Inkasso & Inkassoverfahren ⇒ einfach erklärt

Inkasso bezeichnet das Eintreiben offener Forderungen. Im gebräuchlichen Sinn bedeutet Inkasso, dass ein Gläubiger seine offenen Rechnungen von einem externen Inkassounternehmen einziehen lässt, anstatt dies selbst zu erledigen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Inkasso - auf einen Blick
  2. Inkasso: Übersicht
  3. Inkasso: Forderungsmanagement
  4. Inkassoverfahren: Varianten
  5. Ablauf des Inkassoverfahrens
  6. Inkasso: Funktion für Unternehmen
  7. Exkurs: Mahnwesen im Unternehmen
  8. Inkasso & Inkassoverfahren: Kosten
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Inkasso - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zum Inkasso
Definition
  • Der Begriff Inkasso leitet sich vom italienischen "incasso" ab und bedeutet Eingang oder Einziehung.
  • Im unternehmerischen Kontext ist mit Inkasso - genauer dem Inkassoverfahren - der Vorgang, offene Forderungen und somit fällige Geldbeträge einzuziehen, gemeint.
Gläubiger

Das ist jenes Unternehmen, dem die säumige Kundschaft Geld für bereits erbrachte Leistung oder Lieferung schuldet, lagert die Einziehung der Forderung und damit der fälligen Beträge aus.
Inkassounternehmen
  • Im Zuge des Inkassoverfahrens wird ein Inkassounternehmen, oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, mit der Betreibung der Forderung beauftragt. 
  • Das Inkassoinstitut übernimmt also das Prozedere der Einbringung der offenen Beträge bei säumigen Kunden, also Kunden mit Zahlungsrückstand.
Ziel

Ein Inkassoverfahren soll das möglichst schnelle Einbringen der ausstehenden Gelder gewährleisten.
Inkasso

Das Inkasso, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternhmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann.

Inkasso: Übersicht

Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann.

  • Dabei wird die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden, die eine Rechnung trotz Fälligkeit noch nicht bezahlt haben, an ein Inkassounternehmen, oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, ausgelagert.

Das Prozedere der Eintreibung offener Geldbeträge wird an das Inkassounternehmen ausgelagert und dieses treibt dann im Zuge des Inkassoverfahrens die Schulden aus offenen Rechnungen ein.

  • Daraus ergibt sich, dass dieses Inkassounternehmen das Forderungsmanagement als externes Unternehmen im Auftrag für diese Kunden übernimmt.

  • Kunden eines Inkassounternehmens wiederum sind Firmen, denen gegenüber Kunden offene Rechnungen nicht bezahlt haben und – im Regelfall – der geforderte Zahlungseingang auch durch Ausstellen von Mahnungen nicht erfolgt ist.

Inkasso: Forderungsmanagement

Ein Unternehmen hat als Teil des eigenen Rechnungswesens üblicherweise auch ein sogenanntes Mahnwesen.

Das kommt zum Tragen, wenn Kunden des Unternehmens fällige Rechnungen für erfolgte Leistung oder Lieferung nicht fristgerecht bezahlen, also in Zahlungsverzug geraten sind, sowie auch eine allfällige Zahlungserinnerung durch das Unternehmen ignoriert haben.

Das Unternehmen, also der Gläubiger, hat gegenüber dem säumigen Kunden, also dem Schuldner, mehrere Möglichkeiten:

  • Es kann die Begleichung der offenen Rechnung mittels Mahnwesen herbeizuführen versuchen.

  • Es kann direkt nach verstrichener Zahlungsfrist den Rechtsweg bei Gericht beschreiten.

  • Es kann ein Inkassounternehmen mit dem Betreiben der Einbringung der offenen Forderung beauftragen. Üblicherweise geschieht dieser Schritt, nachdem auch die letzte Mahnung mit Androhung von Rechtsweg oder Inkasso nicht zum Zahlungseingang geführt hat.

  • Der Gläubiger kann aber auch direkt nach verstrichener Zahlungsfrist ohne Geldeingang durch die Kundschaft das Inkassounternehmen beauftragen und damit auch sein Mahnwesen an dieses auslagern. Die Mahnungen an die säumige Kundschaft ergehen dann direkt vom Inkassounternehmen.

Auch das beauftragte Inkassounternehmen kann die Forderung durch ein- bis mehrmalige Mahnungen an den Kunden betreiben oder ebenfalls den Rechtsweg beschreiten - das wiederum ist sowohl gleich oder nach erfolgten Mahnungen, sofern immer noch kein Zahlungseingang vorliegt, möglich.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bedeutet somit, dass das Unternehmen sein Forderungsmanagement gegenüber der schuldhaften Kundschaft auslagert und den kompletten Prozess der Eintreibung der offenen Beträge inklusive anfallendem Zahlungsverkehr von dieser Firma abwickeln lässt.

Inkassoverfahren: Varianten

Wenn ein Unternehmen das Forderungsmanagement auslagert, gibt es im Regelfall zwei Varianten, diese Auslagerung zu gestalten:

Einziehung der Schulden im Auftrag

Das Unternehmen, dem gegenüber der Schuldner eine offene Forderung hat, erteilt dem Inkassobüro den Auftrag und die Vollmacht, die Forderung einzutreiben und den offenen Betrag zu vereinnahmen.

  • Dabei trägt das Unternehmen als Gläubiger weiterhin das Risiko, dass die Forderung nicht eingetrieben werden kann.

Beispielsweise kann es vorkommen, dass auch das Inkassounternehmen die Schulden nicht eintreiben kann, etwa bei Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen

Bei der zweiten Variante tritt der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen ab. Das bedeutet, dass das Inkassounternehmen die Forderung übernimmt und in der Regel einen Kaufpreis dafür zahlt.

  • Das Inkassounternehmen trägt damit das Risiko des Forderungsausfalls, falls die offenen Beträge nicht eingetrieben werden können, etwa bei Zahlungsunfähigkeit des Schuldners

Ablauf des Inkassoverfahrens

Vom Inkassounternehmen wird zunächst auch der außergerichtliche Weg beschritten:

  • 1. Mahnverfahren: Es wird ein Mahnverfahren eingeleitet sowie ein entsprechendes Inkasso-Schreiben an den Schuldner ausgestellt.

Wenn dieser außergerichtliche Weg auch nicht zum Zahlungseingang führt, wird auch durch das Inkassobüro der Rechtsweg beschritten:

  • 2. Gerichtliches Inkasso: Dabei wird ein gerichtliches Vollstreckungsverfahren eingeleitet.

Der Effekt in der Praxis ist dabei oft, dass Schuldner spätestens dann zahlen, wenn der Vollstreckungsbescheid aus dem gerichtlichen Inkasso ausgestellt wird. Sollte jedoch auch dann noch nicht gezahlt werden, bleibt nur die folgende Möglichkeit:

  • 3. Zwangsvollstreckung: Als letzte direkte Möglichkeit zur Einbringung der Beträge ist die Zwangsvollstreckung vorgesehen, die wiederum gerichtlich angeordnet und durch einen Gerichtsvollzieher durchgeführt wird.

Wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist, kann auch keine gerichtliche Vollstreckung durchgeführt werden. Nun kann das Inkassobüro mit einer sogenannten Titelüberwachung beauftragt werden oder es kann diese selbst vornehmen, wenn die Forderung vom Gläubiger an dieses abgetreten wurde:

  • 4. Titelüberwachung: Die Titelüberwachung bedeutet, dass die Vermögenslage des Schuldners für den Zeitraum von bis zu 30 Jahren unter Beobachtung steht und gegebenenfalls offene Forderung zu einem späteren Zeitpunkt eingetrieben werden.

Inkasso: Funktion für Unternehmen

In Deutschland ist ein mehrstufiges Mahnwesen üblich. Üblicherweise enthält die letzte Mahnung eine finale Zahlungsaufforderung sowie den Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens, falls die offene Rechnung weiterhin nicht beglichen wird.

  • Das Inkassoverfahren stellt dabei häufig die letzte Stufe des Mahnwesens dar.

Wird nach der letzten Mahnung keine Zahlung geleistet, kann das Unternehmen die weitere Eintreibung der offenen Forderung an ein Inkassounternehmen auslagern. 

Das Inkassounternehmen übernimmt im Auftrag des Gläubigers den gesamten Prozess der Forderungseinziehung. Dazu gehört die Kommunikation mit dem Schuldner sowie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs im Zusammenhang mit der offenen Forderung.

Zu beachten: Inkasso im Mahnwesen oder direkt nach Zahlungsverzug

Es gibt aber keine verbindliche Rechtsgrundlage zur Anwendung eines Mahnwesens, denn das Unternehmen mit offener Forderung kann auch direkt nach Verstreichen der Zahlungsfrist laut ursprünglicher Rechnung die weitere Betreibung direkt an ein Inkassounternehmen auslagern.

Exkurs: Mahnwesen im Unternehmen

Wissenswertes und wichtige Hinweise zum mehrstufigen Mahnwesen als Bestandteil der Unternehmensfakturierung.

Mahnwesen im Unternehmen

Alles zum Mahnwesen sowie zum Schreiben von Mahnungen inklusive praktischer Vorlagen im Word-Format für die einzelnen Mahnstufen finden Sie direkt in unserem Beitrag zum Thema:

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Inkasso & Inkassoverfahren: Kosten

Beim Forderungsmanagement durch Auslagerung entstehen zusätzliche Kosten. Einerseits für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger, andererseits für den Schuldner:

  • Dazu gehören vor allem Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.
  • Diese Kosten werden dem Schuldner entsprechend zusätzlich als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.

Die Gebühren sowie deren jeweilige Höchstsätze setzen sich wie folgt zusammen:

Gläubigergebühren

Das Inkassounternehmen kann dem Auftraggeber (Gläubiger) für seine Leistungen Gebühren in Rechnung stellen.

  • Dazu gehören beispielsweise Bearbeitungsgebühren, Auslagen für Porto oder Telefonate, Recherchekosten sowie gegebenenfalls eine Erfolgsprovision, wenn dies vertraglich vereinbart wurde.

Die Höhe der Gebühren muss angemessen sein und den Vorgaben des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) entsprechen. Zinsen und Mahngebühren werden zusätzlich nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 288 BGB) berechnet.

Schuldnergebühren

Das Inkassounternehmen darf dem Schuldner nur angemessene und tatsächlich entstandene Kosten in Rechnung stellen, die für die Eintreibung der Forderung erforderlich sind. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Bearbeitungskosten für die Forderung

  • Mahngebühren für jede Mahnstufe (erste, zweite, dritte Mahnung etc.)

  • Auslagen für Porto, Telefonate oder sonstige Kommunikation

  • Kosten für Recherche, etwa zur Anschrift oder den Vermögensverhältnissen des Schuldners

  • Kosten für außergerichtliche Vergleichsvereinbarungen, Ratenzahlungs- oder Stundungsvereinbarungen

  • Anwaltskosten, falls ein Rechtsanwalt zur Einziehung der Forderung eingeschaltet wird

Gebühren: Höchstsätze

In Deutschland müssen Inkassogebühren angemessen sein und den Vorgaben des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) entsprechen. Ein Gläubiger kann die Kosten, die das Inkassounternehmen berechnet, nur in Höhe der Vergütung vom Schuldner zurückfordern, die einem Rechtsanwalt für die gleiche Tätigkeit nach § 13e RDG zustehen würde.

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Fragen und Antworten

Was bedeutet Inkasso und wann wird es angewendet?

Im unternehmerischen Kontext bedeutet Inkasso das Einziehen offener Forderungen und fälliger Geldbeträge.

  • Das Unternehmen kann diese Aufgabe an ein Inkassounternehmen auslagern, das die Eintreibung der Forderungen bei säumigen Kunden übernimmt.

Ziel des Inkassoverfahrens ist es, die ausstehenden Zahlungen möglichst schnell einzutreiben.

Welche Kosten können beim Inkassoverfahren entstehen?

Beim Inkassoverfahren können neben der offenen Hauptforderung zusätzliche Kosten anfallen. Dazu gehören Mahngebühren, Verzugszinsen, Bearbeitungsgebühren des Inkassounternehmens sowie Anwalts- und Gerichtskosten, falls ein gerichtliches Mahnverfahren nötig wird.

  • Bleiben die Forderungen trotz Inkasso unbezahlt, trägt der Gläubiger in der Regel selbst das Risiko, auf diesen Kosten sitzen zu bleiben.

Quellen

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