Ausgangsrechnungen sind nicht nur praktische geschäftliche Zahlungsaufforderungen. Ihre Ausstellung ist in vielen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.
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Als Unternehmer haben Sie die Pflicht, für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.
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Erfolgt die Ausstellung verspätet, kann dies als Ordnungswidrigkeit gelten und eine Geldbuße nach sich ziehen.
Darüber hinaus dienen Ausgangsrechnungen in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit als Nachweis oder Bestätigung – insbesondere dann, wenn eine Forderung nicht beglichen wird.
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In einem solchen Fall kann das rechnungstellende Unternehmen belegen, dass die entsprechende Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht wurde und sich auf die (gegebenenfalls bereits überschrittene) Zahlungsfrist berufen.
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Bei Streitigkeiten über die ordnungsgemäße Erbringung einer Lieferung oder Leistung kann eine Ausgangsrechnung daher auch als wichtiges Beweismittel dienen.
Für Ausgangsrechnungen, geschäftliche Unterlagen und zugehörige Belege besteht gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
