Seit 2025 ist eine E-Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist deshalb keine E-Rechnung.
EN 16931: E-Rechnung, Formate und Pflichten in Deutschland
Die EN 16931 ist der europäische Standard für den Aufbau und Inhalt elektronischer Rechnungen. In Deutschland ist sie ein zentraler Maßstab für gesetzeskonforme E-Rechnungen und den automatisierten Rechnungsaustausch. Der Beitrag richtet sich an Unternehmen, Selbstständige, Buchhaltungsverantwortliche und Softwareanbieter, die E-Rechnungen in Deutschland rechtssicher umsetzen möchten.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- EN 16931 – auf einen Blick
- E-Rechnung: Definition und europäische Norm EN 16931
- XRechnung und ZUGFeRD: E-Rechnungsformate in Deutschland
- E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was gilt wann?
- Was ist der Unterschied zwischen EN 16931 und EDI?
- Welche Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung?
- Vorteile der EN 16931 für Unternehmen
- Häufig gestellte Fragen und Antworten
- Quellen
EN 16931 – auf einen Blick
| Was ist die EN 16931? | Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die ein semantisches Datenmodell und einheitliche Geschäftsregeln für elektronische Rechnungen definiert. |
| Warum ist die EN 16931 in Deutschland wichtig? | Sie ist der zentrale technische Maßstab für E-Rechnungen nach § 14 UStG und unterstützt die rechtssichere, automatisierte Verarbeitung. |
| Welche E-Rechnungsformate werden in Deutschland verwendet? | Vor allem XRechnung und ZUGFeRD setzen die Vorgaben der Norm technisch um. |
| Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen? | Inländische Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung im B2B-Bereich gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027. |
| Was gilt seit der neuen Fassung EN 16931-1:2026? | Die neue Fassung wurde 2026 veröffentlicht. Die Version von 2017 wurde formal zurückgezogen, bleibt während der geplanten Migration aber weiterhin konform. |
Die EN 16931 ist die europäische Norm für die strukturierte Erstellung und den Austausch elektronischer Rechnungen. Sie definiert einheitliche Anforderungen an Rechnungsdaten und ermöglicht dadurch eine automatisierte Verarbeitung und einen reibungslosen grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU.
E-Rechnung: Definition und europäische Norm EN 16931
Was ist die EN 16931?
Die EN 16931 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt. Ihr Kern ist ein semantisches Datenmodell: Es beschreibt, welche Informationselemente eine Rechnung enthält, was diese bedeuten und welche Geschäftsregeln für ihre Verwendung gelten. Die erste Fassung der Norm EN 16931-1 wurde am 28. Juni 2017 veröffentlicht.
Die Norm ist kein einzelnes Dateiformat. Die technische Abbildung erfolgt über Syntaxen wie Universal Business Language (UBL 2.1) oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Welche Anforderungen definiert die EN 16931?
Das Datenmodell umfasst die Kernelemente einer elektronischen Rechnung, darunter Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Positionen, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und Rechnungsbetrag. Für eine ordnungsmäßige deutsche E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein.
Was ändert sich durch EN 16931-1:2026?
2026 wurde eine neue Fassung der EN 16931-1 veröffentlicht. Die Fassung von 2017 wurde formal zurückgezogen, bleibt während einer Migrationsphase aber weiterhin konform. Unternehmen sollten die Umstellungspläne der zuständigen deutschen Stellen und ihrer Softwareanbieter beachten.
Welche Bedeutung hat die Norm für die Interoperabilität?
Einheitliche Begriffe und Geschäftsregeln helfen Buchhaltungs- und ERP-Systemen, Rechnungsdaten gleich zu interpretieren. Eine Validierung prüft Syntax, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Das BMF empfiehlt sie zur Fehlervermeidung, sie ist aber keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.
Wichtig: § 14 UStG lässt neben EN-16931-konformen Formaten auch ein zwischen den Geschäftspartnern vereinbartes strukturiertes Format zu, wenn sich daraus alle umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen.
XRechnung und ZUGFeRD: E-Rechnungsformate in Deutschland
In Deutschland werden vor allem zwei Rechnungsformate verwendet, die eine automatisierte elektronische Rechnungsstellung ermöglichen.
Welche Lösung geeignet ist, hängt vom Empfänger, Einsatzbereich und den technischen Anforderungen ab.
XRechnung als deutsche CIUS
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931. Sie präzisiert die europäische Norm für nationale Anforderungen und wird insbesondere im Rechnungsaustausch mit Behörden eingesetzt. Im B2G-Bereich ist beispielsweise die Leitweg-ID im Feld BT-10 erforderlich.
ZUGFeRD als hybrides Rechnungsformat
ZUGFeRD verbindet ein menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten XML-Daten auf Basis von CII. Nach Angaben des BMF erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich.
Integration der E-Rechnungsformate in Unternehmen
Unternehmen benötigen Software, die E-Rechnungen erstellen, empfangen, validieren und in die Buchhaltung übernehmen kann. Im B2B-Bereich sind unter anderem E-Mail, Schnittstellen, Portale oder Netzwerke wie Peppol möglich.
- Rechnungsaussteller sollten Pflichtangaben, Format und Validierung vor dem Versand prüfen.
- Rechnungsempfänger müssen seit 2025 mindestens einen geeigneten Empfangsweg bereitstellen; dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
- FreeFinance unterstützt Unternehmen dabei, strukturierte Rechnungen in ihre digitalen Buchhaltungsprozesse zu integrieren.
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was gilt wann?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Empfangs- und Ausstellungspflicht starten jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
B2B-Bereich: Empfang und Ausstellung
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Rechnungen, etwa PDFs, verwenden. |
| Im Jahr 2027 | Die Übergangsregel gilt bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro weiter. Nicht konforme EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch genutzt werden. |
| Ab 1. Januar 2028 | Bei inländischen B2B-Umsätzen ist grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. |
B2G-Bereich: Rechnungen an Behörden
Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Regeln. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen seit dem 27. November 2020 grundsätzlich E-Rechnungen stellen. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro netto sowie geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten. Maßgeblich sind die E-Rechnungsverordnung des Bundes, die aktuelle XRechnung oder ein anderer zugelassener EN-16931-konformer Standard sowie die Leitweg-ID. Bei der Übermittlung per E-Mail an den Bund darf die E-Rechnung einschließlich eingebetteter Anlagen maximal 10 MB groß sein.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Keine Ausstellung als E-Rechnung ist unter anderem bei B2C-Umsätzen, vielen steuerfreien Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweisen und Leistungen von Kleinunternehmern erforderlich. Kleinunternehmer bleiben jedoch verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
Was ist der Unterschied zwischen EN 16931 und EDI?
Die EN 16931 standardisiert Inhalt und Bedeutung elektronischer Rechnungsdaten. EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet dagegen den automatisierten Austausch unterschiedlicher Geschäftsdokumente zwischen IT-Systemen. Ein EDI-Verfahren ist nicht automatisch EN-16931-konform, kann aber nach § 14 UStG als E-Rechnung gelten, wenn alle Pflichtangaben richtig und vollständig extrahiert werden können.
| Merkmal | EN 16931 | EDI |
|---|---|---|
| Zweck | Einheitliches semantisches Datenmodell für E-Rechnungen | Automatisierter Austausch verschiedener Geschäftsdokumente |
| Formate | Umsetzung etwa über UBL, CII, XRechnung oder ZUGFeRD | Je nach Vereinbarung beispielsweise EDIFACT |
| Konformität | Definierte Kernelemente und Geschäftsregeln | Nur bei vollständiger Extraktion der UStG-Pflichtangaben als E-Rechnung geeignet |
Welche Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung?
Entscheidend ist nicht allein der elektronische Versand, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Folgende Dokumente gelten für Umsätze seit 1. Januar 2025 grundsätzlich als sonstige Rechnung:
- einfache PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte XML-Daten,
- Scan oder Bilddatei wie JPG oder PNG,
- Word- oder Excel-Datei ohne normgerechten strukturierten Datensatz,
- Rechnungsangaben im E-Mail-Text ohne maschinenlesbare Rechnungsdatei.
Praxisbeispiel: Wird eine Rechnung als gewöhnliches PDF per E-Mail versendet, muss sie häufig manuell in der Buchhaltung erfasst werden. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung stellt die Daten strukturiert bereit und ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung.
Vorteile der EN 16931 für Unternehmen
Die Norm schafft die Grundlage für standardisierte und medienbruchfreie Rechnungsprozesse in Deutschland und Europa. Zudem bildet die strukturierte elektronische Rechnungsstellung die technische Grundlage für künftige digitale Meldesysteme zur Umsatzsteuer in Deutschland und der EU.
- Automatisierte Verarbeitung: Rechnungsdaten können ohne manuelle Erfassung übernommen und geprüft werden.
- Höhere Datenqualität: Validierungen reduzieren fehlende Angaben, Übertragungsfehler und Rückfragen.
- Effizientere Abläufe: Schnellere Prüfung und Freigabe können Zahlungszyklen verkürzen.
- Interoperabilität: Unterschiedliche Systeme verstehen Rechnungsinformationen auf derselben fachlichen Grundlage.
- Grenzüberschreitender Rechnungsaustausch: Einheitliche Kernelemente erleichtern E-Invoicing innerhalb der EU.
- Weniger Papier: Digitale Rechnungsstellung senkt Druck-, Versand- und Archivierungsaufwand.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung nach EN 16931?
Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung, weil es keinen strukturierten, automatisch verarbeitbaren Datensatz enthält. Ein hybrides ZUGFeRD-Dokument kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil es PDF/A-3 und strukturierte XML-Daten kombiniert.
Welche Formate erfüllen die EN 16931 in Deutschland?
Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL. Auch vereinbarte Formate können zulässig sein, wenn alle nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahiert werden können.
Was sind CIUS bei der EN 16931?
Core Invoice Usage Specifications konkretisieren die europäische Norm für nationale oder branchenspezifische Anforderungen, ohne ihr Kerndatenmodell zu verlassen. In Deutschland ist die XRechnung die maßgebliche nationale CIUS für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung. CIUS gewährleisten Konsistenz und Klarheit, indem sie Pflichtfelder und Geschäftsregeln für einen bestimmten Nutzungskontext festlegen.
Müssen Kleinunternehmer EN-16931-konforme E-Rechnungen erstellen?
Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 dennoch E-Rechnungen empfangen können. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung gilt unter den übrigen Voraussetzungen auch die Ausstellungspflicht.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Nach § 14b UStG sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben; ergänzend sind die GoBD zu beachten.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz - Gesamte Rechtsvorschrift für E-Rechnungsverordnung (ERechV):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz - FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur obligatorischen E-Rechnung:
Bundesministerium der Finanzen - Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen:
Aktuelle Fassung im EUR-Lex - Europäische Norm und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung:
Europäische Kommission - Informationen zur E-Rechnung an die Bundesverwaltung:
E-Rechnung für Rechnungssteller der Bundesverwaltung