EDI: Definition, Funktionsweise, Standards und Vorteile

EDI (Electronic Data Interchange) ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsdaten direkt zwischen verschiedenen IT-Systemen auszutauschen, ohne dass Informationen manuell übertragen werden müssen. Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine lassen sich elektronisch und automatisiert übermitteln und weiterverarbeiten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. EDI – auf einen Blick
  2. Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?
  3. Einordnung von EDI-Standards: X12, EDIFACT, UBL und ODETTE
  4. EDI-Ablauf: So funktioniert der elektronische Datenaustausch
  5. Wo wird EDI in Unternehmen eingesetzt?
  6. EDI einführen: Voraussetzungen und wichtige Schritte
  7. 9 Vorteile von EDI im Überblick
  8. EDI, E-Mail und PDF im Vergleich
  9. Diese Herausforderungen sollten Unternehmen in der Praxis beachten
  10. Häufig gestellte Fragen und Antworten
  11. Quellen

EDI – auf einen Blick

Was bedeutet EDI (Electronic Data Interchange)?EDI bezeichnet den standardisierten elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen Unternehmen und ihren IT- bzw. ERP-Systemen.
Wie funktioniert der EDI-Prozess?Der EDI-Prozess wandelt Geschäftsdaten in ein standardisiertes Format um, überträgt sie sicher an den Geschäftspartner, verarbeitet sie automatisch und überwacht die Übertragung.
Wo wird EDI in Unternehmen eingesetzt?In Bereichen wie Einkauf, Verkauf, Logistik, Lagerhaltung und Rechnungswesen kommt EDI zum Einsatz, wenn regelmäßig große Mengen an Geschäftsdaten ausgetauscht werden.
Was sollte man bei der Einführung von EDI beachten?Unternehmen sollten bei der EDI-Einführung Prozesse, Systeme, Standards, Datensicherheit und Stammdatenqualität berücksichtigen.
Welche Vorteile bietet EDI für Unternehmen?EDI spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler und ermöglicht eine schnelle, automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdaten.
EDI

EDI (Electronic Data Interchange) beschreibt den automatisierten Austausch geschäftlicher Informationen zwischen verschiedenen Unternehmen und deren IT-Systemen. Dabei werden Daten in einem standardisierten Format elektronisch übermittelt und verarbeitet.

Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdaten und Dokumenten zwischen den Computersystemen von Unternehmen.

  • Mithilfe von EDI-Formaten können Unternehmen zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine als EDI-Dokumente mit ihren Handelspartnern austauschen. Der Austausch erfolgt automatisiert und weitgehend ohne manuelle Eingriffe oder klassische Medienbrüche.
  • Dadurch wird die B2B-Kommunikation entlang moderner Lieferketten vereinheitlicht. Durch die konsistenten Standards lassen sich Geschäftsprozesse schneller und mit weniger Fehlern abwickeln und Geschäftsbeziehungen effizienter gestalten.

Einordnung von EDI-Standards: X12, EDIFACT, UBL und ODETTE

EDI-Standards legen fest, wie Unternehmen Geschäftsdaten elektronisch und automatisiert austauschen, und definieren damit wichtige Regeln des Datenaustauschs. Im Laufe der Zeit wurden verschiedene EDI-Standards für unterschiedliche Regionen, Branchen und Anwendungsbereiche entwickelt. Zu den bekanntesten Standards und branchenspezifischen Lösungen zählen ANSI X12, UN/EDIFACT, UBL und ODETTE.

ANSI ASC X12

ANSI ASC X12 ist ein standardisiertes Regelwerk für den elektronischen Datenaustausch, das vor allem in Nordamerika eingesetzt wird. Es definiert Regeln und Strukturen für den Austausch von Geschäftsdaten und umfasst zahlreiche Transaktionstypen für verschiedene Branchen, darunter Handel, Finanzwesen, Transport und Gesundheitswesen.

UN/EDIFACT

UN/EDIFACT entstand in den 1980er-Jahren unter der Schirmherrschaft der Vereinten Nationen. Ziel war ein international einheitlicher Standard für den elektronischen Datenaustausch über Länder- und Branchengrenzen hinweg. Besonders in Europa hat sich EDIFACT stark verbreitet. Zu den bekannten Nachrichtentypen gehören z. B. ORDERS für Bestellungen, INVOIC für Rechnungen und DESADV für Lieferavise bzw. Versandavise.

UBL (Universal Business Language)

UBL ist ein offener Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten und basiert auf XML. Er unterstützt unter anderem digitale Bestellungen und Rechnungen. Durch seinen modularen Aufbau lässt sich UBL an unterschiedliche Anforderungen und nationale Rahmenbedingungen anpassen. Deshalb spielt der Standard insbesondere bei elektronischen Rechnungen und im öffentlichen Beschaffungswesen eine wichtige Rolle.

ODETTE

ODETTE wurde speziell für die europäische Automobilindustrie entwickelt. Der Standard unterstützt den elektronischen Datenaustausch zwischen Automobilherstellern und ihren Lieferanten. Zusammen mit dem OFTP2-Protokoll wird er etwa für Produktionsaufträge, Versandinformationen und logistische Prozesse eingesetzt. Dadurch lassen sich komplexe Lieferketten effizient koordinieren – eine wichtige Voraussetzung für Produktionskonzepte wie Just-in-Time.

Hinweis von FreeFinance: Neben diesen vier Standards gibt es weitere regionale und branchenspezifische Formate. Dazu gehört beispielsweise VDA, das insbesondere in der deutschen Automobilindustrie eingesetzt wird. Welcher EDI-Standard geeignet ist, hängt unter anderem von der Branche, den Geschäftspartnern und den regionalen Anforderungen ab.

EDI-Ablauf: So funktioniert der elektronische Datenaustausch

Der elektronische Datenaustausch läuft weitgehend automatisiert ab. Geschäftsdaten werden aus einem Unternehmenssystem übernommen, in ein einheitliches Format gebracht, sicher an den Geschäftspartner übertragen und anschließend weiterverarbeitet.

Der EDI-Prozess umfasst vier Schritte: Aufbereitung, Übertragung, Verarbeitung, Monitoring:

1. Daten aufbereiten und umwandeln

Zunächst werden die benötigten Daten aus einem ERP-, Warenwirtschafts- oder anderen Geschäftssystem übernommen. Dazu gehören etwa Stammdaten und Bewegungsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine. Ein EDI-Konverter wandelt die Daten anschließend in ein standardisiertes Format wie EDIFACT oder XML um.

Damit die Systeme verschiedener Unternehmen miteinander kommunizieren können, werden beim sogenannten Mapping die Datenfelder des einen Systems den passenden Feldern des Zielformats zugeordnet. Anschließend wird geprüft, ob die Daten vollständig und korrekt sind.

2. Daten sicher übertragen

Nach der Aufbereitung werden die EDI-Nachrichten an das System des Geschäftspartners übermittelt. Dafür kommen verschiedene Übertragungsverfahren und Kommunikationsprotokolle wie AS2, SFTP oder OFTP2 (Protokolle zur sicheren Datenübertragung) zum Einsatz. Auch Netzwerke und Plattformen wie Peppol können für den elektronischen Austausch genutzt werden. Welche Lösung verwendet wird, hängt unter anderem von den Anforderungen und Vereinbarungen der Geschäftspartner ab.

3. Daten automatisch verarbeiten

Beim Empfänger werden die eingehenden Daten wieder in ein für das jeweilige System passendes Format umgewandelt. Anschließend können sie automatisch in das ERP- oder Buchhaltungssystem übernommen werden. Eine Bestellung oder Rechnung muss dadurch nicht mehr manuell erfasst werden, sondern kann direkt im entsprechenden System weiterverarbeitet werden.

4. Übertragung überwachen

Damit der Datenaustausch zuverlässig funktioniert, werden die übertragenen Nachrichten überwacht. Unternehmen können dadurch erkennen, ob eine Nachricht erfolgreich übermittelt und verarbeitet wurde. Treten Fehler auf, lassen sich diese frühzeitig erkennen und beheben.

Wo wird EDI in Unternehmen eingesetzt?

Unternehmen nutzen EDI in verschiedenen Bereichen, um Geschäftsdaten automatisiert auszutauschen und weiterzuverarbeiten.

EDI-Einsatz in verschiedenen Unternehmensbereichen

Zu den Bereichen eines Unternehmens gehören unter anderem Einkauf, Verkauf, Logistik, Lagerhaltung und Rechnungswesen. Besonders sinnvoll ist der elektronische Datenaustausch überall dort, wo regelmäßig größere Mengen an Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen ausgetauscht und weiterverarbeitet werden.

Beispiel aus der Praxis: Rechnungsverarbeitung

Ein Unternehmen erhält regelmäßig zahlreiche E-Rechnungen von Lieferanten. Dabei können beispielsweise Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zum Einsatz kommen. Für die elektronische Übertragung der Rechnungsdaten zwischen den Systemen kann unter anderem EDI genutzt werden. Die strukturierten Daten lassen sich dadurch automatisiert an das Buchhaltungs- oder ERP-System übergeben und ohne erneute manuelle Eingabe weiterverarbeiten.

Mit EDI läuft dieser Prozess weitgehend automatisiert ab:

  • Rechnungseingang: Der Lieferant übermittelt die Rechnungsdaten elektronisch an das Unternehmen.
  • Automatische Übertragung: Die strukturierten Daten werden direkt an das zuständige Buchhaltungs- oder ERP-System übergeben.
  • Prüfung und Verarbeitung: Das System kann die eingehenden Daten automatisch prüfen und für die weitere Verarbeitung bereitstellen.
  • Buchhaltung: Die Rechnungsdaten stehen ohne erneute manuelle Eingabe für die Buchhaltung zur Verfügung.
  • Zahlungsverkehr: Auf Basis der verarbeiteten Rechnungsdaten können weitere Prozesse wie die Vorbereitung einer Zahlung angestoßen werden.

EDI einführen: Voraussetzungen und wichtige Schritte

Wer EDI im eigenen Unternehmen einführen möchte, sollte zunächst klären, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen. Dabei sollten Unternehmen auch prüfen, welche Ressourcen für die Einführung zur Verfügung stehen und welche bestehenden Systeme und Prozesse angepasst werden müssen.

Vor der technischen Umsetzung sind vor allem diese Fragen wichtig:

  • Welche Geschäftsdokumente sollen ausgetauscht werden? Beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine. Bei elektronischen Rechnungen sind die Anforderungen des § 14 UStG sowie künftige Entwicklungen wie die EU-Initiative ViDA zu berücksichtigen.
  • Welche Daten sollen übertragen werden? Dazu gehören etwa Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs- oder Zahlungsdaten.
  • Sollen Daten nur versendet oder auch empfangen werden?
  • Welche Systeme sollen miteinander verbunden werden? Zum Beispiel ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme. Bei Rechnungen sollte zudem geklärt werden, wie strukturierte Rechnungsdaten weiterverarbeitet werden können. Eine Buchhaltungssoftware wie FreeFinance unterstützt dabei die Verarbeitung von E-Rechnungen.
  • Welche Standards und Formate verwenden die Geschäftspartner? Je nach Partner können unterschiedliche EDI-Standards und Datenformate zum Einsatz kommen.
  • Wie werden die Daten geschützt und überwacht? Sicherheit, Datenschutz und eine zuverlässige Überwachung der Übertragung sollten von Anfang an berücksichtigt werden.
  • Sind die Stammdaten vollständig und korrekt? Kunden-, Lieferanten- und Rechnungsdaten sollten vollständig und korrekt vorliegen, damit die automatisierte Verarbeitung zuverlässig funktioniert und möglichst wenige manuelle Eingriffe erforderlich sind.

9 Vorteile von EDI im Überblick

Schnellere Prozesse, geringere Kosten und eine bessere Datenqualität sind einige der wichtigsten Vorteile des elektronischen Datenaustauschs.

Die wichtigsten Vorteile im Detail:

1. Effizienz und Zeitersparnis

EDI automatisiert die Übertragung von Geschäftsdaten zwischen den beteiligten IT-Systemen und reduziert dadurch manuelle Arbeitsschritte. Das spart Zeit, entlastet Mitarbeitende und kann die Produktivität steigern. Gerade bei einer großen Anzahl an Eingangsrechnungen kann EDI die Buchhaltung deutlich beschleunigen.

2. Kostenersparnis

Der Einsatz von EDI kann laufende Prozesskosten senken. Neben weniger manuellen Dateneingaben reduzieren Unternehmen auch den Aufwand für Papier, Druck und postalischen Versand.

3. Schnelligkeit

Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine lassen sich elektronisch übermitteln und direkt weiterverarbeiten. Dadurch können sich insbesondere Prozesse in Logistik, Transport und Produktion beschleunigen.

4. Weniger Fehler

Die automatische Datenübertragung reduziert das Risiko von Tipp- und Übertragungsfehlern, die bei der manuellen Erfassung entstehen können. Dadurch steigt die Zuverlässigkeit der ausgetauschten Informationen.

5. Bessere Datenqualität

Standardisierte Datenformate sorgen für konsistente und strukturierte Informationen. Die angeschlossenen Systeme können diese Daten direkt verarbeiten, ohne dass sie erneut manuell erfasst werden müssen.

6. Automatisierte Buchhaltung

Rechnungsdaten lassen sich automatisiert an nachgelagerte Systeme übergeben und dort weiterverarbeiten. Eine Buchhaltungssoftware wie FreeFinance kann die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen und dadurch manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

7. Mehr Transparenz und Datensicherheit

EDI verbessert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen. Elektronisch übermittelte Dokumente lassen sich leichter dokumentieren und nachverfolgen. Sichere Übertragungsverfahren und Zugriffskontrollen können zudem dazu beitragen, sensible Geschäftsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

8. Skalierbarkeit

EDI-Lösungen wachsen mit dem Unternehmen. Auch steigende Dokumentenmengen und zusätzliche Geschäftspartner lassen sich automatisiert verarbeiten. Dadurch können Unternehmen ihre B2B-Kommunikation effizient skalieren und neue nationale oder internationale Partner anbinden.

9. Nachhaltigkeit

Der digitale Austausch reduziert den Bedarf an Papier, Druck und postalischem Versand und kann dadurch zu ressourcenschonenderen Geschäftsprozessen beitragen.

EDI, E-Mail und PDF im Vergleich

Geschäftsdokumente lassen sich auf unterschiedliche Weise zwischen Unternehmen austauschen. Während E-Mail und PDF häufig noch eine manuelle Verarbeitung erfordern, ermöglicht EDI eine direkte Kommunikation zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner.

EDI vs. E-Mail und PDF: Unterschiede im Überblick

MerkmalE-Mail und PDFEDI
DatenübertragungDokumente werden versendet und müssen häufig manuell in ein System übernommen werden.Daten werden direkt von einem System an ein anderes übertragen und automatisch weiterverarbeitet.
DatenqualitätBei der manuellen Übertragung können Tipp- und Übertragungsfehler entstehen.Strukturierte Daten in einem vereinbarten Standardformat reduzieren Fehler bei der Verarbeitung.
GeschwindigkeitDie weitere Verarbeitung hängt häufig von manuellen Arbeitsschritten ab.Daten werden schnell und automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht.
AutomatisierungDokumente wie PDFs müssen häufig geöffnet, geprüft und manuell erfasst werden.Geschäftsprozesse wie Bestellungen oder Rechnungsverarbeitung können automatisiert ablaufen.
SkalierbarkeitMit steigender Dokumentenmenge nimmt der manuelle Aufwand zu.Auch größere Mengen an Geschäftsdokumenten lassen sich automatisiert verarbeiten.
NachvollziehbarkeitDer Bearbeitungsstatus ist nicht immer zentral ersichtlich.Übermittlungen und Verarbeitungsstatus können systematisch überwacht und dokumentiert werden.
Kosten und AufwandPapier, Versand und manuelle Bearbeitung können zusätzliche Kosten verursachen.Automatisierte digitale Prozesse reduzieren den Arbeits- und Verwaltungsaufwand und verringern manuelle Eingriffe.

Praxiserfahrungen zeigen außerdem: EDI ersetzt E-Mail oder PDF nicht in jedem Fall. Für den Austausch einzelner Dokumente können diese Kommunikationswege weiterhin sinnvoll sein.

Diese Herausforderungen sollten Unternehmen in der Praxis beachten

Die Einführung von EDI ist nicht nur eine technische Aufgabe. Unternehmen müssen bestehende Systeme miteinander verbinden, Daten einheitlich strukturieren und sicherstellen, dass der elektronische Datenaustausch zuverlässig funktioniert. Dabei können verschiedene Herausforderungen entstehen:

  • Integration in bestehende Systeme: Das EDI-System muss mit vorhandenen ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystemen zusammenarbeiten. Je nach Systemlandschaft können unterschiedliche Schnittstellen und technische Anforderungen berücksichtigt werden.
  • Datenqualität und Stammdaten: Unvollständige oder fehlerhafte Kunden-, Lieferanten-, Artikel- oder Rechnungsdaten können die automatisierte Verarbeitung beeinträchtigen. Gerade bei Rechnungen sind korrekte Daten wichtig, damit diese ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung verarbeitet werden können.
  • Unterschiedliche Anforderungen der Geschäftspartner: Geschäftspartner können unterschiedliche Datenformate, Übertragungswege und Vorgaben verwenden. Dadurch kann die Anbindung mehrerer Partner mit zusätzlichem technischem Aufwand verbunden sein.
  • Sicherheit und Datenschutz: Beim elektronischen Austausch werden teilweise sensible Geschäfts- und Rechnungsdaten übertragen. Unternehmen müssen daher auf eine sichere Übertragung, geeignete Zugriffskontrollen und den Schutz der Daten achten.
  • Skalierbarkeit: Mit zunehmender Anzahl an Geschäftspartnern und Dokumenten wächst auch die Menge der auszutauschenden Daten. Eine EDI-Lösung sollte daher auch bei steigenden Datenmengen und zusätzlichen Partnern zuverlässig funktionieren.
  • Fehlendes Know-how: Die Einführung automatisierter Datenaustauschprozesse kann für Unternehmen neue technische und organisatorische Anforderungen mit sich bringen. Daher ist in manchen Fällen ein internes Projektteam für die EDI-Einführung erforderlich. Viele Unternehmen berichten, dass Schulungen für Mitarbeiter notwendig sind, um EDI effektiv zu nutzen.

Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Rechnungen im Handumdrehen erstellen
  • Alles zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)
  • Geldeingänge abgleichen
  • Mahnungen, Angebote und Geschäftsbriefe rechtskonform verfassen
  • Rechnungslegung optimieren
  • Rechnungsvorlagen kostenlos downloaden und individuell gestalten
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was versteht man unter EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Geschäftsdaten werden dabei automatisch zwischen verschiedenen IT-Systemen übertragen. Zum Einsatz kommt EDI beispielsweise bei Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse schneller und zielgerichteter abwickeln.

Wie funktioniert EDI?

EDI funktioniert, indem Geschäftsdaten aus einem Unternehmenssystem in ein standardisiertes Format wie EDIFACT oder XML umgewandelt werden. Anschließend werden die Daten sicher an das System des Geschäftspartners übertragen und dort automatisch verarbeitet. Dadurch können z. B. Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine ohne manuelle Dateneingabe zwischen den Unternehmen ausgetauscht werden.

Was ist eine EDI-Bestellung?

Bei einer EDI-Bestellung wird eine Bestellung direkt elektronisch an den Lieferanten übermittelt. Die Bestelldaten werden automatisch aus dem System des Bestellers übertragen. Beim Lieferanten können die Daten direkt in das eigene Warenwirtschafts- oder ERP-System übernommen werden. Eine manuelle Eingabe ist dadurch meist nicht erforderlich. Das spart Zeit und reduziert mögliche Übertragungsfehler.

Wie wird EDI im Unternehmen umgesetzt?

Die Einführung von EDI beginnt mit der Planung des EDI-Projekts. Dabei wird festgelegt, welche Geschäftsdaten und EDI-Transaktionen zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden sollen und welche Regeln für den Datenaustausch gelten. Für die technische Umsetzung können Unternehmen einen EDI-Dienstleister beauftragen, der die Anbindung und den laufenden Datenaustausch übernimmt.

Quellen

Weitere spannende Themen