Eine XML-Rechnung bildet Rechnungsinformationen als eindeutig benannte Datenfelder ab. XML steht für Extensible Markup Language. Die erste Version 1.0 wurde 1998 vom W3C standardisiert. Die Elemente kennzeichnen beispielsweise Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Rechnungsbetrag.
XML-Rechnung: Format, Pflicht und Erstellung in Deutschland
Eine XML-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten, die Buchhaltungsprogramme automatisch verarbeiten können. Das erleichtert Unternehmen und Selbstständigen die Buchhaltung. Für die deutsche E-Rechnungspflicht genügt die Dateiendung allein nicht: Die Rechnung muss ein zulässiges Format und die erforderlichen Pflichtangaben enthalten.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- XML-Rechnung – auf einen Blick
- Was ist eine XML-Rechnung?
- XML-Format, EN 16931 und Standardisierung
- XRechnung und ZUGFeRD: XML-Formate für E-Rechnungen
- E-Rechnungspflicht: Wann ist eine XML-Rechnung in Deutschland Pflicht?
- XML-Rechnungen erstellen, prüfen und verarbeiten
- Vorteile von XML-Rechnungen für Buchhaltung und Digitalisierung
- Häufige Fehler bei XML-Rechnungen
- Häufig gestellte Fragen und Antworten
- Quellen
XML-Rechnung – auf einen Blick
| Was ist eine XML-Rechnung? | Eine XML-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Buchhaltungsprogramme können die Daten automatisch auslesen und weiterverarbeiten. |
| Ist jede XML-Datei eine gültige E-Rechnung? | Eine XML-Datei gilt nicht automatisch als E-Rechnung. Das Format muss die Anforderungen des § 14 UStG erfüllen und die erforderlichen Rechnungsangaben enthalten. |
| Welche XML-basierten Rechnungsformate sind in Deutschland üblich? | Üblich sind XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Bei ZUGFeRD sind Version und Profil für die steuerliche Zulässigkeit entscheidend. |
| Seit wann müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen nutzen? | Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung im B2B-Bereich gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 und gesetzliche Ausnahmen. |
| Wie lässt sich eine XML-Rechnung lesbar anzeigen? | Eine XML-Rechnung lässt sich mit geeigneter Buchhaltungssoftware oder einem E-Rechnungsviewer anzeigen. Eine kostenlose Möglichkeit bietet der E-Rechnungsviewer von ELSTER. |
Eine XML-Rechnung ist eine elektronische Rechnung mit strukturierten und maschinenlesbaren Daten, die von Buchhaltungs- und Rechnungssystemen automatisch verarbeitet werden können. Sie wird in einem zulässigen XML-Format erstellt und muss die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Was ist eine XML-Rechnung?
XML-Rechnung und elektronische Rechnung: Was ist der Unterschied?
Die Begriffe überschneiden sich, sind aber nicht bedeutungsgleich. XML bezeichnet zunächst die technische Darstellung von Daten. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG muss darüber hinaus in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Eine beliebig aufgebaute XML-Datei reicht nicht aus. Zulässig sind insbesondere EN-16931-konforme Formate wie XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile. Auch vereinbarte Formate können zulässig sein, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format übertragen lassen.
XML-Format, EN 16931 und Standardisierung
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schuf 2014 den Rahmen für standardisierte elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. Dadurch wurden XML-Rechnungen auch für deutsche Unternehmen als Lieferanten öffentlicher Stellen relevant. EN 16931 ist die europäische Norm für E-Rechnungen und die Basis für XRechnung und ZUGFeRD. Ein Schema definiert die erlaubten Elemente; Geschäftsregeln prüfen Summen, Steuersätze und logische Abhängigkeiten.
Die Syntax kann auf UBL 2.1 oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) basieren. Das E-Rechnungsprofil konkretisiert ihre Verwendung.
Pflichtangaben und XML-Beispiel
Eine XML-Rechnung muss die jeweils erforderlichen gesetzlichen Rechnungsangaben enthalten. Bei einer regulären Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gehören dazu insbesondere:
- Beteiligte: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers.
- Rechnung und Leistung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt.
- Beträge und Steuern: Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiungen oder Sonderfällen gelten abweichende Angaben.
In der XRechnung stehen die Informationen in definierten BT-Feldern (Business Terms). Die folgenden UBL-Elemente zeigen beispielhaft deren technische Darstellung:
| XML-Element, beispielhaft | Bedeutung |
|---|---|
| <cbc:ID> | Rechnungsnummer |
| <cbc:IssueDate> | Ausstellungsdatum |
| <cbc:BuyerReference> | Käuferreferenz, im B2G-Bereich häufig die Leitweg-ID |
| <cbc:DocumentCurrencyCode> | Währung der Rechnung |
Bezeichnung und Position der Elemente hängen von Syntax und Profil ab. XML-Code manuell zu schreiben ist fehleranfällig; die automatisierte Erstellung mit geeigneter Software und anschließende Validierung sind empfehlenswert.
XRechnung und ZUGFeRD: XML-Formate für E-Rechnungen
XRechnung übermittelt die Rechnungsdaten als reine XML-Datei. ZUGFeRD verbindet die strukturierten Daten mit einer lesbaren PDF-Darstellung:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbarkeit | Viewer erforderlich | PDF manuell lesbar, XML maschinell prüfbar |
| Typischer Einsatz | B2G und zunehmend B2B | Vor allem B2B und automatisierte Buchhaltung |
| Technische Basis | UBL oder CII | CII als eingebettete XML-Datei |
Die XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931. Diese Konkretisierung der europäischen Norm wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. XRechnung ist das Standardformat für E-Rechnungen an die Bundesverwaltung, deren Lieferanten seit November 2020 grundsätzlich elektronisch abrechnen müssen.
ZUGFeRD ermöglicht maschinelle und manuelle Rechnungsprüfung und gehört zu den in Deutschland üblichen E-Rechnungsformaten im B2B-Bereich. Laut Bundesministerium der Finanzen erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Formatvorgaben. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Bei ZUGFeRD ist seit 2025 der strukturierte XML-Teil führend. Widersprechen sich XML-Daten und sichtbares PDF, sind die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.
E-Rechnungspflicht: Wann ist eine XML-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Im B2B-Bereich genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
Übergangsfristen im B2B-Bereich
Die zeitlich gestaffelten Übergangsregeln ergeben sich aus § 27 Abs. 38 UStG.
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis Ende 2026 | Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung andere elektronische Rechnungen wie PDFs verwenden. |
| Im Jahr 2027 | Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregel weiter. Nicht konforme EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls zulässig. |
| Ab 1. Januar 2028 | Für inländische B2B-Umsätze ist grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, sofern keine Ausnahme greift. |
Ausnahmen bestehen unter anderem für B2C-Umsätze, viele steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen seit 2025 dennoch E-Rechnungen empfangen können.
XML-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und die Bundesverwaltung
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten zusätzliche Vorgaben. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen nach § 3 ERechV grundsätzlich seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen übermitteln. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro netto.
Die Leitweg-ID wird in der XRechnung als Käuferreferenz in BT-10 eingetragen. Den Übertragungsweg gibt der öffentliche Auftraggeber vor. Bei Ländern und Kommunen sind die jeweiligen Regelungen gesondert zu prüfen.
XML-Rechnungen erstellen, prüfen und verarbeiten
Eine hochwertige XML-Rechnung entsteht aus vollständigen Stamm-, Leistungs- und Steuerdaten. Eine nachträgliche PDF-Konvertierung kann Fehler erzeugen und erfordert eine fachliche Prüfung.
Technische Voraussetzungen und Erstellung in fünf Schritten
Mit diesen Schritten bereiten Sie die XML-Rechnung für den Versand vor:
- Empfänger und Anwendungsfall prüfen: Handelt es sich um B2B oder B2G und welches Format verlangt der Empfänger?
- Pflichtangaben erfassen: Kunden-, Leistungs-, Steuer- und Zahlungsdaten vollständig hinterlegen.
- Passendes Profil erzeugen: Beispielsweise XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil auswählen.
- XML-Datei validieren: Syntax, Pflichtfelder, Summen und Geschäftsregeln automatisiert kontrollieren.
- Sicher übermitteln und archivieren: Den vereinbarten Empfangsweg nutzen und die Originaldatei unverändert aufbewahren.
Tipp: Mit FreeFinance lassen sich nach Aktivierung der E-Rechnungsfunktion eine PDF-Rechnung zur Ansicht und maschinenlesbare XML-Rechnungsdaten erstellen. Prüfen Sie vor dem Versand die Empfängervorgaben und das benötigte Format.
XML-Rechnung validieren und lesbar anzeigen
Ein XML-Validator prüft die Rechnungsdaten anhand der Schema-Definition und Geschäftsregeln des gewählten E-Rechnungsprofils. Die automatisierte Prüfung erkennt fehlende oder unlogische Angaben. Sie ist empfehlenswert, aber keine eigenständige Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Ein Viewer stellt die XML-Daten lesbar dar und ersetzt keine Validierung.
Neben privaten Anwendungen stellt die Finanzverwaltung über ELSTER einen E-Rechnungsviewer bereit. Sensible Rechnungsdaten sollten nur in vertrauenswürdige Systeme hochgeladen werden.
XML-Rechnungen richtig aufbewahren
Unternehmen müssen Rechnungen nach § 14b UStG acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufbewahren. Der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine PDF-Visualisierung ersetzt die XML-Originaldatei nicht. Revisionssicherheit entsteht durch den Aufbewahrungsprozess, nicht durch das XML-Format allein. Für die betriebliche Aufbewahrung sind außerdem die GoBD zu berücksichtigen.
Vorteile von XML-Rechnungen für Buchhaltung und Digitalisierung
Strukturierte Rechnungsdaten erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Rechnungsstellung und Buchhaltung:
- Automatisierte Verarbeitung: Daten gelangen ohne manuelles Abtippen in Buchhaltung und ERP-System.
- Weniger Fehler: Pflichtfelder, Summen und Geschäftsregeln lassen sich technisch prüfen.
- Schnellere Abläufe: Prüfung, Freigabe und Zahlung können beschleunigt werden.
- Einheitlicher Datenaustausch: Standardisierte Informationen sind system- und grenzüberschreitend verarbeitbar.
- Mehr Transparenz: Strukturierte Daten erleichtern Statuskontrollen und die Nachverfolgung.
- Geringere Prozesskosten: Druck, Porto und manuelle Bearbeitung werden reduziert.
- Weniger Ressourcenverbrauch: Digitaler Austausch reduziert Papier- und Transportaufwand.
Häufige Fehler bei XML-Rechnungen
Typische Fehler sind ein falsches Profil, fehlende Pflichtangaben, ungültige Steuerschlüssel, Rundungsdifferenzen, eine veraltete Formatversion oder eine falsche Käuferreferenz. Bei B2G-Rechnungen können außerdem eine fehlende Leitweg-ID oder der falsche Übertragungsweg zur Zurückweisung führen.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Kann man eine XML-Rechnung ohne Software öffnen?
Der XML-Code lässt sich zwar mit einem Texteditor öffnen, ist dort aber nur eingeschränkt verständlich. Für eine zuverlässige, lesbare Darstellung sollte ein E-Rechnungsviewer oder geeignete Buchhaltungssoftware verwendet werden.
Ist eine PDF-Rechnung eine XML-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF enthält keine strukturierten XML-Rechnungsdaten und ist seit 2025 grundsätzlich eine sonstige Rechnung. ZUGFeRD ist die wichtige Ausnahme: Das PDF/A-3 enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei.
Ist eine XRechnung immer eine XML-Datei?
Ja. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Rechnungsformat ohne automatisch mitgeliefertes Rechnungsbild. Zur visuellen Prüfung wird deshalb ein Viewer benötigt.
Wie kann eine XML-Rechnung versendet werden?
Im B2B-Bereich kommen E-Mail, Schnittstellen, Downloadportale oder Peppol infrage. Peppol ermöglicht den sicheren, standardisierten Austausch von XML-Rechnungen. Im B2G-Bereich gibt der öffentliche Auftraggeber den zulässigen Übertragungsweg vor.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für das Umsatzsteuergesetz (UStG):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz - Gesamte Rechtsvorschrift für die E-Rechnungsverordnung (ERechV):
Gesetze im Internet – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz - Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung:
Bundesministerium der Finanzen - Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen:
Aktuelle Fassung im EUR-Lex - Technische Spezifikation der Extensible Markup Language (XML):
World Wide Web Consortium (W3C) - Informationen zum Standard XRechnung:
Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) - Informationen zur Einführung der XRechnung 4.0 und zur überarbeiteten EN 16931:
XStandards Einkauf - Informationen zur lesbaren Darstellung elektronischer Rechnungen:
ELSTER