Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben fasst die Umsatzsteuererklärung die im Laufe eines Jahres abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen zusammen. Sie zeigt dem Finanzamt, welche Umsätze erzielt wurden und welche Umsatzsteuer anfällt. Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates.
Umsatzsteuererklärung: Pflichten, Fristen & Anleitung
Die Umsatzsteuererklärung ist ein bedeutendes Thema für alle Unternehmer und Selbstständigen in Deutschland. Sie erfasst alle im Jahr abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge, wodurch die Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt klar dargestellt wird.
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Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Umsatzsteuererklärung – auf einen Blick
- Definition: Umsatzsteuererklärung
- Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
- Unterschied zwischen Umsatzsteuerjahreserklärung und Umsatzsteuervoranmeldung
- Termine und Fristen bei der Umsatzsteuererklärung
- Praxisorientierte Checkliste: Umsatzsteuererklärung
- Anleitung: ELSTER Umsatzsteuererklärung Schritt für Schritt
- Häufig gestellte Fragen
- Quellen
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| Was ist die Umsatzsteuererklärung? | Die Umsatzsteuererklärung fasst alle im Jahr abgegebenen Voranmeldungen zusammen und erklärt dem Finanzamt die erzielten Umsätze und die darauf entfallende Steuer. |
| Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben? | Unternehmer, die steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen gegen Entgelt erbringen, müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. |
| Wie unterscheiden sich Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung? | Die Umsatzsteuererklärung fasst alle Umsätze und die Steuer des Jahres zusammen, die Umsatzsteuervoranmeldung meldet vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer regelmäßig während des Jahres. |
| Bis wann muss die Umsatzsteuererklärung eingereicht werden? | Die Umsatzsteuererklärung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden, bei Steuerberater-Unterstützung verlängert sich die Frist auf den 28. Februar des übernächsten Jahres. |
| Wie kann die Umsatzsteuererklärung über ELSTER eingereicht werden? | Die Umsatzsteuererklärung wird über ELSTER eingereicht: Zugang vorbereiten, Steuernummer eingeben, Formulare auswählen, Umsätze erfassen, prüfen und elektronisch übermitteln. |
Die Umsatzsteuererklärung ist eine jährliche Steuererklärung, in der Unternehmen ihre im Laufe des Jahres erzielten Umsätze sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer angeben. Dabei wird auch die bereits gezahlte Vorsteuer berücksichtigt, sodass sich eine Zahllast oder ein Guthaben ergibt. Sie dient der endgültigen Abrechnung mit dem Finanzamt.
Definition: Umsatzsteuererklärung
Zweck und Anforderungen
- Eine Umsatzsteuererklärung ist eine jährliche Steuererklärung für Unternehmer, die nach § 1 UStG umsatzsteuerpflichtige Einnahmen erzielt haben.
- Die Vorgaben zur Erstellung und Einreichung sind in § 18 UStG geregelt.
- Fehlende oder verspätet erfasste Umsätze und Rechnungen sind in der Jahreserklärung nachzutragen, um den korrekten Steuerbetrag, also die endgültige Jahressteuer, auszuweisen.
Regulärer und ermäßigter Umsatzsteuersatz in Deutschland
- Der reguläre Steuersatz liegt derzeit bei 19 % des Warenwerts.
- Für bestimmte Produkte des täglichen Bedarfs oder für Speisen, die außer Haus verkauft werden, gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %.
- Unabhängig davon, welcher Steuersatz angewendet wird, besteht immer die Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung.
Umsatzsteuersätze im Überblick
| Art der Lieferung oder Leistung | Steuersatz |
|---|---|
| Reguläre Waren und Dienstleistungen | 19 % |
| Produkte des täglichen Bedarfs | 7 % |
| Außer-Haus-Verkauf von Speisen | 7 % |
Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Unternehmer müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Kleinunternehmer sind seit 2024 grundsätzlich davon befreit, es gibt jedoch Ausnahmen.
- Unternehmer, die steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen gegen Entgelt erbringen, sind zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. In Deutschland betrifft das vor allem Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen.
- Kleinunternehmer müssen genau auf den Besteuerungszeitraum achten. Bis Ende 2023 waren auch sie verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
- Mit dem Wachstumschancengesetz von 2024 wurde diese Pflicht aufgehoben, um die Bürokratie zu reduzieren und kleine Unternehmen zu entlasten.
- Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG verankert. Sie gilt für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt.
Ausnahmen: Kleinunternehmer müssen Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Erwerbe (§ 1 Nr. 5 UStG), Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b Abs. 5 UStG) und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte (§ 25b Abs. 2 UStG) abgeben.
Unterschied zwischen Umsatzsteuerjahreserklärung und Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) stehen in engem Zusammenhang, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
- Die Voranmeldung stellt die laufende Abrechnung der Umsatzsteuerbeträge im jeweiligen Zeitraum dar, die Umsatzsteuerjahreserklärung dient der Ermittlung der endgültigen Jahressteuer für das gesamte Kalenderjahr.
- Alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbringen, sind verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.
- In der Umsatzsteuervoranmeldung werden sämtliche im Zeitraum angefallenen Umsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie abziehbare Vorsteuerbeträge angegeben.
- Auf Basis dieser Angaben berechnet das Finanzamt die fällige Zahllast und entscheidet, ob die Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich erfolgen muss.
Zahllastabhängige Abgabe der UStVA
| Höhe der Zahllast | Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung |
|---|---|
| Über 9.000 € | Monatlich |
| 2.000 € – 9.000 € | Vierteljährlich (quartalsweise) |
| Unter 2.000 € | Abgabe erst mit der Jahreserklärung; verbleibende Umsatzsteuerbeträge ans Finanzamt abführen |
Hinweis: Bei einer Zahllast unter 2.000 € kann das Finanzamt auf regelmäßige Voranmeldungen verzichten. In diesem Fall werden die Umsatzsteuerbeträge und abziehbare Vorsteuer erst in der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst, und die verbleibende Jahressteuer ist anschließend an das Finanzamt zu überweisen.
Termine und Fristen bei der Umsatzsteuererklärung
Für die Umsatzsteuererklärung gelten klare Fristen, welche die Abgabe beim Finanzamt und auch die Zahlung eventuell anfallender Beträge betreffen.
- Wie auch die Umsatzsteuervoranmeldung muss die Umsatzsteuererklärung elektronisch über das Portal ELSTER eingereicht werden.
- Die Erklärung für das vorherige Kalenderjahr ist grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres zu übermitteln.
- Wird ein Steuerberater hinzugezogen, verlängert sich die Frist, maximal bis 28. Februar des übernächsten Jahres.
Wichtige Fristen im Überblick
| Art der Umsatzsteuererklärung | Abgabefrist |
|---|---|
| Ohne Steuerberater | 31. Juli des Folgejahres |
| Mit Steuerberater | Verlängerte Frist, maximal bis 28. Februar des übernächsten Jahres |
Wichtig für die Umsatzsteuererklärung 2025: Die Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2025 muss grundsätzlich bis zum 31. Juli 2026 beim Finanzamt eingereicht werden. Wird ein Steuerberater beauftragt, verlängert sich die Frist auf Ende Februar 2027. Da der 28. Februar 2027 auf einen Sonntag fällt, verschiebt sich die Abgabefrist in diesem Fall automatisch auf den 1. März 2027.
Praxisorientierte Checkliste: Umsatzsteuererklärung
Dieser kompakte Leitfaden unterstützt Unternehmer und Kleinunternehmer dabei, alle Fristen, Formulare und Berechnungen korrekt zu beachten.
1. Abgabepflicht prüfen
- Prüfen, ob umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen im Inland erbracht wurden.
- Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG prüfen (Umsatz < 25.000 € im Vorjahr, voraussichtlich < 100.000 € im laufenden Jahr).
2. Fristen beachten
- Ohne Steuerberater: Abgabe bis 31. Juli des Folgejahres.
- Mit Steuerberater: Verlängerte Frist (maximal bis 28. Februar des übernächsten Jahres).
- Prüfen, ob monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen erforderlich sind.
3. Unterlagen zusammenstellen
- Rechnungen und Einnahmenübersichten des Kalenderjahres.
- Vorsteuerbelege (Eingangsrechnungen, Zahlungen).
- Korrekturen oder Nachträge aus dem Vorjahr.
4. Umsatzsteuer berechnen
- Aufteilung nach Steuersätzen: 19 % (regulär), 7 % (ermäßigt).
- Vorsteuerbeträge abziehen.
- Umsatzsteuerzahllast und ggf. verbleibende Beträge ermitteln.
5. Besonderheiten prüfen
- Besondere Sachverhalte berücksichtigen (z. B. Auslandsgeschäfte, innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Reverse-Charge-Fälle (§ 13b UStG): Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (häufig bei Auslandsleistungen)
- Steuerfreie Umsätze (§ 4 UStG): steuerfrei, aber in der Erklärung anzugeben (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen (EU), Ausfuhrlieferungen in Drittländer wie die Schweiz)
Anleitung: ELSTER Umsatzsteuererklärung Schritt für Schritt
Die Umsatzsteuererklärung kann mit ELSTER schnell und sicher online eingereicht werden. Um den Ablauf zu vereinfachen, führt diese Anleitung Schritt für Schritt durch die wichtigsten Schritte:
1. ELSTER-Zugang vorbereiten
Zunächst ELSTER aufrufen und sich mit dem Zertifikat anmelden. Ein sicherer Zugang ist Voraussetzung, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch einzureichen.
2. Steuernummer eingeben
- Bundesland auswählen, in dem das Unternehmen registriert ist.
- Restliche Ziffern der Steuernummer korrekt eintragen.
- ELSTER überprüft die eingegebene Steuernummer automatisch.
3. Formulare auswählen
- Hauptvordruck „USt A“ ausfüllen.
- Anlage UN nur, falls das Unternehmen im Ausland ansässig ist.
- Weitere Anlagen abhängig von der spezifischen Unternehmenssituation ggf. ergänzen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen sowie weitere Sonderfälle).
4. Kleinunternehmerregelung prüfen
- Zeilen 20 und 21 sind nur relevant, wenn das Finanzamt Kleinunternehmer explizit zur Abgabe auffordert.
- Für regulär umsatzsteuerpflichtige Unternehmen beginnt die Erfassung der Umsätze ab Zeile 22.
5. Umsätze und Steuerbeträge eintragen
- Alle im Kalenderjahr erzielten Umsätze auflisten.
- Umsatzsteuer und abziehbare Vorsteuer korrekt eintragen.
- Aufteilung nach regulärem (19 %) und ermäßigtem Steuersatz (7 %) beachten.
6. Angaben prüfen
- Vollständigkeit aller Umsätze und Belege kontrollieren.
- Eventuelle Korrekturen aus dem Vorjahr berücksichtigen.
7. Abgabe über ELSTER
- Elektronische Übermittlung der Umsatzsteuererklärung.
- Bestätigung speichern, da sie als Nachweis für das Finanzamt dient.
Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance wird die Umsatzsteuererklärung nicht nur schneller und fehlerfreier, sondern auch einfacher, da viele Schritte automatisch vorbereitet und direkt an ELSTER übermittelt werden können.
Häufig gestellte Fragen
Wann muss man die Umsatzsteuererklärung machen?
Die Umsatzsteuererklärung wird einmal jährlich beim Finanzamt eingereicht. In der Regel ist der Abgabetermin der 31. Juli des Folgejahres. Wenn ein Steuerberater die Erklärung übernimmt, verlängert sich die Frist bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres oft automatisch. Wer die Frist versäumt, muss mit Säumniszuschlägen oder Mahnungen vom Finanzamt rechnen.
Wie funktioniert die Umsatzsteuererklärung?
Die Umsatzsteuererklärung ist eine Meldung ans Finanzamt, in der Unternehmen die von ihnen eingenommene Umsatzsteuer aus Verkäufen und die gezahlte Vorsteuer aus Einkäufen gegenüberstellen. Die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt die Zahllast, die entweder ans Finanzamt abgeführt oder erstattet wird. Unternehmer müssen dafür alle Rechnungen und Belege sammeln, sowohl von Kunden als auch von Lieferanten, und die steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze korrekt angeben.
Was muss ich in der Umsatzsteuererklärung angeben?
Die Umsatzsteuererklärung erfasst alle steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze sowie die gezahlte Vorsteuer auf Einkäufe. Die Zahllast oder Erstattung ergibt sich aus der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer. Korrekturen aus früheren Perioden oder besondere Fälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen können zusätzlich angegeben werden. Eine vollständige Erfassung aller Belege ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden.
Kann man eine Umsatzsteuererklärung selbst machen?
Ja, die Umsatzsteuererklärung kann selbst erstellt werden, zum Beispiel über das Online-Portal ELSTER oder mit einer Buchhaltungssoftware, die die Berechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer erleichtert. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die korrekte Erfassung aller Belege für die Umsatzsteuererklärung. Bei Unsicherheiten oder komplexen Sachverhalten kann zusätzlich ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Was passiert, wenn Umsätze nicht korrekt beim Finanzamt angegeben werden?
Wenn Umsätze nicht korrekt angegeben werden, prüft das Finanzamt die Angaben und kann Nachfragen oder Aufforderungen zur Korrektur stellen. Fehlen wichtige Angaben, kann das Finanzamt die Umsätze schätzen und darauf die Umsatzsteuer berechnen. Falsche Angaben führen zudem zu Nachzahlungen und eventuell zu Zinsen für verspätete Zahlungen. In schweren oder wiederholten Fällen drohen schwerwiegende Folgen wie Bußgelder oder Strafen.
Gibt es eine Möglichkeit zur Dauerfristverlängerung?
Ja, Unternehmen haben die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung zu beantragen, um die Abgabefristen für Umsatzsteuervoranmeldungen und die Jahreserklärung zu verschieben. Die Erlaubnis wird auf Antrag erteilt und verlängert die regulären Termine, sodass mehr Zeit für die Erstellung der Meldungen bleibt. Besonders sinnvoll ist dies für Unternehmen mit hoher Zahllast, komplexen Buchungen oder saisonalen Umsätzen.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz - Wachstumschancengesetz:
Bundesgesetzblatt