Die Auftragsbestätigung ist die Mitteilung über die Annahme eines Angebots und macht den Vertrag zu den vereinbarten Konditionen rechtlich bindend. Sie ist nicht generell verpflichtend, eine schriftliche Auftragsbestätigung schafft jedoch Rechtssicherheit und stärkt die geschäftliche Beziehung. Mit unserer kostenlosen Vorlage im Word-Format rechtssichere Auftragsbestätigungen mit wenigen Klicks erstellen.
Auftragsbestätigung ⇒ verbindliche Bestätigung schreiben mit kostenloser Vorlage
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Auftragsbestätigung Vorlage: kostenloser Download
- Auftragsbestätigung – Auf einen Blick
- Definition: Was ist eine Auftragsbestätigung?
- E-Commerce: Unterscheidung Bestell- und Eingangsbestätigung
- Ist die Bestätigung eines Auftrags Pflicht?
- Inhalt einer Auftragsbestätigung: empfohlene Angaben und Beispiel für E-Mail
- Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll?
- Wann erfolgt die Bestätigung des Auftrags?
- Welche Folgen hat die Bestätigung eines Auftrags?
- Ersetzt eine Auftragsbestätigung eine Rechnung?
- Fragen und Antworten
- Quellen
Echte Inhalte
Wir schreiben unsere Inhalte ohne Chat-GPT & Co! Hier finden Sie nur redaktionell erstellte & geprüfte Infos für Deutschland 🇩🇪!
Auftragsbestätigung Vorlage: kostenloser Download
-
Zweck: Schnelle, fehlerarme Erstellung der Auftragsbestätigung mit klaren Konditionen und höherer Rechtssicherheit.
-
Format: Editierbare Word-Vorlage; für Druck oder E-Mail-Versand als PDF geeignet.
-
Anpassung: Branding/Logo, Textbausteine für Angebot, Leistung, Lieferung, Liefer- & Verpackungskosten, Zahlungsbedingungen.
-
Muster: Enthält typische Bestandteile wie Leistungsbezeichnungen, Menge, Leistungstermin/Liefertermin, Einzelpreise/Gesamtpreis.
-
Praxis: Einheitliches Dokument spart Zeit, vermeidet Missverständnisse und stärkt Vertrauen im Geschäftsverkehr.
-
Download: Kostenlose Vorlage im Word-Format – sofort nutzbar und individuell editierbar.
Die Vorlage standardisiert Aufbau und Design der Auftragsbestätigung.
Wesentliche Angaben sind sichtbar platziert: Bezug auf Angebot/Bestellung, Leistung, Preis, Termine, Zahlungsbedingungen. So entstehen konsistente Dokumente, weniger Eingabefehler und klare Kommunikation mit Kunden.
Die Datei liegt als Muster und editierbare Word-Vorlage vor; Versand gedruckt oder als PDF per E-Mail. Vor dem Versand Inhalte prüfen und GoBD-konform archivieren – für Nachvollziehbarkeit und einen sauberen Beleg.
Auftragsbestätigungsvorlage: Download
Nutzen Sie die strukturierte, kostenlose Vorlage im Word-Format – direkt und ohne Anmeldung:
Auftragsbestätigungsvorlage: Download
Achten Sie auf vollständige Angaben: Bezeichnung der Leistung, Menge, Leistungstermin/Liefertermin, Einzelpreise/Gesamtpreis, Zahlungsbedingungen, Bezug auf Angebot/Bestellung. Inhalte vor dem Versand kontrollieren und revisionssicher ablegen.
Tipp: Auftragsbestätigungen und Buchhaltung integriert
Sie möchten Layout und Prozesse vereinheitlichen? Testen Sie FreeFinance – mit durchgängiger Dokumentenstrecke:
-
Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung in einem Ablauf.
-
Stammdatenverwaltung, klare Funktionen, transparente Auswertungen.
-
GoBD-konforme Cloud-Anwendung, volle Integration mit der Buchhaltung – effizient und zuverlässig.
So erstellen Sie Auftragsbestätigungen konsistent, sparen Zeit und erhöhen die Klarheit der Zusammenarbeit.
Auftragsbestätigung – Auf einen Blick
| Definition |
Mitteilung über die Annahme eines Angebots und macht den Vertrag zu den vereinbarten Konditionen rechtlich bindend. |
| Vorlage & Download |
Unsere kostenlose Word-Vorlage erleichtert die rechtskonforme Erstellung – einfach Felder editieren, speichern, versenden oder drucken. |
|
Unterschied zur Eingangsbestätigung |
Bestell-/Eingangsbestätigung bestätigt nur den Zugang der Bestellung und ist keine Annahmeerklärung. |
| Pflicht |
Keine generelle Pflicht zur Auftragsbestätigung; im E-Commerce Pflicht zur Eingangsbestätigung. |
| Bestandteile |
Bezug auf Angebot/Bestellung, Auftraggeber und Auftragnehmer mit Anschrift, Leistungsbezeichnungen/Menge, Termine, Preise, Zahlungsbedingungen, ggf. AGB-Hinweis. |
|
Zeitpunkt/Auftragsannahme |
Annahme ausdrücklich per Auftragsbestätigung oder konkludent (stillschweigend) durch Lieferung/Leistung. |
|
Abgrenzung zur Rechnung |
Auftragsbestätigung ersetzt keine Rechnung. Rechnung folgt mit eigenen Pflichtangaben. |
|
B2B/B2C |
|
|
Aufbewahrungspflicht |
|
| Rechtliche Aspekte |
|
Die Auftragsbestätigung ist die Mitteilung über die Annahme eines Angebots und macht gemäß §§ 145 ff. BGB den Vertrag verbindlich. Im E-Commerce ist die Eingangsbestätigung einer Bestellung keine Annahme (§ 312i BGB). Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für die schriftliche Auftragsbestätigung. Die DIN-Norm 69901-5 definiert die Auftragsbestätigung als Mitteilung über die Auftragsannahme (auch Abnahmebereitschaft/-erklärung), beschreibt von Auftrag bis zur Garantie alle Begrifflichkeiten und legt fest, welche Kriterien eine Auftragsbestätigung zu erfüllen hat.
Definition: Was ist eine Auftragsbestätigung?
-
Definition: Mitteilung über die Annahme eines Angebots; bestätigt die Auftragsannahme durch den Anbieter an Kunde/Kundin.
-
Rechtswirkung: Der Vertrag wird rechtlich bindend zu den vereinbarten Konditionen zwischen den Parteien.
-
Abgrenzung: Eingangsbestätigung einer Bestellung ist keine Annahme, erst die Bestätigung begründet den Vertragsabschluss.
-
Form: Schriftliche Auftragsbestätigung per E-Mail/PDF oder Brief, eindeutig zuordenbar zum Auftrag/Angebot.
-
Belegfunktion: Klärt Absprachen, verhindert Missverständnisse und dient als Beleg im Geschäftsverkehr (B2B-Bereich/Dienstleistungen/Warenlieferung).
Eine Auftragsbestätigung ist die Mitteilung über die Annahme eines Auftrags und damit die Erklärung, dass der Vertrag zustande kommt.
-
Sie fixiert vereinbarte Konditionen (z. B. Leistung, Preis, Lieferbedingungen) zwischen Anbieter und Vertragspartner und schafft rechtliche Sicherheit.
-
Im E-Commerce ist die Eingangsbestätigung einer Bestellung keine Annahme, der Vertrag entsteht erst mit Auftragsbestätigung oder konkludent (stillschweigend) durch Lieferung bzw. Leistungserbringung.
-
Eine schriftliche Auftragsbestätigung per E-Mail/PDF sorgt für Klarheit, vermeidet Unstimmigkeiten und ist im Streitfall ein Beleg.
Begriffe im Projekt- und Auftragskontext nach DIN 69901-5:
Die DIN-Norm 69901-5 (löst die Norm DIN 69905 ab) definiert die Auftragsbestätigung als Mitteilung über die Auftragsannahme (auch „Abnahmebereitschaft/-erklärung“) und ordnet zentrale Begriffe vom Auftrag bis zur Garantie. Sie legt Kriterien fest, die eine Auftragsbestätigung erfüllen soll. Sie ergänzt die DIN-Normenreihe 69901, die Vorgehensmodelle und Begriffe des Projektmanagements systematisch beschreibt.
E-Commerce: Unterscheidung Bestell- und Eingangsbestätigung
-
Bestellbestätigung: Umgangssprachlich häufig für Eingangsbestätigung genutzt; bestätigt nur den Zugang der Bestellung.
-
Eingangsbestätigung: Gesetzlich vorgesehen (§ 312i BGB); keine Annahme, kein Vertragsschluss.
-
Praxis: In der Eingangsbestätigung „keine Annahme“ klarstellen; Auftragsbestätigung erst nach Prüfung oder konkludent durch Lieferung (§ 151 BGB).
Im Online-Handel bestätigt die Eingangsbestätigung nur den Zugang der Bestellung und ist keine Annahme (§ 312i BGB). Die Auftragsbestätigung erklärt die Annahme und macht den Vertrag verbindlich (Grundsätze der §§ 145 ff. BGB).
Vermeiden Sie Formulierungen, die die Eingangsbestätigung wie eine Annahme klingen lassen. Klar trennen: erst Eingangsbestätigung, nach Prüfung Auftragsbestätigung oder konkludente Annahme durch Lieferung (§ 151 BGB).
Ist die Bestätigung eines Auftrags Pflicht?
-
Grundsatz: Keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Auftragsbestätigung.
-
E-Commerce: Eingangsbestätigung der Bestellung Pflicht (§ 312i BGB); keine Annahme.
-
Form: Formfrei. Möglich per E-Mail, Brief oder Fax, eindeutige Zuordnung zur Auftragsvergabe.
-
Praxis: Empfohlen für Rechtssicherheit, Klarheit und Beleg im Geschäftsverkehr.
Es gibt keine allgemeine Pflicht zur Auftragsbestätigung. Der Vertrag entsteht durch Angebot und Annahme (§§ 145 ff. BGB). Im E-Commerce ist nur die Eingangsbestätigung der Bestellung vorgeschrieben (§ 312i BGB), die jedoch keine Annahme im rechtlichen Sinn darstellt.
-
Für Unternehmen, Auftraggeber und Auftragnehmer schafft die Bestätigung Sicherheit und klare Absprachen zu vereinbarten Konditionen.
Die Auftragsbestätigung ist formfrei:
-
Die Bestätigung eines Auftrags kann somit per E-Mail, Post oder Fax an Kunden versendet werden.
-
Die Bezeichnung ist frei (z. B. „Buchungsbestätigung“), auch ein mündlich erteilter Auftrag ist möglich.
-
Eine Mitteilung über die Annahme kann zudem konkludent erfolgen, etwa durch Lieferung (§ 151 BGB). Konkludentes Handeln wird angenommen, wenn es bei Überlegung aller Umstände keinen vernünftigen Grund gibt, daran zu zweifeln, dass ein bestimmter Wille (in diesem Fall: Wille zur Auftragsbestätigung) vorliegt.
-
Wichtig ist eine eindeutige Zuordnung zum Auftrag und nachvollziehbarer Inhalt für beide Vertragspartner.
Auftragsbestätigung als Willenserklärung:
Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung zur Annahme eines Auftrags, die zumeist in schriftlicher Form vorliegt. Diese wird wirksam, sobald sie den Empfänger erreicht, das Gesetz nennt das den „Zugang“ (§ 130 Abs. 1 BGB).
Weicht die Bestätigung vom ursprünglichen Angebot ab, ist das keine Annahme, sondern eine Ablehnung mit neuem Angebot. In diesem Fall braucht es erneut eine ausdrückliche Zustimmung (§ 150 Abs. 2 BGB).
-
Schweigen gilt im Grundsatz nicht als Zustimmung.
-
Das Schweigen zu einem Angebot entspricht nicht automatisch einer Willenerklärung im positiven Sinn.
-
Die stillschweigende Zustimmung gilt als Annahme, wenn im Einzelfall im Vertragsangebot festgelegt oder gemäß § 362 HGB, wenn es im kaufmännischen Verkehr dem schlüssigen und konkludenten Handeln entspricht.
-
Daneben kann ein Vertrag ausnahmsweise ohne mitgeteilte Annahmeerklärung zustande kommen, wenn das üblich ist oder vereinbart wurde, etwa durch Versenden der Ware (§ 151 BGB).
Eine wichtige Ausnahme im Geschäftsverkehr ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben: Wer nach einer mündlichen Absprache oder auf einen formlosen Vertrag hin ein bestätigendes Schreiben erhält und nicht unverzüglich widerspricht, kann an dessen Inhalt gebunden sein.
Inhalt einer Auftragsbestätigung: empfohlene Angaben und Beispiel für E-Mail
-
Bezug: Angebot/Bestellung, Auftragsdatum, Kundennummer, Vertragspartner.
-
Parteien & Anschrift: Anbieter und Kunde mit Name, Adresse, Kontakt.
-
Leistung: Leistungsbezeichnungen (Menge und Art der Produkte oder Dienstleistungen), Leistungsdatum/Leistungstermin, Liefertermin.
-
Preise: Einzelpreise, Gesamtpreis, Umsatzsteuer, Zahlungsbedingungen, Skonto/Rabatte.
-
Lieferbedingungen: Versand, Liefer- & Verpackungskosten, Versicherung, Incoterms* (falls vereinbart).
-
Regelungen: AGB, Eigentumsvorbehalt, Gerichtsstand, Rücktritt, Sonderregelungen/Änderungen.
-
Format & Zuordnung: E-Mail/PDF oder Brief; eindeutige Zuordnung zum Auftrag, Seiten-/Dokumentangaben.
*Incoterms: International Commercial Terms, dt.: Internationale Handelsklauseln oder INCO-Bedingungen. Das sind freiwillige Klauseln zur Auslegung handelsüblicher Vertragsformeln im internationalen Warenhandel.
Nicht alle genannten Punkte müssen in eine Auftragsbestätigung mit aufgenommen werden. Außerdem wird in den meisten Fällen Bezug auf ein vorhergehendes Dokument genommen.
Die Auftragsbestätigung fasst vereinbarte Konditionen zusammen und schafft Rechtssicherheit zwischen Vertragspartnern. Sie sollte klar und vollständig sein:
-
Bezug, Leistung, Termine, Preise und Zahlungsbedingungen.
-
In vielen Branchen gelten spezifische Vorgaben (z. B. Bau, IT, Dienstleistungen) und ergänzen die Grundlagen.
Wichtig sind eindeutige Zuordnung, nachvollziehbarer Inhalt und konsistentes Dokument für Buchhaltung und Beleg im Streitfall.
Beispielformulierung für die Auftragsbestätigung per E-Mail:
Betreff: Auftragsbestätigung – [Auftragsnummer] – [Name Kunde]
Guten Tag [Name],
hiermit bestätigen wir die Annahme Ihres Auftrags vom [Datum] zu den vereinbarten Konditionen.
Leistung: [Leistungsbezeichnungen/Menge/Art] – Termin(e): [Leistungstermin/Liefertermin].
Preise: [Einzelpreise] / Gesamtpreis [Betrag] inkl. Umsatzsteuer; Zahlungsbedingungen: [z. B. 14 Tage].
Lieferbedingungen: [z. B. Versandart/Incoterm]. Es gelten unsere AGB; Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Zahlung.
Rückfragen gerne an [Ansprechpartner/Name, Anschrift, E-Mail, Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmen | Anbieter]
Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll?
-
Komplexität: Viele Positionen, individuelle Spezifikationen, Änderungen/Nachträge.
-
Build-to-Order: Produktion erst nach Bestellung; klare Absprache vor Start.
-
Mündlich erteilt: Telefon/Meeting/Handschlag – schriftlich fixieren für Klarheit.
-
B2B-Bereich: Höhere Werte/Haftung, mehrere Vertragspartner/Lieferanten.
-
Freibleibende Angebote: Konditionen präzisieren und bestätigen, bevor Ressourcen gebunden werden.
-
Wachstum: Saubere Prozesse und klare Dokumente skalieren Wachstum und reduzieren Reibungsverluste.
Für Selbstständige, Freelancer und Unternehmer schafft die Auftragsbestätigung Rechtssicherheit, verhindert Missverständnisse und liefert einen Beleg zu vereinbarten Konditionen.
- Besonders sinnvoll ist sie bei größeren Aufträgen, Build-to-Order, möglichen Preis-/Terminänderungen und wenn mehrere Vertragspartner beteiligt sind sowie durch höhere Auftragswerte und Haftungssummen generell im B2B-Bereich.
Sie hilft, Ressourcen erst nach Klarstellung zu binden, verweist auf AGB, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen und stärkt das Vertrauen im Geschäftsverkehr – auch wenn der Auftrag zuvor mündlich erteilt wurde oder als freibleibendes Angebot startete.
Wann erfolgt die Bestätigung des Auftrags?
-
Zeitpunkt: Nach Prüfung von Angebot/Bestellung (Verfügbarkeit, Konditionen) und vor Start der Leistung.
-
Prozess: Erst Eingangsbestätigung im E-Commerce, dann Auftragsbestätigung oder Lieferung.
-
Praxis: Auftragsänderungen stets schriftlich bestätigen; Versandavis kann mit Auftragsbestätigung kombiniert werden.
-
B2B/Build-to-Order: Bestätigen, sobald Spezifikation, Menge, Preis und Termine fix sind.
Die Auftragsbestätigung folgt nach Prüfung von Angebot/Bestellung und markiert die Annahme zu den vereinbarten Konditionen. Im E-Commerce kommt sie nach der Eingangsbestätigung, alternativ kann der Vertrag konkludent durch Lieferung zustande kommen.
Bei Änderungen stets schriftlich bestätigen, damit Klarheit und Rechtssicherheit bestehen. In B2B und Build-to-Order empfiehlt sich die Bestätigung vor Ressourceneinsatz und vor Beauftragung von Lieferanten.
Welche Folgen hat die Bestätigung eines Auftrags?
-
Bindung: Vertrag wird zwischen den Parteien rechtsverbindlich; Konditionen gelten.
-
Abweichungen: Weicht die Bestätigung vom Angebot ab, liegt ein neues Angebot vor (§ 150 Abs. 2 BGB).
-
Beleg & Rechtssicherheit: Schriftliche Bestätigung schafft Nachvollziehbarkeit; AGB/Eigentumsvorbehalt greifen.
Mit der Auftragsbestätigung erklären Anbieter und Vertragspartner die Annahme zu den vereinbarten Konditionen. Der Vertragsabschluss ist damit rechtlich bindend.
-
Abweichungen lösen keine Annahme, sondern ein neues Angebot aus, das erneut angenommen werden muss.
-
Die Bestätigung dient als Beleg, reduziert Missverständnisse und macht Regelungen wie AGB, Zahlungsbedingungen, Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand belastbar.
Bestätigung von Aufträgen im B2B-Bereich:
Im B2B-Bereich sichert die Auftragsbestätigung komplexe Leistung, Menge, Termine und Preise – besonders bei Build-to-Order, Rahmenverträgen oder mehreren Lieferanten.
-
Änderungen (Nachträge) stets schriftlich bestätigen.
-
So bleiben Rechtssicherheit, Beweisbarkeit und klare Zuständigkeiten gewahrt.
Abgrenzung zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben:
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben (KBS) fasst mündliche/formlos getroffene Absprachen zwischen Kaufleuten zusammen.
-
Schweigen kann binden, wenn nicht unverzüglich widersprochen wird – das ist etwas anderes als die reguläre Auftragsbestätigung.
-
§ 362 HGB betrifft nur Anträge zur Besorgung von Geschäften in bestehender Geschäftsverbindung (Sonderfall „Schweigen = Annahme“) und ersetzt kein KBS.
Ersetzt eine Auftragsbestätigung eine Rechnung?
-
Abgrenzung: Eine Auftragsbestätigung ist kein Ersatz für eine Rechnung.
-
Funktion: Auftragsbestätigung = Mitteilung über die Annahme. Rechnung = Abrechnungs- und Zahlungsdokument.
-
Pflichtangaben: Rechnung braucht formale Angaben, Auftragsbestätigung nicht.
-
Praxis: Rechnung folgt nach Leistung/Lieferung. Auftragsbestätigung kann entfallen, wenn direkt korrekt abgerechnet wird.
Die Auftragsbestätigung ersetzt keine Rechnung. Eine Rechnung dient der Abrechnung und enthält Pflichtangaben (u. a. nach § 14 UStG).
-
Die Auftragsbestätigung dokumentiert nur die Annahme und vereinbarten Konditionen.
-
In der Praxis kann direkt eine Rechnung gestellt werden, wenn Leistung/Lieferung feststeht – die Auftragsbestätigung ist dann optional.
Fragen und Antworten
Wie schreibt man eine Auftragsbestätigung?
Nach der Auftragserteilung das Angebot kurz bestätigen und alle Vereinbarungen knapp aufführen: Leistungsbezeichnungen, Menge, Preise, Liefer-/Leistungstermin, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand (zuständiges Gericht), Eigentumsvorbehalt, Sonderregelungen. Versand nachweisbar per E-Mail (PDF). Unterschrift ist nicht Pflicht, kann aber Klarheit schaffen. Am Ende eine kurze Zusammenfassung (z. B. „Alles wie besprochen“). Für rechtssichere und konsistente Auftragsbestätigungen können Sie unsere kostenlose Vorlage (im Word-Format, editierbar) verwenden.
Wann gilt ein Auftrag als bestätigt?
Wenn die Mitteilung über die Annahme dem Empfänger zugeht (§§ 145 ff., § 130 BGB). Alternativ konkludent durch Lieferung/Leistung (§ 151 BGB). Die Eingangsbestätigung einer Bestellung im E-Commerce ist keine Annahme (§ 312i BGB). Als Regel gilt: erst prüfen, dann bestätigen.
Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?
Ja. Mit der Annahme wird der Vertrag verbindlich, die vereinbarten Konditionen gelten für Auftraggeber und Auftragnehmer. Weicht die Bestätigung vom Angebot ab, liegt ein neues Angebot vor (§ 150 Abs. 2 BGB). Eine Auftragsbestätigung ist nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll.
Wo finde ich eine kostenlose Auftragsbestätigungsvorlage?
Direkt hier im Beitrag finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage (editierbar für E-Mail/PDF) zum Download, die allen Anforderungen an dieses geschäftliche Dokument genügt.
Wie bestätige ich einen Auftrag per Mail?
Betreff mit Auftragsnummer; kurze Annahmeformel („Wir bestätigen die Annahme Ihres Auftrags vom …“); Kernpunkte (Leistung, Menge, Termine, Preise), Zahlungs- und Lieferbedingungen, Verweis auf AGB. Optional Unterschrift/Signatur und Ansprechpartner. Für rechtssichere und konsistente Auftragsbestätigungen können Sie unsere kostenlose Vorlage (im Word-Format, editierbar) verwenden und als PDF-Datei per Mail verschicken sowie GoBD-konform archivieren.
Wie muss eine Auftragsbestätigung aussehen?
Formfrei. Wichtig sind vollständige Angaben (Parteien, Bezug auf Angebot/Bestellung, Leistung/Menge, Termine, Preise, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand, Sonderregelungen) und klare Zuordnung. Einheitliches Layout hilft der Buchhaltung. Orientieren Sie sich am besten an unserer Muster-Auftragsbestätigung.
Ist eine Auftragsbestätigung schon ein Vertrag?
Sie schließt den Vertrag, weil sie die Annahme erklärt. Ohne Annahme bleibt es bei Angebot/Bestellung; die Eingangsbestätigung ersetzt sie nicht.
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Bürgerliches Gesetzbuch (BGB):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
Gesamte Rechtsvorschrift für Handelsgesetzbuch (HGB):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz -
DIN-Norm 69905 bzw. 69901-5 in der Online-Datenbank von DIN e. V.:
Deutsches Institut für Normung