Kleinunternehmer-Identifikationsnummer: Antrag, Voraussetzungen und Pflichten

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) ermöglicht Unternehmen mit Sitz in Deutschland die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren für die EU-Kleinunternehmerregelung und wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt. Für die ausschließlich deutsche Kleinunternehmerregelung ist sie nicht erforderlich.

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Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer – auf einen Blick
  2. Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?
  3. Wann benötigen Unternehmer eine KU-IdNr.?
  4. Voraussetzungen und Umsatzgrenzen der EU-Kleinunternehmerregelung
  5. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beantragen: Schritt für Schritt
  6. KU-IdNr., USt-IdNr., Steuer-ID und W-IdNr.: die Unterschiede
  7. Welche Meldepflichten gelten mit der KU-IdNr.?
  8. Muss die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer auf Rechnungen stehen?
  9. Praxisbeispiel: Regelbesteuerung in Deutschland, Befreiung in Österreich
  10. Häufig gestellte Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Kleinunternehmer

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Kleinunternehmer-Identifikationsnummer – auf einen Blick

Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?Die KU-IdNr. ist eine Kennung mit der Endung EX für die grenzüberschreitende EU-Kleinunternehmerregelung und ersetzt weder die Steuernummer noch die reguläre Umsatzsteuer-ID.
Wer benötigt eine KU-IdNr.?In Deutschland ansässige Unternehmen benötigen die KU-IdNr., wenn sie die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen EU-Mitgliedstaats nutzen möchten.
Wo wird die KU-IdNr. beantragt?Der Antrag erfolgt elektronisch im BZSt-online-portal. Vorher muss das Unternehmen beim zuständigen Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst sein.
Welche Umsatzgrenzen gelten für die EU-Regelung?Der maßgebliche EU-Jahresumsatz darf weder im Vorjahr noch im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro überschreiten, zusätzlich müssen die Voraussetzungen des jeweiligen Befreiungslandes erfüllt sein.
Welche Meldungen müssen Teilnehmer abgeben?Teilnehmer müssen dem BZSt vierteljährliche Umsatzmeldungen innerhalb eines Monats nach Quartalsende übermitteln und ein Überschreiten der EU-Grenze nach § 19a UStG zusätzlich innerhalb von 15 Werktagen anzeigen.
Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer in Deutschland ist eine besondere Identifikationsnummer für Kleinunternehmer, die bestimmte umsatzsteuerliche Vorgänge innerhalb der EU abwickeln. Sie ermöglicht es, die steuerliche Identität des Unternehmens bei grenzüberschreitenden Geschäften nachzuweisen.

Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Die KU-IdNr. identifiziert einen Unternehmer im besonderen Meldeverfahren nach § 19a Umsatzsteuergesetz. Dieses Verfahren besteht seit dem 1. Januar 2025 und eröffnet den Zugang zu Kleinunternehmerbefreiungen in anderen Mitgliedstaaten. Die Europäische Kleinunternehmerregelung wird auch EU-KU-Regelung genannt.

Kennzeichnend für den Aufbau der Nummer ist das Suffix EX und wird deshalb auch EX-Nummer genannt. Eine einmal erteilte Kennung kann für mehrere bestätigte Befreiungsländer verwendet werden. Die Nummer allein bedeutet jedoch keine pauschale Umsatzsteuerbefreiung in der gesamten EU.

Wann benötigen Unternehmer eine KU-IdNr.?

Entscheidend ist, wo der konkrete Umsatz umsatzsteuerlich zu erfassen ist und welche Befreiung genutzt werden soll. Bei Lieferungen von Waren und bei Dienstleistungen innerhalb der EU gelten unterschiedliche Ortsregeln. Prüfen Sie deshalb zuerst den Geschäftsvorgang:

  • Nur deutsche Kleinunternehmerbefreiung: Dafür benötigen Sie keine KU-IdNr.
  • Kleinunternehmerbefreiung im EU-Ausland: Möchten Sie dort die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sind die Registrierung und eine für dieses Land bestätigte KU-IdNr. erforderlich.
  • EU-Geschäft mit anderer steuerlicher Behandlung: Beispielsweise kann das Reverse-Charge-Verfahren einschlägig sein. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann dann weiterhin benötigt werden.

Wichtig: Die KU-IdNr. hebt weder die Besteuerung bestimmter Einkäufe noch sonstige Erklärungspflichten automatisch auf. Auch bei Kleinunternehmern kann für bezogene Leistungen Umsatzsteuer entstehen.

Voraussetzungen und Umsatzgrenzen der EU-Kleinunternehmerregelung

Für die Teilnahme müssen EU-Grenze und nationale Voraussetzungen des Befreiungslandes gleichzeitig erfüllt sein. Maßgeblich ist der gesetzlich ermittelte Gesamtumsatz, nicht der Gewinn oder nur die Summe der Auslandsrechnungen.

PrüfungVoraussetzung
AnsässigkeitUnternehmen mit Sitz in Deutschland beantragen die Teilnahme beim BZSt.
Unionsweiter JahresumsatzHöchstens 100.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr, grundsätzlich ohne Umsatzsteuer.
BefreiungslandDie dortigen Umsatzgrenzen, Tätigkeitsvoraussetzungen und Ausnahmen müssen erfüllt sein.
RegistrierungKeine parallele Registrierung zum EU-Kleinunternehmerverfahren über einen anderen Ansässigkeitsstaat.

Die deutsche Kleinunternehmerbefreiung nach § 19 UStG hat eigene Grenzen: 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Für Gründer gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro. Diese Inlandsvorgaben dürfen nicht mit der EU-Zugangsvoraussetzung verwechselt werden.

Auch Unternehmen unter deutscher Regelbesteuerung können das EU-Verfahren nutzen. Das bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Beide Regelungen sind voneinander unabhängig.

Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beantragen: Schritt für Schritt

Die KU-IdNr. wird nicht automatisch vergeben. Beantragen Sie die Teilnahme vor der geplanten Anwendung der ausländischen Steuerbefreiung:

  1. Steuerliche Erfassung prüfen: Halten Sie die Steuernummer bereit, unter der Ihr Finanzamt Sie umsatzsteuerlich führt. Unternehmensdaten und Anschrift müssen übereinstimmen.
  2. Umsätze vorbereiten: Erfassen Sie die maßgeblichen Umsätze des laufenden Jahres und des Vorjahres getrennt nach Mitgliedstaat. Manche Länder benötigen auch das Jahr davor.
  3. Antrag übermitteln: Wählen Sie im BZSt online.portal die Registrierung zur EU-Kleinunternehmerregelung und benennen Sie die gewünschten Befreiungsländer.
  4. Bestätigung prüfen: Das BZSt und die jeweiligen Mitgliedstaaten prüfen die Voraussetzungen. Der Bescheid nennt die bestätigten Länder und den jeweiligen Gültigkeitsbeginn.
  5. Meldungen einrichten: Übernehmen Sie die erteilte KU-IdNr. unverändert und planen Sie die vierteljährliche Abgabe ein.

Eine USt-IdNr. oder W-IdNr. ist für den Antrag nicht erforderlich. Die Befreiung beginnt für das jeweilige Land erst zum bestätigten Zeitpunkt. Ein eingereichter Antrag genügt nicht.

KU-IdNr., USt-IdNr., Steuer-ID und W-IdNr.: die Unterschiede

Die verschiedenen Identifikationsnummern erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist insbesondere für bestimmte EU-Geschäfte relevant, die Wirtschafts-Identifikationsnummer für die allgemeine wirtschaftliche Zuordnung:

NummerVerwendung
KU-IdNr.Identifikation im EU-Kleinunternehmerverfahren, erkennbar an EX.
USt-IdNr.Umsatzsteuerliche Identifikation, insbesondere bei bestimmten EU-Geschäften. Die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt mit DE und hat neun Ziffern.
SteuernummerZuordnung beim Finanzamt, unter anderem für Steuererklärungen und Bescheide.
Steuer-IDPersönliche, lebenslang gültige Identifikationsnummer natürlicher Personen.
W-IdNr.Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich Tätige, die ohne Antrag vergeben wird.

Welche Meldepflichten gelten mit der KU-IdNr.?

Die Umsatzmeldung umfasst alle EU-Mitgliedstaaten einschließlich Deutschland. Melden Sie die Werte je Land, auch wenn dort keine Kleinunternehmerbefreiung genutzt wird. Ohne entsprechende Umsätze ist der Wert null anzugeben.

Die gesetzlichen Meldetermine sind 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar des Folgejahres. Änderungen der Registrierungsdaten und weitere Befreiungsländer müssen ebenfalls mitgeteilt werden. Die EU-Meldung ersetzt keine anderweitig erforderliche Steuererklärung für Kleinunternehmer oder eine im Einzelfall verlangte Umsatzsteuererklärung.

Überschreitet der EU-Jahresumsatz 100.000 Euro, endet die Teilnahme mit dem Überschreiten. Innerhalb von 15 Werktagen müssen das Überschreiten und die Umsätze seit Quartalsbeginn bis zu diesem Zeitpunkt gemeldet werden. Die deutsche Befreiung ist weiterhin separat zu beurteilen.

Muss die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer auf Rechnungen stehen?

Für deutsche Kleinunternehmer-Rechnungen erlaubt § 34a UStDV die Steuernummer, USt-IdNr. oder KU-IdNr. als alternative Identifikationsangabe. Die KU-IdNr. ist deshalb keine zusätzliche Pflichtangabe auf jeder Inlandsrechnung.

Bei einer nach § 19 UStG befreiten Rechnung darf keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Ein geeigneter Hinweis lautet: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Für im EU-Ausland befreite Umsätze müssen die jeweils einschlägigen Rechnungsregeln und die zutreffende Befreiungsgrundlage geprüft werden.

Tipp: Mit der Rechnungssoftware von FreeFinance können Sie Rechnungen erstellen und Ihre Belege zentral verwalten. Hinterlegen Sie je Geschäftsfall die passende steuerliche Behandlung und dokumentieren Sie die Länderfreigaben separat.

Praxisbeispiel: Regelbesteuerung in Deutschland, Befreiung in Österreich

Ein seit mehreren Jahren bestehendes Unternehmen erzielt 2025 40.000 Euro maßgeblichen Umsatz in Deutschland und 10.000 Euro in Österreich. Für 2026 werden 45.000 Euro beziehungsweise 12.000 Euro angenommen. Alle Beträge verstehen sich ohne gesonderte Umsatzsteuer, weitere Umsätze bestehen nicht.

Der EU-Jahresumsatz beträgt damit 50.000 Euro im Vorjahr und 57.000 Euro im laufenden Jahr. Die deutsche Vorjahresgrenze von 25.000 Euro ist überschritten. Dennoch kann für die in Österreich steuerbaren Umsätze eine Kleinunternehmerbefreiung infrage kommen: Die EU-Grenze und die österreichische Grenze von 55.000 Euro werden eingehalten. Voraussetzung bleiben die weiteren örtlichen Regeln und die bestätigte Registrierung für Österreich.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Wo finde ich meine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Die KU-IdNr. erhalten Sie im Rahmen der bestätigten EU-KU-Registrierung vom BZSt. Prüfen Sie die Mitteilungen zu Ihrem Verfahren. Eine vorhandene Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID darf nicht eigenständig um EX ergänzt werden.

Wie lässt sich die Gültigkeit einer KU-IdNr. prüfen?

Für EX-Nummern gibt es das Bestätigungsverfahren „SME-on-the-web“, auf das das BMF-Schreiben zur Kleinunternehmerregelung verweist. Prüfen Sie den Status für den konkreten Mitgliedstaat und Zeitraum: Nur eine entsprechend bestätigte Befreiung kann beansprucht werden.

Erlaubt die KU-IdNr. einen Vorsteuerabzug?

Die KU-IdNr. begründet keinen Vorsteuerabzug. Nach § 15 Abs. 2 UStG ist Vorsteuer aus Eingangsleistungen für kleinunternehmerisch befreite Umsätze grundsätzlich ausgeschlossen. Bei gemischten steuerpflichtigen und steuerfreien Tätigkeiten kommt es auf die Zuordnung der Ausgaben an.

Kann ich KU-IdNr. und One-Stop-Shop gleichzeitig nutzen?

Die EU-Kleinunternehmerregelung und der EU-One-Stop-Shop (OSS) können für unterschiedliche Mitgliedstaaten nebeneinander genutzt werden. Nach den Vorgaben der Europäischen Kommission gilt das nicht gleichzeitig für dasselbe Land. Mit dem Import-One-Stop-Shop (IOSS) ist die EU-Kleinunternehmerregelung nicht kombinierbar.

Kann ich die EU-Kleinunternehmerregelung wieder beenden?

Ein freiwilliger Ausstieg ist über das BZSt-Verfahren für die Zukunft möglich. Er wirkt grundsätzlich ab dem nächsten Quartal, bei Erklärung im letzten Quartalsmonat erst ab dem zweiten Monat des Folgequartals. Die deutsche Kleinunternehmerregelung wird dadurch nicht automatisch beendet.

Quellen

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