E-Rechnung ⇒ Pflicht, Formate & Vorteile

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Rechnungsstellung und gewinnt im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und schafft die Grundlage für effizientere und rechtssichere Prozesse.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Themenübersicht E-Rechnung
  2. E-Rechnung - auf einen Blick
  3. Was ist eine E-Rechnung?
  4. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
  5. Neue Regelungen zur E-Rechnung in Deutschland
  6. E-Rechnung per E-Mail?
  7. Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung
  8. Archivierung von E-Rechnungen
  9. Checkliste zur Einführung der E-Rechnung
  10. E-Rechnung an den Bund
  11. Daten und Eingaben
  12. Online-Tools zur XML-Rechnung
  13. E-Rechnung in der EU: Was steckt hinter ViDA?
  14. Fragen und Antworten
  15. Quellen

Themenübersicht E-Rechnung

ZUGFeRD Peppol
XRechnung ViDA

E-Rechnung - auf einen Blick

Was ist eine E-Rechnung?Eine E-Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?Von der E-Rechnungspflicht sind seit dem 1. Januar 2025 schrittweise Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige im inländischen B2B-Bereich betroffen.
In welchem Format werden E-Rechnungen erstellt?Verwendet werden strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die beispielsweise über das Peppol-Netzwerk übermittelt werden können.
Welche Vorteile und Herausforderungen bringt die E-Rechnung mit sich?Die E-Rechnung beschleunigt und automatisiert Rechnungsprozesse, erfordert jedoch geeignete Software, angepasste Arbeitsabläufe und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?Die Archivierung erfolgt acht Jahre lang revisionssicher, GoBD-konform und im ursprünglichen elektronischen Format.

Die E-Rechnung ist eine standardisierte elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format, wie z.B. XML, erstellt wird und den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten ermöglicht.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält sie strukturierte Daten, die von Software automatisch ausgelesen und ohne manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden können. Dadurch werden Rechnungsstellung, -prüfung und -verarbeitung deutlich effizienter.

Die rechtliche Grundlage bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt wurde. Sie definiert ein einheitliches Datenmodell für elektronische Rechnungen und schafft die Voraussetzungen für einen standardisierten Rechnungsverkehr innerhalb Europas.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt seit dem 1. Januar 2025 schrittweise die E-Rechnungspflicht. Betroffen sind Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte in Deutschland. Grundsätzlich müssen Unternehmen seitdem E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten gesetzliche Übergangsfristen.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem:

Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind jedoch grundsätzlich nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen auszustellen. Wechseln sie zur Regelbesteuerung, gelten für sie dieselben Vorgaben wie für andere Unternehmen.

Wichtig: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten zusätzlich die Regelungen der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Je nach Auftraggeber können deshalb weitere Anforderungen, beispielsweise zur Verwendung einer Leitweg-ID oder zum Übermittlungsweg, zu beachten sein.

E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: Vorteile und Pflichten

Neue Regelungen zur E-Rechnung in Deutschland

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht haben sich die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland grundlegend geändert. Bis zum 31. Dezember 2024 galt auch eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung als elektronische Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist dies nicht mehr der Fall.

Übergangsfristen bei der E-Rechnung im B2B-Bereich

Bis zum 31. Dezember 2026 kann jeder Rechnungsaussteller anstelle einer E-Rechnung weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Papierrechnungen bleiben in diesem Zeitraum uneingeschränkt zulässig. Für andere elektronische Formate wie eine PDF-Datei per E-Mail gilt weiterhin, dass der Empfänger diesem Format zustimmen muss, da ihm ein unbekanntes Format nicht aufgezwungen werden darf.

Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen diese Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen. Dieselbe verlängerte Frist bis Ende 2027 gilt für bestimmte EDI-Verfahren, die noch nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

Erst nach Ablauf der jeweils anwendbaren Frist wird die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend. Die vollständige E-Rechnungspflicht gilt ab 2028 für alle Unternehmen.

In welchem Format werden E-Rechnungen erstellt?

Eine E-Rechnung liegt seitdem nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. In Deutschland erfüllen beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD diese Anforderungen. Eine einfache PDF-Rechnung oder eine Papierrechnung zählt hingegen als sonstige Rechnung, da sie keine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Für den sicheren elektronischen Austausch von E-Rechnungen – insbesondere mit öffentlichen Auftraggebern und internationalen Geschäftspartnern – wird häufig das Peppol-Netzwerk genutzt. Peppol standardisiert die Übermittlung elektronischer Dokumente und erleichtert den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr.

E-Rechnung per E-Mail?

Oft wird die E-Rechnung mit einer per E-Mail versendeten Rechnung verwechselt. Eine E-Rechnung ist jedoch nicht durch den Versand per E-Mail definiert, sondern durch ihr strukturiertes elektronisches Format.

Unabhängig davon lassen sich Rechnungen mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisiert erstellen und per E-Mail versenden. Mit der Rechnungslegung von FreeFinance gelingt das einfach, rechtskonform und auf Wunsch auch im eigenen Unternehmenslayout.

Weitere Informationen zur Rechnungslegung in Deutschland, zu den gesetzlichen Vorgaben sowie hilfreiche Vorlagen bietet der Beitrag zur Rechnungslegung.

Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch organisatorische und technische Anpassungen. Während digitale Rechnungsprozesse Zeit sparen, sind insbesondere bei der Umstellung auf die neuen Standards einige Herausforderungen zu beachten.

Vorteile der E-Rechnung vs. Herausforderungen im Überblick

VorteileHerausforderungen
Schnellere Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von RechnungenInvestitionen in geeignete Software oder die Anpassung bestehender Systeme können erforderlich sein.
Automatisierte Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt Abläufe.Mitarbeitende müssen mit den neuen Prozessen und Programmen vertraut gemacht und entsprechend geschult werden.
Weniger Übertragungsfehler durch standardisierte, maschinenlesbare DatenformateDie Umstellung bestehender Arbeitsabläufe kann zunächst zusätzlichen Zeit- und Organisationsaufwand verursachen.
Geringere Kosten durch den Wegfall von Papier, Druck und PortoUnternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme die gesetzlichen Anforderungen und Formate unterstützen.
Digitale Rechnungen ermöglichen eine schnellere Statusverfolgung und mehr Transparenz im Rechnungsprozess.Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch das Risiko von Betrugsversuchen, etwa durch manipulierte oder gefälschte E-Rechnungen.
Ortsunabhängiges Arbeiten erleichtert die Zusammenarbeit und erhöht die Flexibilität.Regelmäßige Sicherheitsmaßnahmen und Prüfprozesse sind notwendig, um Betrugs- und Cyberrisiken zu minimieren.

Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance gelingt die Erstellung einer E-Rechnung besonders einfach. Nach Aktivierung der E-Rechnungsfunktion werden auf Knopfdruck sowohl eine PDF-Rechnung zur Ansicht als auch eine maschinenlesbare XML-Rechnung erstellt. Ein automatischer Vermerk auf beiden Dokumenten weist darauf hin, dass die Rechnung in beiden Formaten vorliegt.

Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, damit ihre Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Änderungen an bereits archivierten Rechnungen müssen ausgeschlossen sein. Zudem ist der strukturierte Teil der E-Rechnung im ursprünglichen elektronischen Format aufzubewahren. Eine Archivierung ausschließlich als PDF oder in Papierform reicht nicht aus, da die maschinenlesbaren Daten erhalten bleiben müssen.

Die Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen richtet sich nach § 14b Abs. 1 UStG. Demnach müssen Unternehmen ein Doppel ihrer ein- und ausgehenden Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Ergänzend gelten die GoBD, die eine vollständige, nachvollziehbare und unveränderbare Archivierung elektronischer Unterlagen vorschreiben. Unternehmen sollten daher ein GoBD-konformes Archivierungssystem einsetzen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine jederzeit maschinell lesbare Aufbewahrung der E-Rechnungen sicherstellt.

Checkliste zur Einführung der E-Rechnung

Was Sie als Unternehmer bei der Erstellung und dem Ausstellen von E-Rechnungen beachten müssen, finden Sie in unserer To-do-Liste für die rechtskonforme E-Rechnung:

  1. Prüfung der Pflicht zur E-Rechnung: Überprüfen, ob Ihr Unternehmen nach den gesetzlichen Vorgaben zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, z. B. bei öffentlichen Aufträgen.
  2. Registrierung im E-Rechnungsportal: Falls erforderlich, registrieren Sie sich im zuständigen E-Rechnungsportal, um E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden.
  3. Verwendung des richtigen Formats: Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung im erforderlichen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt wird, um die maschinelle Lesbarkeit zu gewährleisten.
  4. Erstellung der Rechnung: Erstellen Sie die E-Rechnung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen, wie vollständige Adresse des Lieferanten und des Empfängers, Rechnungsnummer, Datum der Ausstellung sowie Umsatzsteuerbeträge und -sätze.
  5. Technische Überprüfung: Nutzen Sie Software-Tools oder externe Dienstleister, um die E-Rechnung auf technische Richtigkeit und die Einhaltung des gewählten Formats zu prüfen.

Fehlerhafte Rechnung: Korrektur einfach erklärt

E-Rechnung an den Bund

Der einfachste Weg zur E-Rechnung ist die integrierte Funktion in der FreeFinance-Rechnungslegung.

Bei der E-Rechnung an den Bund müssen für korrekte Erstellung und Übermittlung unbedingt die folgenden Punkte beachtet werden:

Kundenstamm – diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrer Bundesdienststelle.
  • Identifikation: Hier wird beispielsweise die Leitweg-ID benötigt, um die XRechnung an den Bund zu melden.
  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle: Diese muss präzise angegeben werden, um eine reibungslose Übermittlung zu gewährleisten.

Hinweis: Je nach Auftraggeber erfolgt die Übermittlung der E-Rechnung über das E-Rechnungsportal des Bundes oder über das Peppol-Netzwerk. Welche Übertragungsart zulässig ist, richtet sich nach den Vorgaben der jeweiligen Behörde.

Daten und Eingaben

Je nach Auftraggeber oder Übermittlungsweg können folgende Angaben erforderlich sein:

Kundeninformationen

  • GLN-Nummer: Die Global Location Number (GLN) Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der E-Rechnung als Identifikation mit übernommen.
  • DUNS-Nummer: Die Data Universal Numbering System Number (DUNS) Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der E-Rechnung als Identifikation mit übernommen.
  • Identifikation: Die Identifikationsnummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der E-Rechnung als Identifikation mit übernommen.
  • Lieferadresse: Wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird, wird die Lieferadresse mit den Rechnungsadressinformationen befüllt.

Online-Tools zur XML-Rechnung

Generieren

Für die Erstellung einer schnellen XML-Rechnung können Sie direkt online eine E-Rechnung auf der offiziellen Seite des Bundes im E-Rechnungsportal des Bundes erstellen.

Mit FreeFinance geht das sehr viel bequemer!

Prüfen & Konvertieren

Da die E-Rechnung im XML-Format schwer lesbar ist, gibt es in Deutschland spezielle Konvertierungsdienste, die die Daten visualisieren und prüfen. Dies kann entweder über das E-Rechnungsportal oder innerhalb eines ERP-Systems erfolgen. Die KoSIT bietet hierfür Visualisierungskomponenten an, die öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar sind.

E-Rechnung in der EU: Was steckt hinter ViDA?

Mit dem Gesetzespaket ViDA (VAT in the Digital Age) schafft die Europäische Union die Grundlage für eine moderne und stärker digitalisierte Mehrwertsteuerverwaltung. Ziel ist es, die Rechnungsstellung und Meldepflichten innerhalb der EU zu vereinheitlichen, den grenzüberschreitenden Datenaustausch zu verbessern und Steuerbetrug wirksamer zu bekämpfen.

Im Rahmen von ViDA werden die EU-Mitgliedstaaten schrittweise an gemeinsame digitale Standards herangeführt. Dazu gehören unter anderem die verstärkte Nutzung von E-Rechnungen und digitale Meldeverfahren. Unternehmen profitieren langfristig von einheitlicheren Prozessen im europäischen Geschäftsverkehr, während Steuerbehörden Transaktionen prüfen können.

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Fragen und Antworten

Für wen wird die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt schrittweise für Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die Leistungen an andere inländische Unternehmen (B2B) erbringen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie weitere gesetzlich geregelte Ausnahmefälle.

Welches Programm brauche ich für E-Rechnungen?

Für die Erstellung von E-Rechnungen wird eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware benötigt, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Viele Programme erstellen E-Rechnungen automatisch und übernehmen auch deren Versand. Zudem sollte die Software den Empfang und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen.

Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und elektronisch an den Empfänger übermittelt. Die Rechnungsdaten können automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingelesen und ohne manuelle Erfassung verarbeitet werden. Dadurch werden Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert. Die Übermittlung erfolgt beispielsweise per E-Mail, über ein Rechnungsportal oder das Peppol-Netzwerk.

Welche Pflichtfelder gibt es für E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Umsatzsteuer. Diese Angaben müssen im strukturierten Datenteil der E-Rechnung enthalten sein, damit sie automatisch verarbeitet werden können.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Vereine?

Ob ein Verein von der E-Rechnungspflicht betroffen ist, hängt davon ab, ob er unternehmerisch tätig ist. In diesem Fall gelten grundsätzlich dieselben Regelungen wie für Unternehmen: Der Verein muss E-Rechnungen empfangen können und – sofern keine Ausnahmen greifen – auch selbst E-Rechnungen ausstellen. Für den nichtunternehmerischen Bereich eines Vereins besteht hingegen keine Pflicht zum Empfang oder zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Ist eine PDF eine elektronische Rechnung?

Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt zwar als elektronisch übermittelt, erfüllt jedoch nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Nur so können die Rechnungsdaten automatisch verarbeitet werden. Eine PDF-Datei allein gilt daher seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Quellen