Für eine reguläre steuerpflichtige Rechnung im Inland schreibt § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben vor. Dazu gehören Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, zur erbrachten Leistung sowie zur Berechnung der Umsatzsteuer.
Rechnungspflichtangaben im Überblick:
Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger: Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Rechnungsempfänger müssen mit vollständigem Namen und ihrer Anschrift aufgeführt sein. Entscheidend ist, wer die Leistung tatsächlich erbringt und wer sie in Anspruch nimmt.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Eine Rechnung ohne Steuernummer ist zulässig, wenn stattdessen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsausstellers angegeben wird. Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer ist hierfür nicht vorgesehen.
Rechnungsdatum: Die Rechnung muss das Datum enthalten, an dem sie ausgestellt wurde. Dieses kann vom tatsächlichen Liefer- oder Leistungsdatum abweichen.
Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine einmalige Rechnungsnummer, die innerhalb einer oder mehrerer Zahlenreihen vergeben wird. Eine Kunden- oder Auftragsnummer allein reicht nicht aus.
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung: Die Rechnung muss erkennen lassen, welche Waren geliefert oder welche Leistungen erbracht wurden. Die Beschreibung sollte Art und Umfang nachvollziehbar wiedergeben. Eine allgemeine Bezeichnung wie „Dienstleistung“ genügt dafür nicht.
Liefer- oder Leistungsdatum: Neben dem Rechnungsdatum ist der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung anzugeben. Dafür reicht auch die Angabe des Kalendermonats aus, in dem die Leistung erbracht wurde.
Entgelt und vereinbarte Preisnachlässe: Das Nettoentgelt muss nach Steuersätzen und gegebenenfalls Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Auch bereits vereinbarte Preisnachlässe wie Skonto oder Rabatte sind zu berücksichtigen, sofern sie nicht bereits im Rechnungsbetrag enthalten sind.
Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag: Abschließend müssen der geltende Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag ausgewiesen werden. Eine Rechnung ohne MwSt. ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, beispielsweise bei steuerfreien Leistungen oder bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung. In diesen Fällen ist statt des Steuerbetrags ein entsprechender Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich.
