Vorsteuerüberhang: Definition, Berechnung & Erstattung

1. Aufbauphase eines Unternehmens

In der Gründungsphase entstehen bei neu gegründeten Unternehmen und Start-ups häufig hohe Anfangskosten, etwa für Ausstattung, Software, Marketing oder Möbel für das Büro. Da Selbstständige und Freiberufler zu diesem Zeitpunkt oft noch geringe oder keine Umsätze erzielen, fällt mehr Vorsteuer an als Umsatzsteuer.

2. Investitionsstarke Phasen

Bei größeren Anschaffungen wie Maschinen, IT-Systemen, Warenbeständen oder Geschäftsausstattung entstehen hohe Vorsteuerbeträge. Wenn die Umsätze im gleichen Zeitraum bisher nicht entsprechend steigen, überwiegt die Vorsteuer deutlich.

3. Saisonale Schwankungen und Umsatzflauten

Bei saisonabhängigen Unternehmen (z. B. Tourismus, Eventbranche) kann es in der Nebensaison oder in schwächeren Monaten dazu kommen, dass laufende Kosten und damit Vorsteuer bestehen bleiben, während die Umsätze und die daraus resultierende Umsatzsteuer sinken.

4. Exportgeschäfte und Reverse-Charge-Verfahren

Bestimmte Leistungen sind umsatzsteuerfrei, während auf Eingangsrechnungen weiterhin Vorsteuer anfällt. Das ist häufig bei Exporten außerhalb Deutschlands oder bei Leistungen im EU-Ausland im Rahmen der Reverse-Charge-Regelung der Fall. Da auf Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, fehlt die Verrechnungsmöglichkeit mit der Vorsteuer.

5. Zeitliche Unterschiede bei der Umsatzsteuererfassung

Je nach Besteuerungsart (Ist- oder Sollversteuerung) kann es zu zeitlichen Verschiebungen kommen. Bei der Istversteuerung (§ 20 UStG) entsteht die Umsatzsteuer erst mit Zahlungseingang. Offene Rechnungen können dazu führen, dass die vereinnahmte Umsatzsteuer vorübergehend niedriger ist als die gezahlte Vorsteuer.

Schritt 1: Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen ermitteln

Zunächst wird die Umsatzsteuer aus allen Ausgangsrechnungen einer Abrechnungsperiode zusammengerechnet. Dieser Betrag ist grundsätzlich an das Finanzamt abzuführen.

Beispiel: Bei Ausgangsrechnungen über 8.400 € netto mit 19 % Umsatzsteuer ergibt sich eine Umsatzsteuer von 1.596 €.

Schritt 2: Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ermitteln

Anschließend werden alle abziehbaren Vorsteuerbeträge aus betrieblichen Eingangsrechnungen der Lieferanten addiert, beispielsweise für Anschaffungen, Dienstleistungen oder laufende Betriebskosten.

Beispiel: Der Kauf von Büroausstattung (3.200 € + 19 % USt = 608 €) sowie Softwarelizenzen (1.100 € + 19 % USt = 209 €). Die gesamte Vorsteuer beträgt somit 817 €.

Tipp: Die KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung von FreeFinance unterstützt dabei, Rechnungen (auch E-Rechnungen) effizient zu erfassen und zu verwalten.

Schritt 3: Verrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer

Die Differenz ergibt sich aus folgender Formel:

Vorsteuerüberhang = Vorsteuer – Umsatzsteuer

Ergebnis > 0 = Erstattungsanspruch
Ergebnis < 0 = Umsatzsteuerzahllast

Ein positiver Wert bedeutet einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt, ein negativer Wert eine Zahllast.

Beispielrechnung Zahllast

In diesem Fall übersteigt die Umsatzsteuer die Vorsteuer, sodass eine Zahllast von 779 € entsteht.

Beispielrechnung Vorsteuerüberhang:

Wenn in einem Zeitraum stärker investiert wird, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang:

In diesem Fall übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer. Es entsteht ein Vorsteuerüberhang in Höhe von 1.007 €, der vom Finanzamt erstattet wird.

Hinweis von FreeFinance: In der Buchhaltung wird die Vorsteuer auf einem Aktivkonto (Vorsteuerkonto) erfasst, während die Umsatzsteuer auf einem Passivkonto (Umsatzsteuerkonto) gebucht wird. Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, entsteht ein positiver Saldo zugunsten des Unternehmens.

Tipp von FreeFinance: Die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung stehen in engem Zusammenhang, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Unser Artikel zur Umsatzsteuererklärung bietet einen kompakten Überblick.

Ablauf der Erstattung

• Ergibt sich in der Umsatzsteuervoranmeldung ein Vorsteuerüberhang, wird dieser vom Finanzamt im Rahmen der Bearbeitung berücksichtigt.
• Eine gesonderte Antragstellung ist nicht erforderlich. Ein sich ergebender Erstattungsbetrag wird nach Prüfung durch das Finanzamt auf das hinterlegte Geschäftskonto ausgezahlt.
• Vor der Auszahlung erfolgt jedoch eine Verrechnung mit bestehenden Steuerschulden. Dazu können beispielsweise Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Gewerbesteuer oder Nebenforderungen wie Säumniszuschläge gehören.

Bearbeitungsdauer

• Die Bearbeitung durch das Finanzamt erfolgt nach Eingang der Umsatzsteuervoranmeldung normalerweise zeitnah.
• Eine Auszahlung eines Vorsteuerüberhangs kann häufig innerhalb weniger Tage erfolgen, hängt jedoch vom jeweiligen Finanzamt ab.
• In Einzelfällen kann sich die Bearbeitungszeit verlängern, etwa bei Prüfungen, Unstimmigkeiten in den Angaben oder fehlenden bzw. unvollständigen Belegen.

1. Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung

Zahlendreher, falsche Zuordnungen oder fehlende Angaben führen häufig zu Rückfragen oder Korrekturen durch das Finanzamt. Dadurch kann sich die Bearbeitung deutlich verzögern.

2. Nicht herausgerechnete private Nutzungsanteile

Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern (z. B. Laptop oder Smartphone) ist nur der betriebliche Teil der Nutzung vorsteuerabzugsfähig nach § 15 Abs. 1 UStG. Fehler in der Aufteilung können zu Korrekturen führen.

3. Offene Steuerschulden

Bestehende Forderungen werden automatisch mit einer Erstattung verrechnet, bevor ein möglicher Restbetrag ausgezahlt wird. Dadurch fällt die Auszahlung in vielen Fällen geringer aus.

4. Falsche oder veraltete Bankverbindung

Ist die IBAN nicht korrekt oder nicht aktuell hinterlegt, kann die Auszahlung verzögert werden oder im Einzelfall ganz scheitern. Eine Aktualisierung ist daher wichtig.

5. Plausibilitätsprüfungen bei hohen Erstattungen

Wiederholt hohe Vorsteuerüberhänge bei gleichzeitig geringen Umsätzen können eine genauere Prüfung durch das Finanzamt auslösen. Dies führt häufig zu längeren Bearbeitungszeiten.

6. Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG besteht kein Recht auf Vorsteuerabzug. Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind und keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen (Kleinunternehmer-Hinweis), ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

7. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen

Fehlende Pflichtangaben wie Leistungsdatum, Steuernummer, Steuersatz oder eine klare Leistungsbeschreibung können den Vorsteuerabzug verhindern. Auch formale Fehler führen oft zu Rückfragen oder Kürzungen.

Tipp von FreeFinance: Unser Überblick über die gesetzlichen Anforderungen für Rechnungen nach § 14 UStG hilft, häufige Fehler bei Eingangsrechnungen zu vermeiden und den Vorsteuerabzug korrekt sicherzustellen.

• Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
  Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz