Sammelrechnung: Erklärung

Mit Sammelrechnungen kann viel Aufwand reduziert werden, weil damit bei regelmäßigen Aufträgen von einem einzelnen Kunden in einer einzigen Rechnung gleich mehrere Aufträge in bestimmten zeitlichen Abständen abgerechnet werden können.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Sammelrechnung - auf einen Blick
  2. Was ist eine Sammelrechnung?
  3. Was bringt eine Sammelrechnung?
  4. Pflichtangaben auf der Sammelrechnung
  5. Beispiele für eine Sammelrechnung
  6. Fragen und Antworten
  7. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Sammelrechnung - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zur Sammelrechnung
Definition Bei einer Sammelrechnung werden mehrere geleistete Aufträge, Lieferscheine, Einzel-Belege oder -Rechnungen von einem Zeitraum in einer einzigen Rechnung zusammengefasst.
Pflichtangaben Sammelrechnungen müssen dieselben Pflichtangaben wie normale Rechnungen enthalten. Statt einzelne Rechnungen zu verschicken, wird auf dieser speziellen Rechnungsart die Gesamtsumme der Einzelrechnungen angegeben.
Angaben Bei der Erstellung von Sammelrechnungen darf nicht auf die korrekte Angabe des Lieferzeitraums vergessen werden. Dieser Punkt kann allerdings auch mit dem Verweis „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“ angeführt werden, etwa wenn es kein ausdrückliches Lieferdatum gibt, weil eine Dienstleistung sich über einen längeren Zeitraum erstreckt hat.

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Einzelrechnungen, Aufträge oder Lieferscheine in einem Dokument zusammen.

Was ist eine Sammelrechnung?

Sammelrechnung ist ein Begriff aus der Buchhaltung. Dieser bedeutet nicht, dass Rechnungen im Unternehmen gesammelt werden, sondern dass eine gesammelte Rechnung über mehrere erbrachte Dienstleistungen oder Lieferungen erstellt wird.

Bei einer Sammelrechnung handelt es sich im Prinzip um eine ganz normale Art der Rechnung.

  • Das besondere dabei ist jedoch, dass nicht pro Leistung, sondern innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgerechnet wird.

Das bietet sich z.B. für Freiberufler oder andere Solo-Selbstständige an, die regelmäßig große Aufträge von gleichen Kunden erhalten.

Der Abrechnungszeitraum muss vorher klar mit dem Kunden kommuniziert und fest vereinbart werden, damit ordnungsgemäß eine zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden kann.

Was bringt eine Sammelrechnung?

Der wohl größte Vorteil einer Sammelrechnung im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen ist die einfachere Bürokratie und der damit reduzierte buchhalterische Aufwand:

  • Anstatt einem Kunden jede Leistung einzeln abzurechnen, bietet sich eine gesammelte Rechnung über einen vereinbarten Abrechnungszeitraum an.

Dabei hat zum einen der Rechnungssteller weniger Arbeitsaufwand und zum anderen muss der Empfänger weniger Buchungen bei der Bank tätigen. Diese können nämlich je nach Bank und Kontomodell auch zu unnötigen Kosten (vor allem bei Geschäftskonten) führen.

  • Mit einer Sammelrechnung sparen also beide Parteien sowohl Zeit als auch Geld ein.

Darüber hinaus bietet die Sammelrechnung auch einen besseren Überblick über die Einkünfte eines Unternehmens:

  • Kontobewegungen können schneller und übersichtlicher verfolgt werden, wenn nicht dauernd kleinere Beträge, sondern in bestimmten zeitlichen Abständen größere Summe eingehen.

Dieser Überblick vereinfacht zudem Steuerberatern sowie gegebenenfalls dem Finanzamt die Arbeit - und auch auf Kundenseite bietet die Sammelrechnung weitere Vorteile:

  • Wenn ein Kunde oder Partner zum Zeitpunkt der Lieferung nicht über ausreichend liquide Mittel verfügt, muss er sich vorerst keine Sorgen machen - zumindest, sofern keine Einzelabrechnungen vereinbart wurden.

  • Haben Auftraggeber und Unternehmen sich auf eine Sammelrechnung geeinigt, müssen die Leistungen erst bei Erhalt dieser Rechnung bezahlt werden.

Sammelrechnung: Vorteile auf einen Blick

  • Vereinfachte Bürokratie für Kundschaft und Unternehmen.
  • Zeit-, Kosten- und Geldersparnisse für beide Parteien.
  • Bessere Übersicht über Einnahmen im Unternehmen.
  • Kunden müssen die Leistungen nicht sofort bezahlen.

Pflichtangaben auf der Sammelrechnung

Wenn ein Unternehmer eine Leistung für einen anderen Unternehmer oder für eine juristische Person ausführt, ist er dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine entsprechende Rechnung auszustellen. Dies gilt jedoch nicht bei Leistungen an Privatpersonen.

Ausnahme: Für Leistungen, die im Kontext eines Grundstückes (vor allem Bau- oder Gartenarbeiten) erbracht wurden, muss durch das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit ebenfalls gemäß § 14 Abs. 2 UStG eine Rechnung binnen sechs Monaten ausgestellt werden.

Für die Sammelrechnung gilt selbiges Prinzip, sie ist genauso zu handhaben wie auch eine normale Einzelrechnung und es gibt demnach auch keine Unterschiede in Bezug auf die Pflichtangaben.

Rechnungen: Pflichtangaben

Laut dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) müssen auch Sammelrechnungen alle Pflichtinhalte gemäß §14 Abs. 4 UStG und § 14a UStG enthalten:

  • Vollständiger Name und korrekte Anschrift des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und korrekte Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz USt-IdNr oder UID-Nummer) oder Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Leistungszeitraum oder Lieferdatum
  • Menge und Art der Lieferung(en) oder Umfang und Art der Leistung(en)
  • Zu zahlender Betrag inklusive Steuerbetrag sowie Steuersatz
  • Zahlungsziel für den Kunden
  • Falls im Voraus vereinbart: Entgeltminderungen wie Skonto, Rabatte oder Ähnliches

Zusatzanforderungen an Sammelrechnungen laut BMF:

  • Sammelrechnungen müssen für die Umsätze eines Übertragungszeitraumes die entsprechenden Entgelte in einer Summe zusammenfassen. Ebendies gilt auch für darauf anfallende Steuerbeträge.

  • Sollten Pflichtangaben auf einer Sammelrechnung fehlen, ist auf ergänzende Dokumente gemäß § 31 UStDV hinzuweisen.

Tipp: Um bei der Erstellung einer Sammelrechnung auf der sicheren Seite zu sein, bieten sich z.B. Muster und konkrete Vorlagen für die Rechnungen an, die Unternehmern bei der korrekten Buchführung behilflich sein können. Mit unserer Rechnungsvorlage, die Sie im Word-Format kostenlos downloaden und nutzen können, sind Sie auf der sicheren Seite.

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Beispiele für eine Sammelrechnung

Mit einer Sammelrechnung können Unternehmen viel Arbeit in der Buchhaltung einsparen. Vor allem, wenn mehrere Aufträge vom selben Kunden eingehen, kann eine gesammelte Rechnungsstellung von Vorteil sein.

Folgende Fälle stellen gute Beispiele dar, in denen eine Sammelrechnung durchaus sinnvoll ist:

  1. Eine Bäckerei beliefert regelmäßig eine Tankstelle mit belegten Brötchen. Bei der Lieferung lässt sich die Bäckerei den Lieferschein für die eigene Buchhaltung unterschreiben. Anhand der Lieferscheine wird dann z.B. einmal pro Monat eine Sammelrechnung für die gelieferten Waren ausgestellt.

  2. Eine Malerfirma bestellt immer wieder Farben und Lacke beim gleichen Hersteller. Hat die Firma mehrere Aufträge, häufen sich die Bestellungen schnell und es werden mehrere Lieferungen pro Monat erwartet. Der Farbhersteller sammelt die Lieferscheine und erstellt dann, in Absprache mit der Malerfirma, eine Sammelrechnung für alle Leistungen über den gemeinsam vereinbarten Zeitraum.

  3. Ein Freelancer aus der Webdesign-Branche erhält regelmäßig Aufträge von einer Online-Marketing-Agentur, die Aufgaben an Externe auslagert. Statt jede Leistung einzeln zu berechnen, haben sich beide Parteien für eine gesammelte Rechnung pro Quartal entschieden. Der Freelancer stellt also alle vier Monate eine Sammelrechnung für die erbrachten Leistungen über diesen Zeitraum.

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Fragen und Antworten

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung ist, wie der Name schon sagt, eine Rechnung, die mehrere Lieferscheine für Warenlieferungen, Aufträge oder Einzelrechnungen für erbrachte Dienstleistungen umfasst. Sammelrechnungen werden in der Regel periodisch, also täglich, wöchentlich oder monatlich, ausgestellt.

Anwendung finden sie zumeist bei der Abrechnung mit Stammkunden oder bei langfristig angelegten Liefer- und Nutzungsverträgen, etwa bei der Rechnung vom Stromanbieter.

Wie sieht eine Sammelrechnung aus?

Für eine Sammelrechnung gelten dieselben gesetzlichen Voraussetzungen wie für jede andere Rechnung auch. Daher muss sie gewisse Pflichtangaben enthalten. Zu diesen Angaben für Sammelrechnungen zählen unter anderem die Summe der Entgelte, die Umsatzsteuer, der Abrechnungszeitraum und die zugehörigen Einzelabrechnungen.

Auf der jeweiligen Einzelrechnung finden sich dann auch die restlichen Pflichtangaben für die Rechnung.

Quellen

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