Betriebliche Aufzeichnungspflichten ⇒ einfach erklärt

Betriebliche Vorgänge werden zahlenmäßig erfasst und aufgezeichnet. Betriebliche Aufzeichnungen unterliegen dabei bestimmten Aufzeichnungspflichten, die je nach Gewinnermittlungsart des Unternehmens variieren können.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Betriebliche Aufzeichnungen – auf einen Blick
  2. Aufzeichnungen: Übersicht
  3. Aufzeichnungspflichten: Vorschriften
  4. Aufzeichnungspflichten: Details
  5. Fragen und Antworten
  6. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Betriebliche Aufzeichnungen – auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zu betrieblichen Aufzeichnungen & Aufzeichnungspflichten
Definition

Betriebliche Aufzeichnungen umfassen die systematische Dokumentation des Unternehmensablaufs und unterliegen bestimmten Aufzeichnungspflichten, die sich je nach Gewinnermittlungsart des Unternehmens unterscheiden.
Unterscheidung Gewinnermittlung
Pflichten
  • In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, sämtliche Belege, Bücher und Aufzeichnungen für ihre Geschäftsvorfälle zu sammeln und diese entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel sechs Jahre für empfangene Rechnungen und bestimmte Unterlagen sowie zehn Jahre für Handelsbücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Rechnungen.
Regeln
  • Es dürfen keine Geschäftsvorfälle ohne entsprechenden Beleg erfasst werden, alle Aufzeichnungen müssen vollständig und lückenlos geführt sein und die Dokumentation muss nachvollziehbar gestaltet werden.
  • Außerdem müssen die Aufzeichnungen so geführt werden, dass sie jederzeit vom Finanzamt geprüft werden können.
Betriebliche Aufzeichnungspflichten

Betriebliche Vorgänge werden zahlenmäßig erfasst und aufgezeichnet und unterliegen dabei bestimmten Aufzeichnungspflichten,

Aufzeichnungen: Übersicht

Die betrieblichen Aufzeichnungen stellen eine zentrale Säule in der Dokumentation des Unternehmensablaufs und der Unternehmenskennzahlen sowohl nach innen als auch nach außen dar.

  • Anhand dieser Aufzeichnungen erfolgt die Planung und Steuerung des Unternehmensgeschehens, die Steuerbemessung durch das Finanzamt und diese Kennzahlen dienen ebenso dem Gläubigerschutz.

Grundsätzlich sollten Aufzeichnungen zeitnah, in der Regel monatlich, vorgenommen werden, um unter anderem eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung zu ermöglichen.

  • Bei Kleinunternehmern oder Unternehmern, die von der Umsatzsteuer befreit sind, können die Aufzeichnungen in der Regel vierteljährlich erfolgen.

Die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen sind in Deutschland insbesondere in den §§ 140–148 der Abgabenordnung (AO) sowie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung (GoBD) geregelt.

Aufzeichnungspflichten: Vorschriften

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, betriebliche Aufzeichnungen zu führen.

  • Das bedeutet, es sind Belege zu sammeln, die zahlenmäßigen Aufzeichnungen über das betriebliche Geschehen zu führen und diese mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Dabei sind neben den Rechnungsbelegen auch Angebote, Kalender und andere Geschäftskorrespondenz als zu den Aufzeichnungen zugehörig aufzubewahren, wenn solche Aufzeichnungen erstellt oder geführt werden.

  • Kommt es zu Steuerprüfungen, wird zuerst Augenmerk auf die geordnete Aufzeichnung gelegt.

Werden diese den folgenden Regeln entsprechend geführt, beginnt die eigentliche Prüfung der inhaltlichen und betriebswirtschaftlichen Punkte.

  • Sobald betriebliche Vorgänge im Unternehmen aufgezeichnet werden, ist die Auszeichnung dieser an bestimmte Vorgaben gebunden:
  • Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, lückenlos und in chronologischer Abfolge durchgeführt werden.
  • Fristen müssen eingehalten werden.
  • Die Summenbildung muss leicht nachvollziehbar sein.
  • Aufzeichnungen können im Inland und Ausland gemacht werden, jedoch in einer lebenden Sprache.
  • Eine Prüfung durch das Finanzamt muss durchführbar sein (sowohl im Inland als auch im Ausland) und das innerhalb einer angemessenen Frist.
  • Die Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Details muss gewährleistet sein - das ist vor allem bei Streichungen und Stornierungen zu berücksichtigen.
  • Die Bezeichnung der Konten und Aufzeichnungen muss den Geschäftszweck erkennen lassen und dementsprechend richtig verwendet werden.
  • Es darf keine nachträgliche Änderung an den Aufzeichnungen möglich sein. Das heißt konkret:
    • Keine Leerräume zwischen den Zeilen dürfen verwendet werden.
    • Keine Daten nachträglich dürfen unkenntlich gemacht (durchstreichen, schwärzen) oder entfernt (radieren) werden.
    • EDV-Systeme dürfen keine nachträgliche Änderung an Aufzeichnungen zulassen bzw. wenn, dann nur in protokollierter Form, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
  • Trotz EDV-Aufzeichnungen müssen Originaldaten und Belege aufbewahrt werden. In die EDV-Aufzeichnungen muss innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen immer Einsicht genommen werden können. Werden die Aufzeichnungen auf Datenträgern gespeichert, muss eine vollständige und korrekte Wiedergabe der Geschäftsfälle jederzeit möglich sein.
  • Bei EDV-Aufzeichnungen muss eine Möglichkeit des Drucks oder Exports (unformatierte Textdateien) der Daten in Form von Listen durchführbar sein.
  • Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Besonders wichtig: Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Der Grundsatz, dass keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden soll bzw. darf, ist entscheidend.

  • Selbst Ausgaben, die keine konkreten Belege zugrunde haben, müssen belegt werden.

Aufzeichnungspflichten: Details

Werden die vorhergehend angeführten Grundsätze beachtet, gilt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit.

  • Gibt es dagegen Grund zur Annahme, dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann dies zu Teil- oder Vollschätzung des Betriebsergebnisses führen.

Eine Teilschätzung kann vor allem durch den Einsatz von EDV-Systemen, die weder eine Änderungshistorie noch eine Änderungsverhinderung implementiert haben, von der Finanz als notwendig erachtet werden.

An den drei grundsätzlichen Varianten der Gewinnermittlung orientieren sich auch die damit verbundenen Buchführungs- und somit Aufzeichnungspflichten.

  • Welche Gewinnermittlung für welches Unternehmen erforderlich bzw. möglich ist, hängt von der gewählten Rechtsform, der vorliegenden Umsatzhöhe sowie der jeweiligen Einkunftsart ab.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Was muss aufgezeichnet werden?

Die Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist in Deutschland für Gewerbebetriebe und Freiberufler grundsätzlich bis zu bestimmten Umsatz- oder Gewinngrenzen anwendbar. 

Dabei werden Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst.

Der Aufzeichnungspflicht in der EÜR unterliegen insbesondere:

Die EÜR bietet somit eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung gegenüber der Bilanzierung, muss aber dennoch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen (GoBD).

Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) in Deutschland finden Sie hier:

Direkt zu: Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Doppelte Buchhaltung: Was muss aufgezeichnet werden?

Ab dem Geschäftsjahr, in dem der Jahresumsatz über 800.000 € oder der Jahresgewinn über 80.000 € liegt, sind Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform, wie z. B. GmbHs oder bestimmte Personengesellschaften verpflichtet, ihre Gewinne durch doppelte Buchführung zu ermitteln.

Der Jahresabschluss dieser verpflichtenden Buchführung muss folgende Bestandteile enthalten:

Die Buchführung hat sich grundsätzlich nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) zu richten. Sämtliche Geschäftsfälle sind bereits bei Entstehen von Forderungen oder Verbindlichkeiten zu erfassen und dem jeweiligen Geschäftsjahr zuzuordnen. Außerdem müssen alle Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) erfasst werden.

Direkt zu: Doppelte Buchhaltung

Pauschalierung: Was muss aufgezeichnet werden?

Die Pauschalierung, auch Gewinnermittlung nach durchschnittlichen Sätzen, ist in Deutschland eine vereinfachte Form der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Sie wird vor allem in bestimmten Branchen wie der Land- und Forstwirtschaft, Gastronomie oder im Handel angewendet und ermöglicht eine vereinfachte Gewinnermittlung.

  • Die Anwendungsvoraussetzungen hängen von den jeweiligen steuerlichen Pauschalierungsvorschriften.

Aufzuzeichnen sind:

Aufbewahrungspflicht bei betrieblichen Aufzeichnungen

In Deutschland müssen Aufzeichnungen und Belege grundsätzlich 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden, abhängig von der Art der Unterlagen (§ 147 AO).

  • So beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 6 Jahre für empfangene und ausgestellte Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe, während 10 Jahre für Handelsbücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare und Rechnungen gilt.

Originalbelege und sämtliche Aufzeichnungen müssen während dieser Fristen aufbewahrt werden. Werden die Aufzeichnungen elektronisch geführt, muss eine vollständige, lückenlose und korrekte Wiedergabe jederzeit möglich sein. Außerdem müssen die Unterlagen für eine Prüfung durch das Finanzamt innerhalb der gesetzlichen Fristen verfügbar sein.

Rechnungslegung, Belegerteilung und Rechnungsarten:

Weiterführende Informationen und alle Details zu den Bestimmungen finden Sie hier:

Rechnungslegung und Rechnungslegungspflicht

Rechnungsarten in Deutschland:

Rechnungsarten

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Fragen und Antworten

Was sind betriebliche Aufzeichnungen?

Betriebliche Aufzeichnungen erfassen den Ablauf und die Kennzahlen eines Unternehmens.

Die Pflichten hängen von der Gewinnermittlung mittels EÜR, doppelter Buchführung oder Pauschalierung ab. Alle relevanten Belege müssen gesammelt und gemäß den gesetzlichen Vorgaben 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden und jederzeit vollständig und prüfbar sein (GoBD).

Welche Regeln und Pflichten gibt es für die Führung betrieblicher Aufzeichnungen?

Die Regeln und Pflichten für die Führung betrieblicher Aufzeichnungen umfassen:

  • Belegpflicht: Es sollte keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden. 

  • Aufbewahrungspflicht: Alle betrieblichen Aufzeichnungen und Belege müssen zwischen sechs und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

  • Ordnungsmäßige Buchführung: Die Aufzeichnungen müssen den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen, um eine korrekte Erfassung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

  • Transparenz und Vollständigkeit: Die Aufzeichnungen müssen transparent sein und alle relevanten Informationen enthalten, um eine umfassende Einsicht in die finanzielle Situation des Unternehmens zu ermöglichen.

  • Korrekte Datenerfassung: Alle Geschäftsvorfälle müssen korrekt und zeitnah erfasst werden, um eine genaue Abbildung der finanziellen Lage des Unternehmens sicherzustellen.

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Führung der betrieblichen Aufzeichnungen muss den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

  • Prüfung durch das Finanzamt: Die Prüfung durch das Finanzamt muss innerhalb einer angemessenen Frist durchführbar sein.

Quellen

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