Rechnungen für Kleinunternehmer in Deutschland

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Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Kleinunternehmer

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FreeFinance: Digitale Buchhaltung leicht gemacht

Das Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer in Deutschland

Auch als Kleinunternehmer lässt sich die Buchhaltung mit den richtigen digitalen Werkzeugen deutlich einfacher gestalten. FreeFinance bietet Ihnen eine Lösung, um Rechnungen zu erstellen und zu versenden, Zahlungseingänge zu prüfen und Belege übersichtlich zu erfassen – alles digital an einem Ort. So unterstützt Sie FreeFinance dabei, Ihre Buchhaltung strukturiert zu organisieren und typische Fehler und Ärger bei der Rechnungserstellung zu vermeiden.

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Rechnung als Kleinunternehmer: Aufgaben und Pflichten

Grundsätzlich gelten für Kleinunternehmer die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gibt es jedoch einige Besonderheiten, insbesondere beim Ausweis der Umsatzsteuer und bei den erforderlichen Angaben.

Besonderheiten bei der Rechnungsstellung

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen enthält sie einen eindeutigen Kleinunternehmer-Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Die Regelung gilt für Unternehmer, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet: maximal 25.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung erstellt werden.

Kleinunternehmer-Rechnungen
Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen

Auch für Kleinunternehmer-Rechnungen sind Pflichtangaben erforderlich. Dazu gehören unter anderem der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers. Grundsätzlich richten sich die Anforderungen nach § 14 UStG. Für Kleinunternehmer gelten jedoch vereinfachte Vorgaben nach § 34a UStDV, die die erforderlichen Mindestangaben festlegen.

Mehr zu Pflichtangaben
Kleinunternehmer-Hinweis auf der Rechnung

Der Kleinunternehmer-Hinweis auf einer Rechnung macht deutlich, dass der Rechnungssteller die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet. Da die Umsätze unter dieser Regelung von der Umsatzsteuer befreit sind, wird auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der Hinweis informiert den Rechnungsempfänger darüber, warum kein Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung enthalten ist.

Mehr zum Kleinunternehmer-Hinweis
Kleinunternehmer-Identifikationsnummer für EU-Geschäfte

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer dient Kleinunternehmern in Deutschland als besondere steuerliche Kennung für bestimmte grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU. Sie hilft dabei, das Unternehmen bei entsprechenden umsatzsteuerlichen Vorgängen eindeutig zuzuordnen und die steuerliche Identität gegenüber Geschäftspartnern und Behörden nachzuweisen.

Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
E-Rechnungen für Kleinunternehmer

Seit 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Für Kleinunternehmer besteht derzeit keine Pflicht, E-Rechnungen an andere Unternehmen auszustellen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können jedoch besondere Vorgaben gelten. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zudem empfangen und archivieren können.

Mehr zu E-Rechnungpflicht
Kleinbetragsrechnungen: vereinfachte Vorgaben

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro, für die vereinfachte Vorgaben gelten. Im Vergleich zu einer regulären Rechnung sind weniger Pflichtangaben erforderlich, wodurch sich solche Rechnungen schnell und unkompliziert ausstellen lassen. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen bis zu 250 Euro beispielsweise ohne Empfängerangaben ausstellen.

Mehr zu Kleinbetragsrechnungen

Buchhaltung und Rechnungen für Kleinunternehmer mit FreeFinance

Diese Funktionen bietet FreeFinance für Ihre Rechnungsverwaltung

Von der Rechnungserstellung über den Zahlungsabgleich bis zur Buchhaltung bildet FreeFinance wichtige Prozesse einfach ab:

Kleinunternehmer-Rechnungen einfach erstellen

Mit FreeFinance können Sie Kleinunternehmer-Rechnungen digital erstellen und die erforderlichen Angaben strukturiert erfassen. Die Rechnungen lassen sich passend zu Ihrem Unternehmen erstellen und übersichtlich verwalten. Auch der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kann auf der Rechnung berücksichtigt werden.

Rechnungen und Zahlungen im Überblick behalten

Erstellte Ausgangsrechnungen lassen sich zentral verwalten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche Beträge noch offenstehen. Zahlungseingänge können den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden. Bei offenen Forderungen lassen sich zudem Mahnungen versenden.

Einnahmen und Belege digital erfassen

Mit FreeFinance können Sie Einnahmen, Ausgaben und Belege digital erfassen. Alle wichtigen Unterlagen werden zentral in der Buchhaltung dokumentiert. Die integrierte Belegerkennung übernimmt dabei relevante Informationen aus Belegen und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand. So behalten Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen übersichtlich an einem zentralen Ort im Blick.

Bankkonto automatisch abgleichen

Über die PSD2-Schnittstelle lassen sich aktuelle Kontobewegungen direkt mit den passenden Buchungen abgleichen. Alternativ können Sie Kontoauszüge auch manuell importieren. Der integrierte Buchungsautomat unterstützt Sie dabei mit passenden Buchungsvorschlägen, die Sie anschließend nur noch prüfen und bestätigen müssen.

E-Rechnungen einfach erstellen

Für Kleinunternehmer besteht derzeit keine Pflicht zur E-Rechnung an andere Unternehmen, bei öffentlichen Auftraggebern können jedoch besondere Vorgaben gelten. Mit FreeFinance können Sie Rechnungen auch als E-Rechnung im XML-Format erstellen. Benötigen Sie beispielsweise eine X-Rechnung, lässt sich diese ohne zusätzlichen Aufpreis direkt mit der Buchhaltungssoftware erstellen.

Zeitgewinn durch digitale Buchhaltung

Durch die digitale Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie die automatisierte Erfassung weiterer Buchhaltungsdaten lassen sich wiederkehrende administrative Aufgaben reduzieren. Als Kleinunternehmer können Sie dadurch Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse zentral organisieren und mehr Zeit für Kunden und Aufträge gewinnen. Unsere Nutzer sparen dadurch im Schnitt 3 Stunden pro Woche.

Warum Kleinunternehmer auf FreeFinance setzen

über 15 Jahre Erfahrung, innovativ und flexibel mit persönlichem Support 🇩🇪

Langjährige Expertise

FreeFinance entwickelt seit 2010 Buchhaltungssoftware. Die langjährige Erfahrung zeigt sich auch bei der Rechnungserstellung und Rechnungsverwaltung. Kleinunternehmer profitieren dabei von einer etablierten Lösung, die speziell auf die Anforderungen der digitalen Buchhaltung ausgerichtet ist.

Innovativ und flexibel

FreeFinance verbindet digitale Lösungen mit einem starken Fokus auf die Bedürfnisse seiner Kunden. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und unterstützt Unternehmen und Gründer dabei, ihre Buchhaltung effizient und flexibel zu organisieren.

Individueller Kundenservice

Auch der persönliche Kundenservice ist ein wichtiger Bestandteil des Angebots. Bei Fragen zur Rechnungserstellung oder zur Nutzung der Software steht ein Mail-Support zur Verfügung. Kleinunternehmer erhalten dadurch Unterstützung bei der Anwendung und können ihre Rechnungsprozesse direkt in FreeFinance organisieren.

Erfahrungen unserer Kunden

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Häufige Fragen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ermöglicht es Unternehmern, ihre Umsätze ohne Ausweis von Umsatzsteuer abzurechnen, wenn sie die geltenden Umsatzgrenzen einhalten. Für sie entfällt grundsätzlich auch die Pflicht zu regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen. Im Gegenzug können Kleinunternehmer keine Vorsteuer aus ihren Eingangsrechnungen geltend machen.

Als Kleinunternehmer können Sie Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden. In diesem Fall weisen Sie auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern geben einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Voraussetzung ist, dass die geltenden Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung eingehalten werden. Fehlerhafte Umsatzsteuerangaben können zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen.

Ja. Für eine Kleinunternehmer-Rechnung können Sie eine Vorlage verwenden, die alle erforderlichen Angaben berücksichtigt. Dazu gehören unter anderem Ihre Kontaktdaten, die Daten des Kunden, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der Leistung, das Entgelt sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Ein Kleingewerbe beschreibt die gewerbliche Tätigkeit und ihre handelsrechtlichen bzw. buchhalterischen Besonderheiten, während der Kleinunternehmer eine steuerliche Regelung zur Umsatzsteuer bezeichnet; beide Begriffe können daher gleichzeitig zutreffen. Wer ein Kleingewerbe betreibt, kann daher zusätzlich die Kleinunternehmerregelung nutzen, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Eine kostenlose Rechnung können Sie beispielsweise mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer erstellen. Wichtig ist, dass die Rechnung alle für Kleinunternehmer vorgeschriebenen Angaben enthält und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Ein Hinweis auf § 19 UStG ist Pflicht auf jeder Rechnung.