XRechnung: Grundlagen, Anforderungen und praktische Umsetzung
XRechnungen sind der Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern und gewinnen auch im B2B-Bereich zunehmend an Bedeutung. Damit Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, müssen sie jedoch alle gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen.
Eine XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht.
Welche Anforderungen muss eine XRechnung erfüllen?
Für eine XRechnung gelten die Vorgaben der EN 16931 und des deutschen XRechnungsstandards sowie definierte Datenfelder, Geschäftsregeln und technische Anforderungen.
Welche Bestandteile enthält eine XRechnung?
Zu den Bestandteilen einer XRechnung gehören Empfänger- und Ausstellerdaten, Rechnungsinformationen, Zahlungsangaben sowie weitere Referenzen im XML-Format.
Welche Vorteile bietet die XRechnung für Unternehmen?
Unternehmen profitieren von rechtssicheren, automatisierten und effizienten Rechnungsprozessen, geringeren Kosten und einem einfacheren elektronischen Rechnungsaustausch.
Wie lange müssen XRechnungen aufbewahrt werden?
XRechnungen müssen nach § 14b UStGacht Jahre lang elektronisch, unveränderbar und GoBD-konform archiviert werden.
XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das den strukturierten Austausch von Rechnungsdaten im XML-Format ermöglicht. Es wurde für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt und erfüllt die europäischen Vorgaben der Norm EN 16931.
Was ist eine XRechnung?
Bei der XRechnung handelt es sich um ein standardisiertes, XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland.Nach § 14 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Das XRechnungsformat basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der alle relevanten Rechnungsinformationen maschinenlesbar enthält. Dadurch können Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet und ohne manuelle Übertragung zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.
EN 16931 und EU-Richtlinie 2014/55/EU als Grundlage der XRechnung
Rechtliche Grundlage der XRechnung sind die europäische Norm EN 16931 sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Beide schaffen einen einheitlichen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb Europas. Die XRechnung ist eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS), die diese europäischen Vorgaben für den deutschen Rechnungsaustausch konkretisiert. Verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung des Standards ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Die Rolle der XRechnung im Rahmen der E-Rechnungspflicht
Ursprünglich wurde die XRechnung für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Rechnungssteller sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch als XRechnung zu übermitteln. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnt sie jedoch auch im allgemeinen Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung.
Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Grundlage hierfür ist dasWachstumschancengesetz, das die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs vorantreibt. Zwar sind neben der XRechnung auch andere E-Rechnungsformate zulässig, sie zählt jedoch zu den wichtigsten Standards für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch.
Welche Anforderungen muss eine XRechnung erfüllen?
Damit eine elektronische Rechnung als XRechnung anerkannt wird, muss sie bestimmte technische und inhaltliche Anforderungen erfüllen.
Eine XRechnung wird als strukturiertes XML-Dokument erstellt, übermittelt und empfangen. Das Datenformat basiert auf dem standardisierten XRechnungsformat, das alle relevanten Rechnungsinformationen in einem maschinenlesbaren XML-Datensatz enthält. Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die enthaltenen Rechnungsdaten automatisch auslesen und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeiten.
Darüber hinaus muss die XRechnung den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 sowie dem deutschen XRechnungsstandard entsprechen. Das bedeutet unter anderem, dass ausschließlich die definierten Datenfelder verwendet, alle festgelegten Geschäftsregeln eingehalten und die technischen XML-Schema-Definitionen erfüllt werden müssen.
Die XRechnung selbst darf keine eingebetteten Dokumente enthalten. Ergänzende Anlagen wie Lieferscheine oder weitere Nachweisdokumente können jedoch als Anhänge zusammen mit der Rechnung übermittelt werden.
Anforderung
Bedeutung
XML-basiertes Format
Die XRechnung wird als strukturierter XML-Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen.
Automatisierte Verarbeitung
Buchhaltungs- und ERP-Systeme können Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe auslesen und verarbeiten.
Einhaltung der Standards
Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 sowie dem deutschen XRechnungsstandard entsprechen.
Definierte Datenfelder und Geschäftsregeln
Es dürfen nur die vorgesehenen Datenfelder verwendet und die festgelegten Regeln eingehalten werden.
Keine eingebetteten Dokumente
Die XRechnung darf keine eingebetteten Dateien enthalten. Zusätzliche Dokumente können als Anhänge übermittelt werden.
Welche Bestandteile enthält eine XRechnung?
Eine XRechnung folgt einer klar definierten Struktur und muss alle vorgeschriebenen Rechnungsdaten gemäß § 14 UStG in einem standardisierten XML-Format enthalten. Nur wenn diese Pflichtangaben vollständig und korrekt hinterlegt sind, kann die Rechnungautomatisiert verarbeitet werden.
Zu den wichtigsten Bestandteilen einer XRechnung gehören:
Angaben zum Rechnungsempfänger: Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Leitweg-ID.
Angaben zum Rechnungsaussteller: Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr).
Rechnungsinformationen:Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, einzelne Rechnungspositionen, der Gesamtbetrag sowie die Umsatzsteuer mit dem jeweils geltenden Steuersatz.
Zahlungsinformationen: Bankverbindung, Zahlungsziel sowie gegebenenfalls vereinbarte Anzahlungen oder Skonti.
Weitere Referenzen: Je nach Geschäftsvorfall können zusätzlich Vertrags-, Bestell- oder Auftragsnummern angegeben werden, um die Rechnung eindeutig zuzuordnen.
Hinweis von FreeFinance: Eine Rechnung mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben kann sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger Konsequenzen haben. Erfahren Sie, wie Sie fehlerhafte Rechnungen richtig korrigieren und typische Fehler vermeiden.
E-Rechnungen (elektronische Rechnungen): Formate im Vergleich
Elektronische Rechnungen können in unterschiedlichen Formaten erstellt werden. Damit sie als E-Rechnung anerkannt werden, müssen die Formate den Vorgaben der EU-Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) sowie – bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – den Anforderungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattform entsprechen.
Während klassische PDF-Rechnungen diese Anforderungen in der Regel nicht erfüllen, gelten sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als zulässige E-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Aufbau, ihrer Verarbeitung und ihren Einsatzmöglichkeiten.
Die XRechnung erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch, sondern bietet Unternehmen auch zahlreiche praktische Vorteile.
Rechtssicherheit: Die XRechnung erfüllt die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 und entspricht den Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die XRechnung erfüllt zudem die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung und der GoBD.
Automatisierte Prozesse: Das strukturierte XML-Format ermöglicht die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten in Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Dadurch entfallen manuelle Eingaben, Fehlerquellen werden reduziert und der Rechnungsprozess wird beschleunigt.
Digitale Workflows: Durch standardisierte Prozesse lassen sich Rechnungen schneller erstellen, automatisiert verarbeiten und effizient verwalten. Medienbrüche werden vermieden und Geschäftsprozesse optimiert.
Zeit- und Kostenersparnis: Studien zufolge können Unternehmen die Kosten pro Rechnung um bis zu 70 Prozent senken. Der Verzicht auf Papier, Druck, Porto und weitere analoge Arbeitsschritte reduziert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt den Rechnungsprozess.
Einfache Integration: Viele Buchhaltungs- und ERP-Lösungen unterstützen die XRechnung bereits. Dadurch lässt sich das Format meist ohne umfangreiche technische Anpassungen in bestehende Systeme einbinden.
Standardisierte Abläufe: Einheitliche Vorgaben sorgen für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden, öffentlichen Einrichtungen und deren Lieferanten. Das verbessert die Kompatibilität verschiedener Systeme und vereinfacht die Zusammenarbeit.
Mehr Nachhaltigkeit: Digitale Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch, sparen Druckmaterialien und machen eine papierbasierte Archivierung weitgehend überflüssig.
Beispiel aus der Praxis
Ein mittelständisches Unternehmen liefert regelmäßig Waren an eine öffentliche Einrichtung. Früher wurden Rechnungen als PDF erstellt, anschließend manuell geprüft, übertragen und im Buchhaltungssystem erfasst. Dieser Prozess kostete Zeit und führte durch Übertragungsfehler immer wieder zu Rückfragen.
Mit der Einführung der XRechnung erstellt das Unternehmen die Rechnungen direkt im strukturierten XML-Format. Die Rechnungsdaten werden automatisch an die zuständige Rechnungseingangsplattform übermittelt und können von der Buchhaltungssoftware ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten, Fehler werden reduziert und der Rechnungsaustausch mit Behörden und anderen Geschäftspartnern läuft effizienter.
Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einem einheitlichen Standard, einer einfacheren Archivierung und geringeren Kosten durch den Wegfall papierbasierter Prozesse.
XRechnung versenden und empfangen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Mit der Buchhaltungssoftware von FreeFinance lässt sich eine XRechnung in wenigen Schritten erstellen, übermitteln und empfangen. Je nach Übertragungsweg werden elektronische Rechnungen innerhalb von Minuten zugestellt und verarbeitet.
XRechnung an Unternehmen senden
XRechnung in FreeFinance erstellen.
Alle Pflichtangaben sowie die erforderlichen Rechnungsdaten prüfen.
Die XRechnung im XML-Format erzeugen.
Die Rechnung per E-Mail oder über einen vom Kunden unterstützten Übertragungsweg versenden.
Versand und Rechnung für die Buchhaltung dokumentieren.
XRechnung an öffentliche Auftraggeber senden
Beim Versand an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Anforderungen an die Übermittlung der XRechnung.
XRechnung in FreeFinance erstellen.
Erforderliche Angaben wie Leitweg-ID und Bestellreferenzen ergänzen. Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Zuordnung und Zustellung der XRechnung an öffentliche Auftraggeber.
Die XRechnung über den vom Auftraggeber vorgegebenen Übertragungsweg (z. B. Rechnungseingangsplattform, Peppol oder – sofern zulässig – per E-Mail) übermitteln.
Nach der Übermittlung die Validierung und Eingangsbestätigung prüfen.
Versandnachweise für die Dokumentation aufbewahren.
Hinweis: Die Anforderungen können je nach Bundesland oder öffentlichem Auftraggeber unterschiedlich sein. Deshalb sollten Unternehmen die jeweiligen Vorgaben vor dem Versand prüfen.
XRechnung empfangen und verarbeiten
Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen viele Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Da XRechnungen aus einer strukturierten XML-Datei bestehen, ist zum Auslesen und Verarbeiten eine geeignete Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion erforderlich.
Empfang von XRechnungen
XRechnung per E-Mail oder über eine Rechnungseingangsplattform erhalten.
Die XML-Datei in der Buchhaltungssoftware öffnen oder importieren.
Die Buchhaltungssoftware liest die Rechnungsdaten automatisch aus und bereitet sie übersichtlich auf.
Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
Rechnung verbuchen und anschließend GoBD-konform archivieren.
XRechnung archivieren und rechtssicher aufbewahren
Auch für XRechnungen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach der Bearbeitung müssen sie elektronisch, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden.
Grundlage hierfür sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Zudem schreibt § 14b UStG vor, dass XRechnungen acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Änderungen an einer archivierten Rechnung dürfen nicht unbemerkt möglich sein und müssen jederzeit lückenlos nachvollziehbar dokumentiert werden.
Mit der Buchhaltungssoftware von FreeFinance lassen sich XRechnungen GoBD-konform archivieren und rechtssicher aufbewahren. Dadurch können Unternehmen ihre elektronischen Rechnungsprozesse effizient und standardisiert gestalten.
Erfahrung aus der Praxis: In vielen Unternehmen wird die Archivierung erst bei einer Betriebsprüfung zum Thema. Wer XRechnungen von Anfang an GoBD-konform speichert und eindeutig dokumentiert, spart später Zeit und vermeidet unnötige Nacharbeiten.
7 häufige Fehler bei XRechnungen – und wie sie sich vermeiden lassen
Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung mit einer XRechnung weitgehend automatisiert erfolgt, können fehlerhafte Angaben dazu führen, dass die Rechnung abgelehnt oder nicht verarbeitet wird.
Die folgenden Fehler treten bei der praktischen Anwendung besonders häufig auf.
Häufiger Fehler
So lässt er sich vermeiden
1. Pflichtangaben fehlen
Vor dem Versand prüfen, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig sind.
2. Leitweg-ID fehlt
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID und weitere geforderte Referenzen ergänzen.
3. Falsches Rechnungsformat
Sicherstellen, dass eine gültige XRechnung oder ein EN-16931-konformes E-Rechnungsformat verwendet wird.
4. XML-Rechnung enthält Formatfehler
Die Rechnung vor dem Versand mit einer Validierung prüfen oder eine Software nutzen, die dies automatisch übernimmt.
5. Rechnung an den falschen Übermittlungsweg gesendet
Vorab prüfen, ob der Empfänger E-Mail, Peppol oder eine Rechnungseingangsplattform wie ZRE oder OZG-RE verlangt.
6. Rechnungsdaten stimmen nicht mit Bestellung überein
Bestellnummern, Vertragsreferenzen und Beträge sorgfältig mit den Auftragsdaten abgleichen.
7. Rechnung wird nicht GoBD-konform archiviert
XRechnungen elektronisch, unveränderbar und revisionssicher für acht Jahre aufbewahren.
Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:
Rechnungen im Handumdrehen erstellen
Alles zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)
Geldeingänge abgleichen
Mahnungen, Angebote und Geschäftsbriefe rechtskonform verfassen
Rechnungslegung optimieren
Rechnungsvorlagen kostenlos downloaden und individuell gestalten
Eine XRechnung wird in einem strukturierten XML-Format erstellt, das von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden kann. Anders als eine PDF-Datei enthält sie alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Nach der Erstellung wird die XRechnung elektronisch an den Empfänger übermittelt, beispielsweise per E-Mail oder über ein Rechnungsportal oder das Peppol-Netzwerk.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und XRechnung?
Eine herkömmliche Rechnung wird häufig als Papierdokument oder PDF erstellt und ist in erster Linie für Menschen lesbar. Eine XRechnung besteht dagegen aus einer XML-Datei, deren Inhalte speziell für die automatische Verarbeitung durch Software strukturiert sind. Zwar enthalten beide Rechnungsarten dieselben steuerlich erforderlichen Angaben, die XRechnung ermöglicht jedoch eine medienbruchfreie Verarbeitung ohne manuelle Datenerfassung. XRechnungen müssen zudem seit dem 27. November 2020 an Behörden gesendet werden.
Wer muss eine XRechnung erstellen?
Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellen, müssen diese in der Regel als XRechnung übermitteln. Weiterhin gilt seit 2025 schrittweise die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland, wobei neben der XRechnung auch andere zulässige Formate wie ZUGFeRD genutzt werden können, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Welche Vorgaben konkret gelten, hängt vom jeweiligen Geschäftsfall und den geltenden Übergangsregelungen ab.
Ab welchem Rechnungsbetrag ist eine XRechnung verpflichtend?
Bei Direktaufträgen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen Rechnungen ab 1.000 Euro grundsätzlich als XRechnung elektronisch eingereicht werden (§ 3 Abs. 3 ERechV). Für B2B-Rechnungen gelten dagegen die Vorgaben der E-Rechnungspflicht und die jeweiligen Übergangsregelungen. Ob eine XRechnung erforderlich ist oder auch ein anderes E-Rechnungsformat genutzt werden kann, richtet sich nach den Vorgaben des jeweiligen Rechnungsempfängers.
Welches Programm für XRechnung?
Viele moderne Buchhaltungsprogramme wie FreeFinance unterstützen die Erstellung von XRechnungen bereits standardmäßig oder bieten entsprechende Erweiterungen an. Auch zahlreiche ERP-Systeme verfügen über Funktionen zur Erstellung und zum Versand von XRechnungen. Bei der Auswahl einer Software sollten Unternehmen darauf achten, dass sie den aktuellen XRechnungs-Standard unterstützt und eine automatische Validierung der Rechnungen ermöglicht.
