EU-Kleinunternehmerregelung: Voraussetzungen, Antrag und Pflichten

Die EU-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung) ermöglicht Unternehmen mit Sitz in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 eine Umsatzsteuerbefreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten. Voraussetzung sind höchstens 100.000 Euro EU-Jahresumsatz, die Einhaltung der jeweiligen Landesregeln und eine bestätigte Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern, während die deutsche Kleinunternehmerregelung getrennt geprüft wird.

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Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. EU-Kleinunternehmerregelung – auf einen Blick
  2. Was ist die EU-Kleinunternehmerregelung?
  3. Welche Voraussetzungen und Umsatzgrenzen gelten?
  4. EU-Kleinunternehmerregelung beim BZSt beantragen
  5. Welche Umsatzmeldungen müssen Kleinunternehmer abgeben?
  6. Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenzen?
  7. Praxisbeispiel: deutsche Regelbesteuerung und EU-Befreiung
  8. Rechnungen, Vorsteuer und OSS richtig abgrenzen
  9. Wann lohnt sich die EU-Kleinunternehmerregelung?
  10. Häufig gestellte Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Kleinunternehmer

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EU-Kleinunternehmerregelung – auf einen Blick

Was ist die EU-Kleinunternehmerregelung?Die EU-Kleinunternehmerregelung ermöglicht eine Umsatzsteuerbefreiung für begünstigte Umsätze in anderen EU-Mitgliedstaaten, wobei Registrierung und laufende Umsatzmeldungen zentral im Ansässigkeitsstaat erfolgen.
Welche Umsatzgrenzen gelten?Der unionsweite Jahresumsatz darf im Vorjahr und laufenden Jahr jeweils 100.000 Euro nicht überschreiten, zusätzlich gelten die jeweiligen nationalen Umsatzgrenzen der EU-Mitgliedstaaten.
Wo wird die Teilnahme beantragt?Deutsche Unternehmer beantragen die Teilnahme elektronisch über das BZSt online.portal, wobei die Befreiung erst ab dem bestätigten Beginn für das jeweilige Land gilt.
Geht das auch bei deutscher Regelbesteuerung?Ja, eine Regelbesteuerung in Deutschland schließt die ausländische Kleinunternehmerbefreiung nicht aus, sofern die EU-Grenze und die Landesvoraussetzungen eingehalten werden.
Welche Pflichten bleiben?Teilnehmer müssen vierteljährliche Umsatzmeldungen abgeben und ihre Umsatzgrenzen überwachen. Für Ausgaben, die den befreiten Umsätzen dienen, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen.
Eu-Kleinunternehmerregelung

Die EU-Kleinunternehmerregelung ermöglicht es kleineren Unternehmen, unter bestimmten Voraussetzungen ihre Umsätze ohne Umsatzsteuer abzurechnen. Dabei sind insbesondere die geltenden Umsatzgrenzen, die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme sowie die damit verbundenen steuerlichen Pflichten zu beachten.

Was ist die EU-Kleinunternehmerregelung?

Die europäische Kleinunternehmerregelung ist eine grenzüberschreitende Sonderregelung auf dem Gebiet der Umsatzsteuer. Ein in der Europäischen Union ansässiges Unternehmen kann die Kleinunternehmerbefreiung auch in einem anderen Mitgliedstaat in Anspruch nehmen. Die Rechtsgrundlage im Umsatzsteuergesetz für das deutsche Meldeverfahren ist § 19a UStG.

Ziel der Neuregelung ist die Öffnung nationaler Befreiungen für kleine Unternehmen aus anderen EU-Staaten. Deutschland setzte die Änderungen zum 1. Januar 2025 mit dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) um. Die Erleichterungen betreffen die Umsatzbesteuerung, nicht automatisch andere Steuern.

Unterschied zur deutschen Kleinunternehmerregelung

§ 19 UStG regelt die deutsche Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Die neuen Umsatzgrenzen nach § 19 UStG gelten seit 1. Januar 2025. § 19a UStG organisiert den Zugang zu ausländischen Befreiungen. Beide Regelungen bestehen nebeneinander. Wer nur in Deutschland steuerbare Umsätze ausführt, benötigt für die inländische Befreiung keine EU-KU-Registrierung.

Für welche Unternehmen ist sie interessant?

Die Regelung kann insbesondere für Freelancer und kleine Unternehmer im Handel oder mit im EU-Ausland steuerbaren Leistungen Verwaltungsaufwand reduzieren. Entscheidend ist der Liefer- oder Leistungsort. Die ausländische Anschrift eines Kunden allein sagt noch nicht, in welchem Land der Umsatz steuerbar ist.

Welche Voraussetzungen und Umsatzgrenzen gelten?

Für die Teilnahme müssen EU-Grenze und nationale Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Die folgende Übersicht unterscheidet die Prüfungen für bestehende Unternehmen, Stand September 2026:

PrüfungMaßgebliche Vorgabe
AnsässigkeitSitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in der EU. Bei Sitz in Deutschland läuft das besondere Meldeverfahren über das BZSt.
Unionsweiter JahresumsatzHöchstens 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer im Vorjahr und laufenden Kalenderjahr, zusammengerechnet für die gesamte EU.
Deutsche InlandsbefreiungMaßgeblicher Inlandsumsatz höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr.
Ausländische BefreiungUmsatzgrenzen, Tätigkeitsvoraussetzungen und mögliche Ausschlüsse des jeweiligen Mitgliedstaats.
RegistrierungEin zentrales Verfahren im Ansässigkeitsstaat, eine EX-Kennung und bestätigte Befreiungsländer.

Nach dem BMF-Anwendungsschreiben gilt für die deutsche Kleinunternehmerregelung im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro. Ausländische Gründungs- und Vorjahresregeln sind gesondert zu prüfen. Eine Befreiung im Inland ist keine Voraussetzung für die EU-KU-Regelung.

Welche Umsätze zählen zur EU-Grenze?

Zum unionsweiten Jahresumsatz gehören die nach Artikel 288 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie maßgeblichen Umsätze in sämtlichen EU-Mitgliedstaaten, einschließlich Deutschland und Ländern ohne genutzte Befreiung. Gewinn, Kontoeingänge und Auslandsrechnungen allein sind keine passende Berechnungsbasis.

Die Vorschriften nehmen beispielsweise die Veräußerung betrieblicher Investitionsgüter aus der Berechnung aus. Umsätze mit umsatzsteuerlichem Leistungsort im Drittland gehören nicht zum EU-Jahresumsatz. Warenexporte aus einem EU-Mitgliedstaat sind dagegen nicht allein wegen des Kunden im Drittland ausgeschlossen. Bei gemischten Tätigkeiten müssen deshalb Umsatzart, Leistungsort und Berechnungsregeln sauber zugeordnet werden.

Gelten überall dieselben Landesgrenzen?

Nein. Österreich hat beispielsweise eine nationale Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro im Vorjahr und laufenden Jahr mit einer begrenzten 10-Prozent-Toleranz im laufenden Jahr. Andere Länder können eigene Schwellen und branchenspezifische Vorgaben vorsehen. Der Simulator der Europäischen Kommission hilft bei einer ersten Prüfung der Befreiungsländer.

EU-Kleinunternehmerregelung beim BZSt beantragen

Die Registrierung erfolgt ausschließlich elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Voraussetzung ist, dass das zuständige Finanzamt Sie bereits umsatzsteuerlich führt. Nach den BZSt-Verfahrenshinweisen ist dafür weder eine USt-IdNr. noch eine Wirtschafts-Identifikationsnummer erforderlich.

  1. Unternehmensdaten abgleichen: Halten Sie die richtige Steuernummer bereit. Name und Anschrift müssen mit den Daten beim Finanzamt übereinstimmen.
  2. Umsatzdaten vorbereiten: Stellen Sie die maßgeblichen Umsätze je Mitgliedstaat für das laufende und vorherige Kalenderjahr zusammen. Einzelne Länder verlangen zusätzlich das Jahr davor.
  3. Befreiungsländer auswählen: Beantragen Sie im BZSt online.portal die Teilnahme und nennen Sie die Länder, in denen Sie die Steuerbefreiung nutzen möchten.
  4. Bestätigung abwarten: Das BZSt und die beteiligten Mitgliedstaaten prüfen die Voraussetzungen. Die Länderzustimmungen können nacheinander erfolgen.
  5. Beginn dokumentieren: Übernehmen Sie die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und den jeweiligen Gültigkeitsbeginn in Ihre Unterlagen.

Wann darf die Befreiung angewendet werden?

Maßgeblich ist das bestätigte Zustimmungsdatum für das betreffende Land. Der Antrag muss vor der Inanspruchnahme gestellt werden. Ein eingereichter Antrag allein genügt nicht. Das EU-Verfahren sieht grundsätzlich 35 Werktage für die Registrierung vor, zusätzliche Prüfungen zur Verhinderung von Steuerhinterziehung oder Steuervermeidung können länger dauern.

Was bedeutet die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Die KU-IdNr. mit der Endung EX kennzeichnet die Teilnahme am Verfahren. Sie ist eine andere Kennung als die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für andere Geschäftsfälle. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann insbesondere bei Leistungen im EU-B2B-Geschäft weiterhin erforderlich sein. Eine vorhandene EX-Nummer berechtigt außerdem erst nach entsprechender Bestätigung zur Befreiung in einem zusätzlichen Land.

Welche Umsatzmeldungen müssen Kleinunternehmer abgeben?

Die regelmäßige Abgabe ist Pflicht: Teilnehmer übermitteln für jedes Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung an das BZSt. Sie enthält die Umsätze aller EU-Mitgliedstaaten, auch Deutschlands und der Länder mit Regelbesteuerung oder OSS-Nutzung. Ohne maßgebliche Umsätze ist für das jeweilige Land null anzugeben.

UmsatzzeitraumGesetzlicher Meldetermin
1. Quartal: Januar bis März30. April
2. Quartal: April bis Juni31. Juli
3. Quartal: Juli bis September31. Oktober
4. Quartal: Oktober bis Dezember31. Januar des Folgejahres

Die EU-Umsatzmeldung ersetzt keine anderweitig erforderliche Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung. Unternehmensdaten und Befreiungsländer müssen bei Änderungen aktualisiert werden. Bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen und Übermittlungsnachweise nachvollziehbar auf.

Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenzen?

Die Folgen hängen davon ab, welche Grenze überschritten wird. Eine rein nationale Überschreitung ist von einem EU-weiten Ausschluss zu unterscheiden.

EU-Jahresumsatz über 100.000 Euro

Mit Überschreiten der EU-Grenze endet die Teilnahme nach § 19a Abs. 4 UStG sofort. Das Überschreiten ist dem BZSt binnen 15 Werktagen anzuzeigen. Eine zusätzliche EU-Toleranzgrenze gibt es nicht. Die deutsche Inlandsbefreiung ist weiterhin eigenständig zu beurteilen.

Nationale Grenze eines Befreiungslandes überschritten

Dann entfällt die Befreiung dort nach den jeweiligen Landesregeln, gegebenenfalls erst nach einer zulässigen Toleranz. In anderen bestätigten Ländern kann sie bestehen bleiben, solange die Voraussetzungen erfüllt sind. Prüfen Sie rechtzeitig Rechnungsstellung, Registrierung und mögliche OSS-Nutzung für künftig steuerpflichtige Umsätze.

Praxisbeispiel: deutsche Regelbesteuerung und EU-Befreiung

Die Kleinunternehmerin Frau Weber erzielt mit ihrem bestehenden deutschen Unternehmen folgende maßgebliche Umsätze ohne Umsatzsteuer. Der Liefer- oder Leistungsort wurde bereits geprüft, weitere Umsätze bestehen nicht:

Umsatzland20252026
Deutschland40.000 Euro45.000 Euro
Österreich10.000 Euro12.000 Euro
EU-Jahresumsatz50.000 Euro57.000 Euro

Die deutsche Vorjahresgrenze von 25.000 Euro ist überschritten. Trotzdem kann die Unternehmerin 2026 die österreichische Kleinunternehmerbefreiung nutzen: EU-Grenze und österreichische Landesgrenze sind eingehalten. Voraussetzung bleiben die bestätigte Registrierung und die übrigen österreichischen Bestimmungen.

Rechnungen, Vorsteuer und OSS richtig abgrenzen

Eine bewilligte EU-Befreiung verändert die Behandlung der begünstigten Umsätze. Andere Geschäftsfälle müssen weiterhin gesondert geprüft werden.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Auf befreiten Umsätzen darf keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Für deutsche Kleinunternehmer-Rechnungen regelt § 34a UStDV die Mindestangaben. Bei ausländischen Befreiungen sind die jeweils anwendbaren Rechnungsvorschriften und der passende Befreiungshinweis zu beachten.

Kein Vorsteuerabzug für befreite EU-Umsätze

Nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 UStG entfällt der Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen, die ausländischen Kleinunternehmerumsätzen dienen. Das gilt auch bei Regelbesteuerung in Deutschland. Gemeinsam genutzte Ausgaben sind entsprechend ihrer Verwendung aufzuteilen.

EU-KU-Regelung, OSS und Reverse Charge

Der EU-One-Stop-Shop (OSS) dient der Erklärung und Zahlung von Umsatzsteuer für erfasste grenzüberschreitende Umsätze. Er kann neben der EU-KU-Regelung in anderen Mitgliedstaaten genutzt werden, jedoch nicht gleichzeitig für dasselbe Land. Der Import-One-Stop-Shop (IOSS) ist mit der Kleinunternehmer-Sonderregelung nicht kombinierbar.

Bei Reverse Charge geht die Steuerschuld unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf den Leistungsempfänger über. Insbesondere bezogene ausländische Dienstleistungen können trotz eigener Kleinunternehmerbefreiung auslösen, etwa nach § 13b UStG. Die EX-Registrierung befreit solche Einkäufe nicht pauschal.

Wann lohnt sich die EU-Kleinunternehmerregelung?

Vorteile sind vor allem weniger umsatzsteuerlicher Verwaltungsaufwand im Befreiungsland und eine mögliche Entlastung bei Verkäufen an Privatkunden. Dagegen stehen Quartalsmeldungen, laufende Grenzüberwachung und der fehlende Vorsteuerabzug. Bei hohen Investitionen oder starkem Wachstum lohnt sich ein Vergleich mit der regulären Umsatzbesteuerung. Unternehmer haben die Möglichkeit, auf die deutsche Befreiung nach § 19 UStG zu verzichten; diese Entscheidung bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Das Recht auf Vorsteuerabzug richtet sich dann weiterhin nach den gesetzlichen Voraussetzungen.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Gilt die EU-Kleinunternehmerregelung automatisch?

Nein, die ausländische Befreiung setzt einen Antrag und die Länderbestätigung voraus. Die bloße Einhaltung der Umsatzgrenzen reicht nicht aus. Für ausschließlich deutsche Kleinunternehmerumsätze ist diese EU-Registrierung nicht erforderlich.

Sind 100.000 Euro Umsatz pro EU-Land erlaubt?

Nein, die EU-Grenze gilt für alle maßgeblichen EU-Umsätze zusammen. Zusätzlich muss jeder Mitgliedstaat anhand seiner eigenen Voraussetzungen geprüft werden. Die nationale Kleinunternehmergrenze ist daher keine weitere frei nutzbare Umsatzreserve.

Entfallen dadurch alle Steuererklärungen?

Nein, die EU-KU-Regelung betrifft bestimmte Umsatzsteuerpflichten. Andere Pflichten, etwa zur Einkommensteuer, bleiben bestehen. Die Steuererklärung für Kleinunternehmer ist deshalb weiterhin getrennt zu prüfen; eine Umsatzsteuererklärung oder Voranmeldungen können für Sonderfälle erforderlich bleiben.

Können Unternehmen aus Drittstaaten teilnehmen?

Die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung setzt einen Unternehmenssitz in der EU voraus. Eine bloße Umsatzsteuerregistrierung oder feste Niederlassung eines Drittlandsunternehmens in der EU genügt dafür nicht. Entscheidend ist der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Wie kann die EU-KU-Regelung beendet werden?

Die Abmeldung erfolgt über das BZSt-Verfahren und wirkt grundsätzlich ab dem nächsten Quartal. Bei Erklärung im letzten Quartalsmonat beginnt sie erst am ersten Tag des zweiten Monats des Folgequartals. Nationale Verzichtsfolgen und Bindungsfristen des Befreiungslandes sind zusätzlich zu beachten.

Quellen

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