ZUGFeRD für Unternehmen: Anforderungen, Vorteile und Umsetzung

So funktionieren PDF und XML-Datei zusammen

Das Format wurde erstmals 2014 veröffentlicht und gemeinsam von Unternehmen, Verbänden, Ministerien sowie dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Das Besondere an ZUGFeRD ist die Kombination aus einer PDF-Rechnung und einer eingebetteten XML-Datei. Dadurch lässt sich die Rechnung sowohl von Menschen problemlos lesen als auch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeiten.

Ziele und Einsatzbereiche von ZUGFeRD

ZUGFeRD verfolgt das Ziel, den Rechnungsaustausch einheitlicher und fehlerärmer zu gestalten. Je nach Anwendungsfall stehen verschiedene Profile zur Verfügung, die vom einfachen Rechnungsdatensatz bis hin zu umfangreichen Geschäftsdokumenten unterschiedliche Informationsumfänge abdecken. Dadurch eignet sich das Format für Unternehmen jeder Größe und für unterschiedlich komplexe Geschäftsprozesse.

Was gilt als E-Rechnung? Definition nach EU-Richtlinie 2014/55/EU

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird. Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931 bezeichnet eine elektronische Rechnung ein strukturiertes digitales Dokument, das automatisch von Buchhaltungs- und Verarbeitungssystemen ausgelesen werden kann. Eine E-Rechnung enthält wichtige Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuerinformationen in einem strukturierten Datenformat wie XML.

Seit 2025 gelten reine PDF-Rechnungen ohne strukturierte Rechnungsdaten nicht mehr als E-Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Diese ergeben sich aus § 14 UStG in Verbindung mit der europäischen Norm EN 16931. Das ZUGFeRD-Format erfüllt diese Anforderungen, indem es eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.

ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht im B2B- und B2G-Bereich

Die Anforderungen an elektronische Rechnungen nehmen in Deutschland schrittweise zu:

• Für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) gilt auf Bundesebene seit November 2020 die Pflicht zur Nutzung strukturierter E-Rechnungen.
• Grundlage hierfür ist die E-Rechnungsverordnung (E-RechV), die die Anforderungen an elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen des Bundes regelt.
• Nach § 2 E-RechV müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können.
• Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich. Unternehmen müssen seitdem elektronische Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle übrigen Unternehmen.

Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0 und XRechnung erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und unterstützen Unternehmen bei der gesetzeskonformen Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Da ZUGFeRD kontinuierlich an technische und gesetzliche Vorgaben angepasst wird, eignet sich das Format auch langfristig für den digitalen Rechnungsaustausch.

Erfahrung aus der Praxis: Unternehmen, die weiterhin ausschließlich Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen, stoßen zunehmend auf Einschränkungen im digitalen Rechnungsaustausch. Geschäftspartner können strukturierte E-Rechnungen verlangen oder Rechnungen ohne maschinenlesbare Daten nicht automatisiert verarbeiten.

E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: Vorteile und Pflichten

Hinweis: Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 (veröffentlicht am 10. Juni 2026, empfohlen zur Nutzung ab 1. Juli 2026). Sie aktualisiert u. a. die Codelisten und Validierungsartefakte auf den Stand der EU-Norm EN 16931. Für Unternehmen im deutschen B2B-Bereich gilt das Profil EN 16931 in der jeweils aktuellen Version als Standardwahl.

Schritt 1: Geeignete Software auswählen

Zunächst benötigen Unternehmen eine Lösung, die ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann. Viele moderne ERP-, Buchhaltungs- oder E-Rechnungssysteme unterstützen das Format bereits. Wichtig ist, dass die Software eine PDF/A-3-Datei mit integrierter XML-Datei erzeugen kann.

Schritt 2: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Bei der Rechnungsstellung erzeugt das System automatisch zwei Bestandteile:

• eine PDF-Datei mit der für Menschen lesbaren Rechnung
• eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten

Die XML-Daten enthalten beispielsweise Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen und Leistungszeitraum. Beide Komponenten bilden zusammen die vollständige ZUGFeRD-Rechnung.

Schritt 3: Rechnung digital versenden

Nach der Erstellung wird die ZUGFeRD-Rechnung elektronisch an den Empfänger übermittelt. Der Versand erfolgt beispielsweise per E-Mail oder über digitale Netzwerke wie Peppol. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht vorgesehen, da dadurch die automatisierte Verarbeitung eingeschränkt wird.

Schritt 4: Eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten

Erhält ein Unternehmen eine ZUGFeRD-Rechnung, kann die Buchhaltungssoftware die enthaltenen XML-Daten automatisch auslesen und für die weitere Verarbeitung übernehmen. Beispielsweise lassen sich Rechnungsinformationen direkt erfassen, prüfen und verbuchen.

Mit der Buchhaltungslösung FreeFinance können Unternehmen E-Rechnungen inklusive ZUGFeRD-Daten digital verarbeiten, Rechnungsinformationen automatisiert übernehmen und ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten.

Schritt 5: Prüfung und Freigabe digital durchführen

Nach der automatischen Erfassung kann die Rechnung über digitale Workflows geprüft und freigegeben werden. Zuständige Mitarbeitende kontrollieren die Angaben, während das System die nächsten Prozessschritte automatisch anstößt.

Schritt 6: Rechnung revisionssicher archivieren

Zum Abschluss wird die ZUGFeRD-Rechnung inklusive PDF- und XML-Bestandteil archiviert. Durch das PDF/A-3-Format können Unternehmen die Dokumente GoBD-konform speichern und später sowohl manuell einsehen als auch digital auswerten.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen erhält eine ZUGFeRD-Rechnung von einem Lieferanten. Das Buchhaltungssystem erkennt automatisch die XML-Daten, übernimmt Betrag und Steuerinformationen, ordnet die Rechnung dem passenden Projekt zu und leitet sie zur digitalen Freigabe an die zuständige Abteilung weiter. Nach der Genehmigung wird die Rechnung automatisch archiviert.

1. Rechnungen vor der Verarbeitung prüfen

Eine automatische Validierung oder eine manuelle Prüfung eingehender ZUGFeRD-Rechnungen helfen dabei, fehlerhafte Dateien frühzeitig zu erkennen, bevor sie in das Buchhaltungssystem übernommen werden.

2. Fehler direkt an den Rechnungssteller melden

Kann eine Rechnung nicht verarbeitet werden, sollte der Rechnungssteller zeitnah informiert und um eine korrigierte Version gebeten werden. Eine erneute Erstellung mit vollständigen und korrekten XML-Daten ermöglicht die weitere digitale Verarbeitung.

3. Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren

Fehlerhafte Rechnungen und die dazugehörige Kommunikation sind zu dokumentieren. Eine strukturierte Verwaltung von Rechnungsdaten unterstützt dabei, Bearbeitungsprozesse nachzuvollziehen, Fehlerquellen zu erkennen und Rückfragen zu reduzieren.

4. Rechnungen erst nach erfolgreicher Prüfung buchen

Fehlerhafte oder unvollständige ZUGFeRD-Rechnungen sollten erst nach der Korrektur in die Buchhaltung übernommen werden. Nur eine valide Rechnung ermöglicht eine korrekte digitale Verarbeitung und revisionssichere Archivierung.

5. Automatische Prüfmechanismen nutzen

Softwarelösungen mit automatischen Prüfmechanismen bieten Unterstützung bei der Kontrolle von ZUGFeRD-Dateien. Sie prüfen die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Konformität und helfen Unternehmen dabei, Fehler schneller zu erkennen.

Fehlerhafte Rechnung: Korrektur einfach erklärt

Automatisierte und medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung

• Der hybride Aufbau von ZUGFeRD mit einer lesbaren PDF-Datei und integrierten XML-Daten ermöglicht eine durchgängige digitale Verarbeitung von Rechnungen.
• Anders als bei klassischen PDF- oder Papierrechnungen entfällt die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten oder das Auslesen per OCR.
• Die enthaltenen XML-Daten können direkt von Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentenmanagement-Systemen verarbeitet werden.
• Dadurch lassen sich Prozesse wie Rechnungsprüfung, Freigabe, Verbuchung und Zahlung effizienter gestalten.
• Die Buchhaltungslösung FreeFinance unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen digital zu verwalten und Rechnungsprozesse automatisiert in die laufende Buchhaltung zu integrieren.

Weniger manueller Aufwand und geringere Fehlerquoten

• Die manuelle Erfassung von Rechnungsinformationen kostet Zeit und erhöht das Risiko für Fehler.
• Falsche Beträge, fehlende Angaben oder fehlerhafte Übertragungen führen häufig zu Verzögerungen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand.
• ZUGFeRD reduziert diese Fehlerquellen durch die standardisierte Übermittlung strukturierter Daten.
• Rechnungsinformationen können automatisch geprüft und verarbeitet werden.
• In Verbindung mit individuellen Workflow-Regeln lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und Bearbeitungsschritte steuern.

Schnellere Prozesse und bessere Liquiditätsplanung

• Digitale Rechnungsabläufe mit ZUGFeRD verkürzen die Zeit zwischen Rechnungseingang, Prüfung und Zahlung deutlich.
• Statt zeitaufwendiger manueller Bearbeitung lassen sich viele Prozessschritte automatisieren und beschleunigen.
• Unternehmen profitieren dadurch von einer besseren Übersicht über offene Rechnungen und können Zahlungsfristen nutzen.
• Beispielsweise lassen sich Skontovorteile einfacher ausschöpfen, während eine schnellere Bearbeitung gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessert.

Reduzierte Kosten durch papierlose Prozesse

• Mit ZUGFeRD-Rechnungen entfallen viele klassische Kostenfaktoren der papierbasierten Rechnungsverarbeitung.
• ZUGFeRD senkt Versandkosten durch digitalen Rechnungsversand. Druck, Porto, Umschläge und die manuelle Bearbeitung von Dokumenten gehören der Vergangenheit an.
• Rechnungen lassen sich elektronisch übermitteln, wodurch Unternehmen nicht nur Ausgaben reduzieren, sondern auch Bearbeitungszeiten verkürzen.
• Gerade Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen profitieren von den Einsparungen durch digitale Abläufe.
• Zusätzlich unterstützt die elektronische Rechnungsverarbeitung nachhaltige Unternehmensprozesse, da weniger Papier verbraucht und Ressourcen geschont werden.

Erfahrung aus der Praxis: ZUGFeRD ist insbesondere für Handwerksbetriebe zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung geeignet. Im Arbeitsalltag fallen häufig zahlreiche Eingangsrechnungen für Materialien, Werkzeuge oder Dienstleistungen an. Liegen diese im ZUGFeRD-Format vor, können Buchhaltungssysteme die Rechnungsdaten automatisch übernehmen. Dadurch lassen sich Rechnungen schneller prüfen, verwalten und verbuchen.

• Gesamte Rechtsvorschrift für das Umsatzsteuergesetz (UStG):
  Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz
• Gesamte Rechtsvorschrift für E-Rechnungsverordnung (E-RechV):
  Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz