Kleinbetragsrechnung (+Vorlage) ⇒ Erklärung & Beispiele

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung aus, enthält sie nach dem Umsatzsteuergesetz grundsätzlich Umsatzsteuer. Für den Fall, dass der Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist, darf demnach ein Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Das funktioniert auch mit Kleinbetragsrechnungen wie Fahrscheinen, Taxiquittungen und Kassenbons. Jedoch muss die Rechnung dafür ordnungsgemäß ausgestellt werden.

Im Gegensatz zu regulären Rechnungen enthält eine Kleinbetragsrechnung deutlich weniger Pflichtangaben, bleibt dabei jedoch vollständig rechtsgültig. Ziel dieser vereinfachten Regelung ist es, die Abwicklung kleinerer Beträge zu erleichtern, ohne die formelle Gültigkeit zu beeinträchtigen. Auch Kleinbetragsrechnungen müssen bestimmte Formvorschriften einhalten, da die Rechnung sonst im schlimmsten Fall nicht anerkannt wird.

Tipp: Da nachträgliche Korrekturen aufwendig sind, empfiehlt es sich, Kleinbetragsrechnungen direkt bei Ausstellung oder Entgegennahme sorgfältig zu prüfen.

Kleinbetragsrechnungen begleiten Arbeitgeber und Mitarbeitende täglich. Sie fallen überall dort an, wo geringe Summen anstehen und schnelle Leistungen nötig sind. Bei kurzen Dienstwegen, spontanen Büroeinkäufen oder kleinen Bewirtungen vereinfachen sie Abläufe und reduzieren den administrativen Aufwand. Die folgende Übersicht zeigt, in welchen Situationen Unternehmen besonders häufig auf Kleinbetragsrechnungen treffen.

Ein Bewirtungsbeleg dient als Nachweis für geschäftliche Bewirtungen und ist Voraussetzung dafür, dass Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuerlich anerkannt werden. Er besteht aus zwei Teilen:

1. Der Rechnung der Gaststätte

2. dem ergänzenden Bewirtungsnachweis

Damit der Beleg vollständig ist, müssen folgende Angaben dokumentiert werden:

Angaben im Bewirtungsnachweis:

• Datum der Bewirtung

• Ort/Restaurant

• Namen der bewirteten Personen

• Konkreter Anlass des Treffens

• Gesamtkosten

Angaben auf der Rechnung:

• Name und Anschrift des Restaurants

• Datum der Bewirtung

• Art und Umfang der Leistung (z. B. Speisen, Getränke)

• Bruttobetrag und Steuersatz

• Bei Beträgen über 250 Euro: alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

• Bei Beträgen bis 250 Euro: vereinfachte Angaben gemäß § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung)

Grundsätzlich darf eine Kleinbetragsrechnung von jedem Unternehmer ausgestellt werden. Daher sind keine großartigen Sonderregelungen, sondern nur Erleichterungen zu beachten. Die Kleinbetragsregelung gilt also auch für Kleinunternehmer. Vorausgesetzt, es werden alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten. Dazu zählt auch die Aufbewahrungspflicht einer Rechnung von 10 Jahren.

Wie bei allen anderen Gesetzen gibt es auch bei der Kleinbetragsrechnung Ausnahmen. So darf diese Art der Rechnung nach § 3c UStG nicht zum Einsatz kommen, wenn Fahrzeuge verkauft oder Waren über EU-Grenzen verkauft oder gekauft werden.

An die Stelle der Kleinbetragsrechnung tritt dann die innergemeinschaftliche Lieferung - schließlich gelten hier abweichende Regelungen für die Umsatzsteuer. Die dafür maßgebenden Bestimmungen sind in § 6a UStG festgehalten.

Die Erleichterungen gelten außerdem nicht, wenn der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (wie beispielsweise bei Reverse-Charge-Leistungen gemäß § 13b UStG).

Der Unterschied zwischen einer normalen Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung liegt im deutlich geringeren Verwaltungsaufwand. Die vereinfachten Pflichtangaben erleichtern sowohl die Erstellung der Rechnung als auch die steuerliche Verarbeitung für Unternehmer.

Gleichzeitig bleibt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer unberührt, da sie unabhängig von der Rechnungsart gilt. Die reduzierte Komplexität schafft mehr Sicherheit im Alltag und nimmt die Sorge, bei der Rechnungsstellung formale Fehler zu machen.