Wareneingangsbuch ⇒ einfach erklärt

Das Wareneingangsbuch ist für gewerblich tätige Unternehmen, die ihre Gewinne mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ein verpflichtender Bestandteil der Buchhaltung. Darin sind alle erworbenen Waren und Materialien vollständig zu erfassen.

Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Wareneingangsbuch – auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zum Wareneingangsbuch
Definition

Das Wareneingangsbuch wird von gewerblich tätigen Unternehmen geführt, um die Einkäufe von Waren und Materialien steuerlich zu dokumentieren. Es dient dazu, alle relevanten Anschaffungen übersichtlich und nachvollziehbar festzuhalten.

Posten
Ausnahmen

Es gibt Ausnahmen von der Eintragungspflicht ins Wareneingangsbuch. Dazu zählen insbesondere Gegenstände des Anlagevermögens sowie geringwertige oder wertlose Gegenstände wie Treibstoff oder Büromaterial, da sie nicht dem Wareneinsatz im engeren Sinn zugeordnet werden.

Angaben
  • Laufende Nummer
  • Belegnummer
  • Datum
  • Lieferant
  • Warenbezeichnung
  • Wert/Preis

Ein Wareneingangsbuch dient zur steuerlichen Dokumentation von Waren- und Materialeinkäufen und unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Eingangsrechnungen und Lagerbestände zu behalten.

Wareneingangsbuch: Definition & Übersicht

Das Wareneingangsbuch (WEB) ist von bestimmten gewerblich tätigen Unternehmen in Deutschland zu führen.

Es dient der steuerlichen Dokumentation von Waren- und Materialeinkäufen. Eine gesetzlich explizite Pflicht zur Führung eines Wareneingangsbuchs ist im deutschen Handels- und Steuerrecht nicht generell verankert, jedoch kann es im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführungspflichten gemäß § 238 HGB und der Aufzeichnungspflichten nach § 143 AO erforderlich sein, insbesondere bei Betrieben, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

  • Grundsätzlich wird das Wareneingangsbuch von gewerblichen Unternehmern geführt, die regelmäßig Waren oder Rohstoffe einkaufen, um sie weiterzuverarbeiten oder weiterzuveräußern.

Dabei ist es unerheblich, ob der Erwerb durch Kauf, Tausch, Schenkung oder Erbschaft erfolgt – entscheidend ist die betriebliche Verwendung.

Von der Führung eines Wareneingangsbuchs ausgenommen sind bilanzierungspflichtige Unternehmen, da diese ihre Einkäufe ohnehin über die doppelte Buchführung erfassen. Auch Betriebe, die keine Handelswaren oder Rohstoffe erwerben, etwa reine Dienstleistungsbetriebe, sind typischerweise nicht zur Führung eines WEB verpflichtet.

Waren, die auf Kommission übernommen oder für betriebsfremde Zwecke beschafft wurden, müssen ebenfalls im Wareneingangsbuch erfasst werden. Selbst hergestellte Produkte hingegen müssen nicht aufgenommen werden, wohl aber die dafür verwendeten Materialien, Waren oder Halbfertigprodukte.

Wareneingangsbuch: Ausnahmen von der Eintragung

Nicht alle Güter müssen im Wareneingangsbuch erfasst werden. Ausgenommen von der Eintragungspflicht sind insbesondere Gegenstände, die dem Anlagevermögen zuzuordnen sind, da diese gesondert über das Anlageverzeichnis erfasst werden.

Ebenso nicht eintragungspflichtig sind Verbrauchsgüter, die im Betrieb keinen eigenständigen Handels- oder Produktionswert darstellen, wie beispielsweise Büromaterial, Treibstoff, Heizmaterial oder vergleichbare geringwertige Verbrauchsartikel.

Wareneingangsbuch: Verpflichtende Posten

Im Wareneingangsbuch sind Waren einzutragen, die entweder für den weiteren Handelsverkauf bestimmt sind oder die nach einer Veredelung wieder zum Verkauf gelangen. Das umfasst:

Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen die Teile mit der Absicht erwirbt, sie selbst zu verwenden oder weiterzuverkaufen.

  • Ebenso ist es unerheblich, ob die Waren auf eigene oder fremde Rechnung, entgeltlich oder unentgeltlich sowie gegen sofortige Bezahlung oder auf Kredit erworben wurden.

Wareneingangsbuch: Angaben zu den Posten

Zur korrekten Aufzeichnung der Waren im Wareneingangsbuch (WEB) müssen die folgenden Daten als Minimalanforderung verzeichnet werden:

Mindestangaben Wareneingangsbuch:

  1. Laufende Nummer: Wie auch beim Anlagenverzeichnis bzw. Kassenbuch und Bankbuch muss im WEB eine laufende Nummer den Datensatz und den Beleg identifizieren. Diese Nummer ist ebenso auf der Rechnung zu vermerken.

  2. Belegnummer: Die Belegnummer ist als Referenz zum erhaltenen Beleg zu verwenden. Bei der Art des Beleges kann es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Zahlungsbestätigung oder um Frachtpapiere handeln.

  3. Datum: Als Datum kann entweder das Wareneingangsdatum oder das Datum der Bezahlung angenommen werden. Die einmal getroffene Entscheidung muss aber beibehalten werden.

  4. Lieferant: Name und Adresse des Lieferanten müssen eingetragen werden.

  5. Warenbezeichnung: Hierbei muss eine branchenübliche Kategorisierung vorgenommen werden. Eine bloße Kategorisierung in Rohstoffe und Handelswaren reicht nicht aus. Vielmehr sind sprechende Sammelbezeichnungen wie Gemüse, Bürobedarf, Rauchwaren, Rohre, Holz etc. anzuwenden. Diese Bezeichnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.

  6. Wert / Preis: Vermerk des Einkaufspreises des Warenpostens (ohne Umsatzsteuer) sowie der zusätzlichen Aufwendungen (z.B. Transport oder Zoll). 

Hinweis:

In der Praxis werden häufig Wareneingangsbücher geführt, die über die im Gesetz vorgesehenen Spalten hinaus noch weitere Spalten enthalten, die der Aufgliederung des Rechnungsbetrages dienen.

  • Da das Wareneingangsbuch hinsichtlich Wareneinkäufe meist auch die Funktion eines Vorsteuerbuches übernimmt, ist eine Vorsteuerspalte zu führen.

Wareneingangsbuch: Optionale Angaben

Optional können im WEB noch weitere Daten vermerkt werden:

  • Aufsplittung des Preises in Nettopreis und Bruttopreis
  • Vorsteuer mit Vorsteuersatz
  • Erwerbssteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle innergemeinschaftlichen Erwerbs
  • Einfuhrumsatzsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle des Erwerbs von Waren aus Drittstaaten
  • Eventuell eingelöste Rabatte, Skonti oder Gutschriften

Nachdem die einzelnen Rechnungspositionen in Kategorien aufgeteilt eingegeben werden und meist nicht eine ganze Rechnung als ein WEB-Datensatz eingeht, ist der Abzug von Rabatten und Skonti nur mit Mehraufwand berechenbar. Um das zu vereinfachen, können diese Daten extra gespeichert werden.

  • Zahlungsinformationen

Hier können die Belegnummer bzw. Zahlungszeitpunkt eingetragen werden, um einen besseren Überblick über die noch offenen Verbindlichkeiten zu erhalten.

  • Des Weiteren kann das WEB auch als Kalkulationsgrundlage für den Verkaufspreis herangezogen werden.

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Fragen und Antworten

Das Wareneingangsbuch ist eine Aufzeichnung, in der Unternehmen sämtliche Einkäufe von Waren und Materialien dokumentieren. Es dient in erster Linie der steuerlichen Erfassung und Nachvollziehbarkeit der Wareneingänge.

  • Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet, ein Wareneingangsbuch zu führen, sofern sie mit Waren handeln.

Im Wareneingangsbuch werden sämtliche erworbenen Waren und Materialien festgehalten, die entweder für den Verkauf bestimmt sind oder für den eigenen Gebrauch des Unternehmens dienen.

  • Es ist jedoch nicht erforderlich, Gegenstände des Anlagevermögens oder wertlose Artikel einzutragen.

Zu den grundlegenden Angaben, die im Wareneingangsbuch gemacht werden müssen, gehören eine fortlaufende Nummer, die Belegnummer, das Datum, der Name und die Adresse des Lieferanten, eine klare Beschreibung sowie der Einkaufspreis inklusive zusätzlicher Kosten.

Quellen