Leitweg-ID: Aufbau, Vergabe und Verwendung bei E-Rechnungen

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie leitet Rechnungen an die zuständige Behörde oder Organisationseinheit weiter. Rechnungssteller erhalten die Leitweg-ID vom Auftraggeber und tragen sie in der XRechnung als Käuferreferenz im Feld BT-10 ein.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Leitweg-ID – auf einen Blick
  2. Leitweg-ID für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
  3. Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?
  4. Leitweg-ID: Beispiel und richtige Schreibweise
  5. Leitweg-ID in der XRechnung und bei Peppol
  6. Leitweg-ID finden und beantragen
  7. Häufige Fehler bei Leitweg-IDs vermeiden
  8. Häufige Fragen und Antworten
  9. Quellen

Leitweg-ID – auf einen Blick

Was ist eine Leitweg-ID?Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung zur Adressierung und Weiterleitung von E-Rechnungen an öffentliche Rechnungsempfänger.
Wo wird die Leitweg-ID in der XRechnung eingetragen?Die Leitweg-ID wird in der XRechnung als Käuferreferenz im Feld BT-10 „Buyer Reference“ eingetragen. Ein Hinweis im PDF oder E-Mail-Text allein reicht nicht aus.
Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?Eine Leitweg-ID besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und zweistelliger Prüfziffer. Bindestriche trennen die Bestandteile.
Woher erhalten Rechnungssteller die Leitweg-ID?Rechnungssteller erhalten die Leitweg-ID vom öffentlichen Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder den Vergabeunterlagen. Für die Rechnungsstellung benötigen Lieferanten keine eigene Leitweg-ID.
Ist für E-Rechnungen zwischen Unternehmen eine Leitweg-ID nötig?Für E-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen besteht keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht. Die B2B-E-Rechnungspflicht führt keine solche Kennung ein.
EN 16931

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung zur Identifikation des Rechnungsempfängers bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie stellt sicher, dass E-Rechnungen automatisch dem richtigen Empfänger bzw. der zuständigen Stelle zugeordnet und verarbeitet werden können.

Leitweg-ID für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID, auch Leitweg-Identifikationsnummer genannt, ist die digitale Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Sie kann eine Behörde, Abteilung oder ein Freigabesystem kennzeichnen.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreut die Systematik. Bundesministerien, Bundesbehörden, Landesbehörden und Kommunen können damit eine E-Rechnung dem Rechnungsempfänger zuordnen. Auch im Gesundheitswesen kann die Leitweg-ID erforderlich sein, wenn an eine öffentliche Institution abgerechnet wird.

Abgrenzung: Die Leitweg-ID ist weder Steuernummer noch Umsatzsteuer-ID, Wirtschafts-Identifikationsnummer oder Lieferantennummer. Auch Leitweg-ID und Peppol-ID sind nicht automatisch identisch.

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Nach der offiziellen Format-Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards besteht die Leitweg-ID aus drei Bestandteilen. Grobadressierung und Prüfziffer sind verpflichtend. Die Feinadressierung ist optional. Je nach Ausgestaltung ist die gesamte Kennung zwischen 5 und 46 Zeichen lang.

BestandteilLängeFunktion
Grobadressierung2 bis 12 ZiffernZuordnung zu Bund, Bundesland und gegebenenfalls regionalen Verwaltungsebenen
FeinadressierungOptional, bis zu 30 alphanumerische ZeichenInterne Adressierung einer Organisationseinheit oder Bearbeitungsstelle
Prüfziffer2 ZiffernErkennung syntaktischer Eingabefehler

Grobadressierung

Die Grobadressierung beginnt mit einer zweistelligen Kennzahl: 01 bis 16 stehen für die Bundesländer, 99 kennzeichnet den Bund. Weitere Stellen orientieren sich am Regionalschlüssel beziehungsweise Amtlichen Gemeindeschlüssel.

CodeGebietCodeGebiet
01Schleswig-Holstein09Bayern
02Hamburg10Saarland
03Niedersachsen11Berlin
04Bremen12Brandenburg
05Nordrhein-Westfalen13Mecklenburg-Vorpommern
06Hessen14Sachsen
07Rheinland-Pfalz15Sachsen-Anhalt
08Baden-Württemberg16Thüringen
99Bund  

Bei Bundesstellen werden häufig die Anfänge 991, 992 oder 993 verwendet. Sie unterscheiden Verwaltungsbereiche und Wege des Rechnungseingangs. Maßgeblich bleibt die vollständige Kennung des Auftraggebers.

Feinadressierung

Die optionale Feinadressierung folgt nach einem Bindestrich und enthält bis zu 30 alphanumerische Zeichen. Eine Behörde kann deshalb mehrere Leitweg-IDs für unterschiedliche Bereiche besitzen. Rechnungssteller dürfen daraus keine Variante ableiten.

Prüfziffer

Am Ende stehen zwei Prüfziffern. Sie werden per Modulo 97-10 gemäß ISO/IEC 7064 berechnet und erkennen syntaktische Fehler. Die Zuordnung zum konkreten Auftrag bestätigt nur der Rechnungsempfänger.

Leitweg-ID: Beispiel und richtige Schreibweise

Die offizielle Spezifikation verwendet beispielsweise die Leitweg-ID 04011000-1234512345-06.

TeilBeispielBedeutung
Grobadressierung04011000Regionale Zuordnung des öffentlichen Auftraggebers
Feinadressierung1234512345Optionale interne Zuordnung
Prüfziffer06Zweistellige syntaktische Kontrolle

Bindestriche gehören zum Format. Leerzeichen, Zahlendreher oder eine falsche Prüfziffer können zur Ablehnung der Rechnung führen.

Leitweg-ID in der XRechnung und bei Peppol

Die Leitweg-ID muss im strukturierten Datensatz der elektronischen Rechnung stehen. Angaben in Dateinamen, E-Mail oder PDF allein genügen nicht.

Leitweg-ID im Feld BT-10 der XRechnung

In der XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Buyer Reference“ beziehungsweise „Käuferreferenz“ übermittelt. Nach § 5 ERechV ist die Leitweg-ID bei E-Rechnungen an die Bundesverwaltung eine Pflichtangabe.

Eine falsche Leitweg-ID führt regelmäßig zur Ablehnung. Bei Ländern und Kommunen richten sich die Anforderungen nach den jeweiligen Vorschriften und Vorgaben des Auftraggebers.

SyntaxTechnisches Element
UBLInvoice / BuyerReference
CIICrossIndustryInvoice / SupplyChainTradeTransaction / ApplicableHeaderTradeAgreement / BuyerReference

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wird im B2B-Bereich seit 2025 schrittweise eingeführt, begründet aber keine allgemeine Leitweg-ID-Pflicht. In einer B2B-XRechnung bleibt BT-10 ein Pflichtfeld. Der Empfänger kann nach den KoSIT-FAQ eine andere geeignete Kundenreferenz vorgeben. Stimmen Sie die Angabe mit Ihrem Geschäftspartner ab.

Auch in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil kann die Leitweg-ID als Buyer Reference übermittelt werden. Entscheidend bleiben Format und Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers.

Leitweg-ID und Peppol-ID

Über Peppol lassen sich E-Rechnungen standardisiert übertragen. Das Leitweg-ID-Schema ist mit dem International Code Designator 0204 registriert. Die Peppol Participant ID adressiert die Transportebene, BT-10 die fachliche Käuferreferenz. Beide Kennungen können voneinander abweichen und sind getrennt zu prüfen.

Leitweg-ID finden und beantragen

Vergabe, Beantragung und Zuständigkeit sind dezentral: Für den Bund ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes zuständig. Die Länder bestimmen eigene Stellen und E-Rechnungsportale. Nordrhein-Westfalen veröffentlicht beispielsweise eine Leitweg-ID-Liste im E-Rechnungsportal.

Leitweg-ID als Rechnungssteller erhalten

Unternehmen beantragen für die Rechnungsstellung keine eigene Leitweg-ID. Sie erhalten die Referenz mit Bestellung, Auftrag oder Vergabeunterlagen und fragen fehlende Angaben direkt beim Rechnungsempfänger nach.

Bei Rahmenverträgen sollte die Käuferreferenz für jeden Abruf mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

Eine vollständige bundesweite Datenbank oder Liste aller Leitweg-IDs gibt es nicht. Die OZG-RE enthält ein Verzeichnis angebundener IDs; maßgeblich ist jedoch ausschließlich die im Auftrag genannte Leitweg-ID.

Häufige Fehler bei Leitweg-IDs vermeiden

Eine korrekte Leitweg-ID muss zum Auftrag passen und im richtigen Rechnungsfeld stehen. Prüfen Sie vor dem Versand diese Fehlerquellen:

  • Falsche Leitweg-ID: Bei mehreren IDs einer Behörde wird die Kennung der falschen Organisationseinheit verwendet.
  • Fehlerhafte Schreibweise: Leerzeichen, Zahlendreher oder falsch gesetzte Bindestriche machen die ID ungültig.
  • Falsches Datenfeld: Die ID steht nur im PDF oder E-Mail-Text statt im strukturierten Feld BT-10.
  • Verwechslung mit der Peppol-ID: Die Transportadresse wird ungeprüft als Käuferreferenz übernommen.
  • Veraltete Referenz: Eine frühere ID wird trotz neuer Auftragsangabe wiederverwendet.

Bei „Leitweg-ID ist nicht valide“ sind Schreibweise, Bindestriche und Leerzeichen zu prüfen. Bleibt der Fehler bestehen, ist der Auftraggeber zu kontaktieren. Die Rechnung darf nicht eigenmächtig an eine andere ID adressiert werden.

Umfassende Buchhaltungssoftware für Deutschland
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Rechnungen im Handumdrehen erstellen
  • Alles zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)
  • Geldeingänge abgleichen
  • Mahnungen, Angebote und Geschäftsbriefe rechtskonform verfassen
  • Rechnungslegung optimieren
  • Rechnungsvorlagen kostenlos downloaden und individuell gestalten
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Häufige Fragen und Antworten

Braucht jedes Unternehmen eine Leitweg-ID?

Nein. Private Unternehmen und Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID. Bei einer B2G-Rechnung verwenden sie die Kennung des öffentlichen Kunden.

Ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe?

Bei E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die Leitweg-ID eine Pflichtangabe und wird in BT-10 eingetragen. Für Länder und Kommunen gelten die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.

Kann eine Behörde mehrere Leitweg-IDs haben?

Ja. Eine Behörde kann mehrere IDs für verschiedene Abteilungen oder Bearbeitungswege einsetzen. Es gilt stets die Kennung des konkreten Auftrags.

Kann man eine Leitweg-ID selbst prüfen?

Die Schreibweise und Prüfziffer einer Leitweg-ID lassen sich technisch validieren. Eine gültige Prüfziffer bestätigt jedoch keine Zuordnung zu Ihrem Auftrag. Diese muss der Rechnungsempfänger bestätigen.

Quellen

Weitere spannende Themen