolgt die Vergabe durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), entweder im Rahmen der steuerlichen Erfassung oder auf Antrag.

Prüfung

Die Gültigkeit einer USt-IdNr. kann über das EU-weite VIES-System oder direkt beim BZSt überprüft werden:

Weiters kann der Registrationsstatus für grenzübergreifende Geschäfte von Unternehmen in der EU über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) geprüft werden.

Relevanz

Die VAT-Nummer ist insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU von zentraler Bedeutung, etwa für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, das Reverse-Charge-Verfahren oder die Teilnahme an EU-Systemen wie dem One-Stop-Shop (OSS).

Abgrenzung zu anderen Steuernummern

Die USt-IdNr. ist von der nationalen Steuernummer, der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer und auch der seit 2025 existierenden Wirtschafts-Identifikationsnummer zu unterscheiden und wird ausschließlich für umsatzsteuerliche Zwecke im Unternehmenskontext verwendet.
VAT-Nummer

Die VAT-Nummer ist die internationale Bezeichnung für die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, welche der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in Deutschland entspricht und vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird. Sie dient national, international und bei grenzüberschreitenden Geschäften im EU-Binnenmarkt der umsatzsteuerlichen Identifizierung von Unternehmen. Die USt-IdNr. beginnt mit „DE“ und enthält neun Ziffern.

VAT-Nummer: Definition & Grundlagen

Die VAT-Nummer entspricht in Deutschland der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

  • Diese spezielle Identifikationsnummer dient der eindeutigen steuerlichen Zuordnung von Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten ausführen.

  • Die Nummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und ist für viele steuerlich relevante Geschäftsprozesse im nationalen und internationalen Kontext erforderlich.

Die Abkürzung VAT steht für „Value Added Tax“, also die Mehrwertsteuer. Der Aufbau der deutschen USt-IdNr. folgt einem standardisierten Schema: „DE“ als Länderkennzeichen, gefolgt von neun Ziffern.

  • Die Nummer wird in vielen Fällen bereits im Rahmen der steuerlichen Registrierung automatisch vergeben oder kann beim BZSt über die dafür vorgesehene Website beantragt werden.

Sie ist unverzichtbar für innergemeinschaftliche Lieferungen, die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens, die Teilnahme am EU-OSS-Verfahren und die Überprüfung durch Geschäftspartner oder Steuerbehörden.

Im Gegensatz zur allgemeinen Steuernummer, zur persönlichen Steuer-Identifikationsnummer oder zur Wirtschafts-Identifikationsnummer wird die USt-IdNr. ausschließlich für umsatzsteuerliche Zwecke im Unternehmenskontext verwendet.

Funktion & Verwendung im steuerlichen Kontext

  • Identifikation: Erfasst steuerpflichtige Unternehmen im Mehrwertsteuersystem

  • Rechnung: Pflichtangabe bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen

  • Steuerfreiheit: Voraussetzung für steuerfreie EU-Umsätze (§ 6a UStG)

  • Reverse Charge: Ermöglicht Umkehr der Steuerschuld (§ 13b UStG)

  • Vorsteuerabzug: Gültige VAT-Nummer als formale Bedingung

  • EU-OSS: Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren nur mit gültiger VAT-Nummer möglich

  • Verwaltung: Grundlage für automatisierte Prozesse bei Steuerbehörden

Im steuerlichen Kontext ermöglicht die VAT-Nummer die Identifizierung umsatzsteuerpflichtiger Unternehmen bei Leistungen und Lieferungen im In- und Ausland.

  • Bei Rechnungen innerhalb der EU ist sie für Unternehmen verpflichtend anzugeben, insbesondere wenn die Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6a UStG erfüllt sind.

  • Sie spielt eine zentrale Rolle beim Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuld gemäß § 13b UStG), bei dem der Leistungsempfänger anstelle des leistenden Unternehmens die Umsatzsteuer schuldet.

  • Auch der Vorsteuerabzug im Rahmen grenzüberschreitender Geschäfte setzt eine gültige VAT-Nummer des Geschäftspartners voraus.

Darüber hinaus kommt die VAT-Nummer im Rahmen des OSS-Verfahrens (One-Stop-Shop) zur Anwendung:

  • Dieses Verfahren ermöglicht es, die Umsatzsteuer für den grenzüberschreitenden elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) zentral über ein einziges EU-Mitgliedsland abzuführen – etwa bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen, digitalen Dienstleistungen oder dem Verkauf über elektronische Schnittstellen.

  • Die Registrierung im OSS setzt eine gültige USt-IdNr. (VAT-Nummer) voraus.

Bei der Verarbeitung durch Steuerbehörden, etwa im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), ermöglicht die Nummer eine automatisierte Zuordnung steuerrelevanter Vorgänge.

Einsatz der VAT-Nummer im EU-Binnenmarkt

  • Rechtsgrundlage: Anwendung im EU-Binnenmarkt auf Basis der MwStSystRL

  • Nachweis: VAT-Nummer belegt Unternehmereigenschaft bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften

  • Abwicklung: Voraussetzung für Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen

  • Meldesysteme: Eingesetzt für VIES-Abfrage, MIAS & Zusammenfassende Meldung gem. § 18a Abs. 1 Satz 1 UStG

  • Eindeutigkeit: Dient der automatisierten Identifizierung über Mitgliedstaaten hinweg

  • Vermeidung von Steuerbetrug: Bestandteil von Kontrollmechanismen der Steuerbehörden

  • Standardisierung: Nummernstruktur gemäß nationalem Schema

  • Bedeutung: Grundlage für viele Prozesse im Binnenmarkt mit Steuerbezug

Die VAT-Nummer ist innerhalb des europäischen Binnenmarkts ein zentrales Element zur Abwicklung von grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsbeziehungen zwischen Unternehmen.

In EU-Meldesystemen wie der Zusammenfassenden Meldung (ZM), dem Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) und der VIES-Datenbank ermöglicht die VAT-Nummer die eindeutige Zuordnung von Unternehmen über Ländergrenzen hinweg.

  • Sie dient dabei nicht nur der automatisierten Abwicklung, sondern auch der Betrugsprävention: Steuerbehörden können so prüfen, ob Geschäftspartner tatsächlich steuerlich erfasst sind.

Auch bei der Teilnahme am OSS-Verfahren ist die VAT-Nummer erforderlich, um grenzüberschreitende B2C-Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen zentral zu melden.

Digitale Dienstleistungen und elektronischer Handel:

Die VAT-Nummer kommt bei elektronisch erbrachten Leistungen ins Spiel, wenn sie grenzüberschreitend an Endverbraucher (B2C) innerhalb der EU erbracht werden. Dazu gehören:

  • Streamingdienste

  • Software

  • Online-Coachings

  • E-Books

In diesen Fällen greifen Sonderregelungen, insbesondere durch das OSS-Verfahren, bei dem Unternehmen die Umsatzsteuer zentral abführen können.

  • Voraussetzung dafür ist eine gültige VAT-Nummer (USt-ID) sowie die richtige Einstufung der Leistung als elektronische Dienstleistung gemäß MwStSystRL.

Die VAT-Nummer spielt eine zentrale Rolle im Meldeprozess und der steuerlichen Erfassung im Rahmen des Fernverkaufs.

Beispiele: VAT-Nummern in EU-Mitgliedsstaaten

Struktur, Aufbau und Länge von VAT-Nummern unterscheiden sich je nach EU-Land. Hier ein Überblick über typische Schemata:

  • Deutschland: DE123456789 (Länderkürzel + 9 Ziffern)

  • Frankreich: FRXX999999999 (Länderkürzel + 2 alphanumerische Zeichen + 9 Ziffern)

  • Italien: IT12345678901 (Länderkürzel + 11 Ziffern)

  • Österreich: ATU12345678 (Länderkürzel + „U“ + 8 Ziffern)

  • Polen: PL1234567890 (Länderkürzel + 10 Ziffern)

  • Spanien: ESX1234567X (Länderkürzel + 1 Buchstabe + 7 Ziffern + 1 Buchstabe; erste und letzte Stelle bzw. erste oder letzte Stelle kann Buchstabe sein)

  • Niederlande: NLAB12345678+9 (Länderkürzel + 12 Stellen aus Ziffern, Buchstaben, Zeichen „+“ und „*“ in zufälliger Reihenfolge; Stellen 11 und 12 immer Ziffern)

Die jeweilige Systematik dient der eindeutigen Identifizierung und Formatprüfung, insbesondere bei der Validierung über die VIES-Datenbank der Europäischen Kommission.

Internationale Beispiele: USA & Großbritannien

In den USA existiert im Gegensatz zur EU keine nationale Mehrwertsteuer (VAT), sondern ein System staatlicher Verkaufssteuern (Sales Tax), das auf Ebene der Bundesstaaten geregelt ist:

  • Jeder Bundesstaat (vergleichbar mit den Bundesländern in Deutschland) kann eigene Umsatzsteuersätze, Schwellenwerte und Registrierungsregeln festlegen.

  • Unternehmen müssen sich für steuerliche Zwecke in jedem einzelnen Bundesstaat registrieren, in dem es eine steuerbare wirtschaftliche Präsenz (Nexus) hat.

  • Daraus ergeben sich mehrere steuerliche Identifikationsnummern pro Unternehmen, je nach Staat.

  • Die Mehrwertsteuer-Identifikation ist im Unterschied zu EU-VAT-Nummern also nicht zentral, sondern dezentral organisiert.

In Großbritannien beginnt die VAT-Nummer dem Länderkürzel „GB“ und unterscheidet sich je nach Unternehmens- oder Einrichtungstyp. Es existieren vier anerkannte Formate, die jeweils einem klaren Anwendungskontext zugeordnet sind:

  • Standardfall britisches Unternehmen: GB 123 4567 89 (Länderkürzel + 9 Ziffern, nie in einem Block geschrieben, sondern wie im Beispiel in vier Blöcken: 3, 4, und 2 Ziffern; wird regulär an Unternehmen vergeben und stellt häufigstes Format dar)

  • Britische Unternehmensgruppen bzw. Unternehmen mit mehreren Filialen: GB123456789012 (Länderkürzel + 12 Ziffern)

  • Britische Regierungseinrichtungen: GBGD123 (Länderkürzel + Kürzel „GD“ + 3 Ziffern; wird vergeben an Regierungseinrichtungen, engl.: Government Departments)

  • Britische Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitswesens: GBHA123 (Länderkürzel + Kürzel „HA“ + 3 Ziffern; wird vergeben an öffentliche Gesundheitseinrichtungen, engl.: Health Authorities)

Diese Formate dienen der steuerlichen Identifizierung im britischen Mehrwertsteuersystem. Sie behalten auch nach dem Brexit Bedeutung für grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen.

Prüfung und Gültigkeit der VAT-Nummer

  • Gültigkeitsprüfung: Über das EU-System VIES online möglich, liefert Ergebnis zur Gültigkeit (keine personenbezogenen Daten)

  • Datenabgleich: Abgleich mit Unternehmensangaben bei der Steuerbehörde

  • Zweck: Bestätigung der Unternehmereigenschaft und Steuererfassung

  • Bedeutung: Voraussetzung für Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen

  • Nachweisfunktion: Dokumentationspflicht bei B2B-Geschäften in der EU

  • Fehlerquellen: Ungültige Formatierung, veraltete Daten oder Neuregistrierung

  • Korrektur: Bei Ungültigkeit Rücksprache mit Partnerunternehmen oder Finanzamt

Die Gültigkeit einer VAT-Nummer kann zentral über das VIES-System (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission geprüft werden.

  • Über dieses Online-Tool ist ein sofortiger Abgleich mit den Daten des jeweiligen Mitgliedstaats möglich, allerdings ohne Anzeige personenbezogener Unternehmensdaten.

Die Prüfung ist vor allem bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen erforderlich, um die Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners nachzuweisen:

Bei fehlerhaften Eingaben, kürzlich erfolgten Neuregistrierungen oder nicht aktualisierten Daten kann die VAT-Nummer als ungültig erscheinen, obwohl sie bereits korrekt vergeben wurde.

  • Deshalb empfiehlt sich bei einem negativen Ergebnis zunächst die Rücksprache mit dem Geschäftspartner oder eine Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt.

Was tun bei ungültiger Nummer?

Ergibt die VIES-Abfrage, dass eine VAT-Nummer nicht gültig ist, sollten folgende Schritte geprüft werden:

  1. Format prüfen: Entspricht die Nummer dem Länderschema (z. B. Ziffernanzahl, Kürzel)?

  2. Datenrichtigkeit: Unternehmensname und Sitz korrekt eingetragen?

  3. Zeitfaktor: Neuregistrierte Nummern erscheinen ggf. verzögert in VIES

  4. Kontaktaufnahme: Rückfrage beim Partnerunternehmen zur Bestätigung

  5. Finanzamt kontaktieren: Bei Unsicherheiten direkt dort anfragen

  6. Alternative Nachweise sichern: z. B. Handelsregisterauszug oder Steuernummer beilegen

Eine ungültige oder fehlende VAT-Nummer kann zur Verwehrung der Steuerbefreiung und damit zu einer nachträglichen Steuerpflicht in Deutschland führen.

Vergabe & Zuständigkeiten in Deutschland

  • Beantragung: USt-IdNr. wird via Online-Formular beim BZSt beantragt

  • Vergabemodus: Vergabe erfolgt auf Antrag, nicht automatisch

  • Voraussetzung: Steuernummer muss bereits vorliegen

  • Zielgruppe: Unternehmer mit grenzüberschreitenden B2B-Geschäften

  • Verwendung: Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Rechnungsstellung

  • Dauer: Erteilung der Nummer meist innerhalb weniger Werktage

  • Zuständigkeit: Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

In Deutschland wird die USt-IdNr., die der VAT-Nummer entspricht, nicht automatisch vergeben, sondern muss beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aktiv beantragt werden.

  • Voraussetzung für den Antrag ist eine bereits bestehende Steuernummer beim zuständigen Finanzamt.

Die USt-IdNr. wird insbesondere benötigt, wenn ein Unternehmen innergemeinschaftliche Leistungen oder Lieferungen erbringt und daher beim grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr mit anderen EU-Staaten umsatzsteuerrechtlich identifizierbar sein muss.

  • Die Nummer ermöglicht dann die Ausstellung steuerfreier Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis (§ 6a UStG, § 4 Nr. 1b UStG). Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung ist verpflichtend.

Der Antrag erfolgt online über die BMF-Website (Formular des BZSt). Die Erteilung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage, kann aber bei Neugründungen etwas länger dauern. Unternehmen, die ausschließlich inländisch tätig sind, benötigen die USt-IdNr. nicht zwingend.

USt-IdNr. = VAT-Nummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist in Deutschland die nationale Entsprechung zur internationalen VAT-Nummer und erfüllt dieselben Zwecke:

  • Identifikation eines Unternehmens im umsatzsteuerlichen Sinne, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen im EU-Binnenmarkt.

  • Formal ist die USt-IdNr. damit eine VAT-Nummer.

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Fragen und Antworten

Was bedeutet die Abkürzung VAT?

„VAT“ steht für „Value Added Tax“, auf Deutsch Mehrwertsteuer. Die VAT-Nummer ist die internationale Bezeichnung für die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer von Unternehmen. In Deutschland entspricht sie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die zur Identifizierung insbesondere im EU-Mehrwertsteuersystem dient.

Wann und wofür braucht man eine VAT-Nummer?

Die VAT-Nummer (entspricht der Umsatzsteuer-ID) wird national wie international benötigt, um ein Unternehmen eindeutig steuerlich zuzuordnen. In Deutschland ist sie insbesondere erforderlich für:

  • Innergemeinschaftliche Lieferungen

  • Die Teilnahme am OSS-Verfahren (EU-One-Stop-Shop) für grenzüberschreitenden elektronischen Mehrwertsteuerhandel (B2C-Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen)

  • Die Rechnungsstellung bei B2B-Geschäften

  • Den Nachweis der Unternehmereigenschaft gegenüber Steuerbehörden

Wo finde ich meine VAT-Nummer?

In Deutschland wird die VAT-Nummer als USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Sie findet sich auf:

Wie kann ich eine VAT-Nummer überprüfen?

Die Überprüfung erfolgt über die VIES-Datenbank der EU-Kommission. Dort lässt sich die USt-IdNr. eines Unternehmens mit dem nationalen Eintrag des betreffenden EU-Mitgliedstaates abgleichen. Ergebnis: Bestätigung über die gültige steuerliche Identifizierung.

Sind USt-IdNr. und VAT-Nummer das Gleiche?

Ja – die USt-IdNr. ist die deutsche Form der VAT-Nummer. Sie wird vom BZSt vergeben und dient als Unterscheidungsnummer für den umsatzsteuerlichen Geschäftsverkehr, insbesondere im Rahmen des EU-Binnenmarktes.

Was ist der Unterschied von VAT-Nummer zur Steuernummer?

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und dient zur Abwicklung sämtlicher steuerlicher Angelegenheiten (z. B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer). Die VAT-Nummer (USt-IdNr.) dagegen ist nur für die Umsatzsteuer (aus Konsumentensicht: Mehrwertsteuer) und insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen erforderlich.

Wer muss VAT bezahlen?

Unternehmen und wirtschaftlich tätige Personen müssen Mehrwertsteuer (Value Added Tax, kurz VAT) bezahlen, wenn sie steuerpflichtige Waren oder Leistungen kaufen. Aus Unternehmenssicht handelt es sich dabei um die Umsatzsteuer, die auf entsprechende Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Endverbraucher (Privatpersonen) zahlen ebenso MwSt. beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen, die der Mehrwertsteuer unterliegen.

Die Höhe der Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer richtet im EU-Binnenmarkt sich nach dem jeweiligen Bundesschema des Mitgliedstaates.

Was passiert, wenn ich keine VAT-Nummer angebe?

Fehlt bei EU-Geschäften die gültige VAT-Nummer (USt-IdNr.), kann der Umsatz nicht steuerfrei behandelt werden. Das führt zu:

  • Nachforderungen seitens der Finanzverwaltung

  • Rechnungsbeanstandungen durch Geschäftspartner

  • Rückfragen über VIES oder BZSt sowie der Geschäftspartner via E-Mail

  • Verlust der Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Leistungen

Quellen

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